無料で使えるワークフローシステムからおすすめ25製品を一挙紹介

無料のクラウド型ワークフローシステム4選

ワークフローシステムは、社内の業務で重要ながら手間や時間をかけてしまう責任者の承認や決裁といった作業を一括して管理してくれます。これだけ優秀な機能を備えていながら、無料で使用できるシステムも登場しているのがポイントです。

システムを導入するにあたり、コストが懸念になっているという方はぜひ以下3製品を検討してみましょう。

SmartFlow

SmartFlowは、VeBuIn社が提供するワークフローシステムです。SmartFlowには「Freeプラン」があり、無料で利用を開始することが可能です。無料の場合、利用人数や申請回数、使える機能に制限があります。そのため、大人数での利用や、充実した機能を利用したい場合は、有料の「Professionalプラン」を利用するとよいでしょう。

英語に対応しているほか、CSVやPDF、Excel形式でのデータ出力が可能など、さまざまな機能があります。プランによって使える機能には制限があるため、詳しくは公式サイトへの問い合わせをおすすめします。

GRIDY

GRIDYは、ナレッジスイート社が開発・提供をしているワークフローシステムです。

無料版でも機能が非常に充実しており、一般的に他社では有料版でしか使えないようなものも含め、コストをかけずにすべて利用できます。テレワークで懸念されるセキュリティ対策に関しても、しっかりと整備されているので安心です。

無料版は、ストレージが1GBまでと制限されています。しかし、そのほかの制限はほとんどありません。ユーザーは何人でも登録でき、機能の制限もありません。有料版は、月額6,000円から利用できます。

iQube

iQubeは、ガイアックス社が開発・提供をおこなっているワークフローシステムです。

無料でも十分に活用できるワークフローシステムとして設計されており、現在では9,000社で実際に活用されています。ワークフローシステムの根幹となる申請や承認といった機能に加えて、スケジュールの管理や社内wikiといったものも備わっています。

無料版の場合、ワークフローに関する業務の一部が制限されています。有料版の場合、ユーザー1人に対して月額400円から利用可能です。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、DONUTS社が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

導入までにかかる時間は最短5分となっており、極めて手軽に利用できるのがポイントです。現在では、5,000社以上で実際に導入されています。30日間の無料トライアルを利用したあと、無料版と有料版のどちらかを選ぶことになります。

無料版の場合、データの保持期間やチャットサポートの利用不可など、いくつかの制限があります。なお、有料版はユーザー1人につき月額300円から利用可能です。

無料で使えるオープンソースのワークフローシステム5選

ほとんどのワークフローシステムは、無料期間やトライアルがあっても、本格的に利用するには有料版の契約が必要です。クラウド型の場合、無料版であるが故に機能が制限されているケースが多いです。

完全にコストを抑えてワークフローシステムを導入したいのであれば、オープンソースがおすすめです。オープンソースのワークフローシステムであれば、導入や稼働するために相応の知識や技術は必要ですが、コストを抑えて使用できます。

無料で使えるオープンソースのワークフローシステム5製品をご紹介します。

Exment

Exmentは、カジトリ​社が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

なんでも管理できるWebシステムと銘打っており、無料でありながらさまざまな機能が備わっています。オープンソースのシステムではありますが、定期的なアップデートの実施やマニュアルの整備もなされているので、使いこなすためのハードルは比較的低めです。

多機能であるため、活用方法に迷ってしまうこともあるかもしれませんが、公式ホームページでは、Exmentの効果的な活用方法が紹介されているため、より効果的に使うことができます。

Activiti

Activitiは、Alfresco社​が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

Javaで実装されており、ビジネスで必要な過程を視覚的にわかりやすく描画して、ワークフローを自動化できます。公式ホームページでは、入門編や移行ガイドに加え、開発者ガイド、構成などが掲載されています。

GroupSession

GroupSessionは、日本トータルシステム社​が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

小規模の企業や大学、自治体など、非常にさまざまなジャンルの現場で活躍しています。利用できるユーザーの人数に対する制限はなく、稟議機能はもちろんのこと、スケジュール管理や社内掲示板、施設予約といった機能も備わっています。

小規模の企業で申請や承認の効率化のためにワークフローシステムを使用したいのであれば、非常に最適です。

SHIRASAGI

SHIRASAGIは、ウェブチップス社​が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

中規模から大規模の企業に最適なオープンソースのワークフローシステムとなっており、グループウェアとしての機能が非常に充実しています。スマートフォンやタブレットといったさまざまなデバイスでの利用にも対応しています。

連携サービスも充実しているので、詳しくはぜひ問い合わせください。

Tec STORK.

Tec STORK.は、テック情報社​が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

拡張性に長けたワークフローシステムとなっており、会計システムや人事給与システムとの連携など、さまざまな機能の追加や拡張が可能です。ワークフローのほかに、スケジュール管理や社内掲示板、施設予約といった機能も備わっています。

無料で使えるワークフローシステムと有料版の違い

ワークフローシステムには、無料で使えるもののほかに有料版も存在します。最大の違いは、導入する際に費用が発生する点です。無料であれば、複数のワークフローシステムを試しに利用しても費用がかかることは一切ありません。

これまでにワークフローシステムのような支援ツールを導入してこなかった企業の場合、いきなり採用するのはハードルが高いと感じられるかもしれません。優秀な有料版のワークフローシステムを導入したものの、うまく扱えなければかかった費用は丸々無駄になってしまうため、無料版を試してみて導入を検討するのも一つの手でしょう。

無料版と有料版の違いは費用だけでなく、使用できる機能にもあります。無料版は有料版と比べて機能が制限されているケースが多いです。とくに、使用人数が限られている場合があるため、あらかじめ確認しておきましょう。

比較的、規模の大きめな企業でワークフローシステムを導入する際は、先に無料版で試用してから最適な製品を見つけるのがおすすめです。機能や使用人数が限定される無料版でも十分扱える規模の企業であれば、コストをかけずに試用後も使い続けてみてもよいでしょう。

無料で使えるワークフローシステムを使用する際の注意点

ワークフローシステムは、導入することで承認や決裁に関する業務をスムーズにおこなえるようになり、効率化が図れるようになります。しかし、どのようなワークフローシステムでもただ導入すればそれだけで問題が解決するわけではありません。

自社の規模や必要な機能に合わせて、最適なワークフローシステムを選ぶことが大切です。

無料で使えるワークフローシステムは導入に費用がかからないので、自社にそぐわないものを選んでしまったとしても大きな損失にはなりませんが、自社にそぐわないものを使用し続けると、本来の目的である業務の効率化をうまく実現できない場合もあります。

無料・有料にかかわらず、自社に最適なものを選ぶことが、ワークフロー導入の重要なポイントです。

無料トライアルのある有料ワークフローシステム16選

多くの有料版ワークフローシステムは、本格的な導入に先駆けて無料トライアルが用意されています。有料版をいきなり導入してしまうと、うまく扱えなかった場合にコストが無駄となってしまうかもしれません。無料トライアルで使い心地を確認してから本格的に使用してみるとよいでしょう。

無料トライアルのある有料ワークフローシステム16製品をご紹介します。

コラボフロー

コラボフローは、コラボスタイル​社が開発・提供するワークフローシステムです。

ワークフローに関するシステムが充実しており、拡張性にも優れています。帳票の作成も簡単で、3ステップで感覚的に実行できます。インターネット環境とExcelさえあれば誰でも容易にすべての機能を扱うことができます。

Excelで作成された申請書を用いて、パズルのように申請経路を設定できます。

承認Time

承認Timeは、SBIビジネス・ソリューションズ社が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

簡単に操作できるのがポイントで、すべての文書の電子化が可能です。申請や承認の流れやデータやファイルの閲覧制限を柔軟に設定できます。過去にやり取りされた文書を複写したり添付したりすることで、入力する手間を省けます。

設定の自由度が高い点が特徴で、企業に合わせて稼働できるのが大きな特徴です。

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、マネーフォワード社が開発・提供しているワークフローシステムです。

承認や決裁のために、事前に申請をするほか、経費の立て替えや請求書、支払い、仕訳までまとめて管理できます。自動で分岐できるようにさまざまな承認ルートを簡単に設定できます。また、好みに合わせてフォームを自由にカスタマイズできるのもポイントです。

ワークフローに加えて、経費精算に関する機能が非常に優れています。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、インフォテック社​が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

紙で作成した申請書をそのまま電子ファイル化できます。責任者が増えてしまうなど、複雑になりがちな承認や決裁の作業にも対応しています。各種連携サービスも豊富で、合わせて便利に活用できるのは大きなポイントです。

進捗状況は、見やすく表示されるので、簡単に把握できます。初期費用をかけず、月額料金も安めなのでおすすめです。

Garoon

Garoonは、サイボウズ社​が開発・提供しているワークフローシステムです。

中規模から大規模の企業に最適な機能を兼ね備えたワークフローシステムとなっており、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから申請の状況をリアルタイムで確認できます。

稟議の申請に加えて、経費処理や内部統制など、さまざまな機能がこれ1つで対応え可能なのは大きなポイントです。テンプレートが60種以上用意されているので、柔軟に対応できるでしょう。

COMPANY 申請ワークフロー・情報公開システム

COMPANY 申請ワークフロー・情報公開システムは、Works Human Intelligence​社が開発・提供しているワークフローシステムです。

申請や承認、決裁の流れを柔軟に設定できます。現在の進捗状況はステータスから簡単に確認でき、そのほか社員の人事情報をまとめて管理可能です。期限が迫っているものの未だ確認されいない承認や決裁は、自動で督促メールを送ってくれます。

ワークフロー機能のほかにもさまざまな機能があり、目標管理や身上変更、評価制度に役立てられます。

TeamSpirit

TeamSpiritは、チームスピリット社が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

働き方の見える化に大きく貢献できるワークフローシステムとなっており、セキュリティ対策も万全なので安心して使用できます。業務アプリケーションを統合することで、ワークフローの一体化が可能です。

パソコンに限らずスマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応しています。インターネットに接続できる環境さえあれば、承認や決裁をはじめ社内のデータをリアルタイムで確認できます。

なお、上記に加えて15万円の初期費用が発生します。

SmartDB

SmartDBは、 ドリーム・アーツ​社が開発・提供しているワークフローシステムです。

プログラミングをせずにブラウザ上でデータベースを作成できます。規模の大きな企業に向いており社員が1万人以上いる環境下で導入した実績が多数あるのがポイントです。

標準機能が充実しているため、規模の大きな企業でも最短で1カ月あれば導入できるでしょう。

X-point Cloud

X-point Cloudは、エイトレッド社​が開発・提供しているワークフローシステムです。

現在使用しているファイルのフォーマットをそのままに、ワークフローシステムで扱えるので導入がしやすいデザインとなっています。データの集計や検索に関する機能が充実しており、さまざまな分析にも役立てられるでしょう。

グループウェア連携にも対応しているため、活用することで承認や決裁もスムーズに実行できます。

なお、上記に加えて14万円の初期費用が発生します。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、住友電工情報システム社が開発・提供しているワークフローシステムです。

立ち上げが簡単かつ速やかにできるため、導入や利用が極めて簡単です。Excelファイルを用いることも可能ですが、ブラウザ上でも導入の設計が可能です。

システムデザインが簡単になっている一方で、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスや多言語に対応しているので、大きな企業でも存分に活躍してくれるでしょう。

WaWaFlow

WaWaFlowは、アイアットOEC社が開発・提供しているワークフローシステムです。

2,000人以上の社員がいる規模の大きな企業での導入実績もあるワークフローシステムです。プログラムに関する知識がなくても、申請するためのフォームを簡単に作成できます。

スマートフォンからでも承認や決裁が可能で、お知らせ機能も備わっています。決裁をしたデータは自由に出力形式を選んで書き出せるため、そのほか会計ソフトに応用できるのもポイントです。

Hachikin

Hachikinは、NVC​社が開発と提供をおこなっているワークフローシステムです。

ワークフローに加えて、経費精算や勤怠管理をまとめて管理できるのが特徴です。申請や承認、そして却下とそれぞれの段階で担当者がコメントをつけられます。申請書は、PDFやCSVで出力できるので、申請書を印刷したりExcelで編集したりすることが可能です。

ActionPassport

ActionPassportは、イーネットソリューションズ社​が開発・提供をしているワークフローシステムです。

優れたフォームエディタがあらかじめ備わっているため、活用することでエクセルやワードで作成した書類をそのまま使用できます。さまざまな業務を自動化させることで、人為的なミスが削減できるでしょう。

体験サイトで無料トライアルが可能で、有料版のすべての機能が試せます。

Gluegent Flow

Gluegent Flowは、サイオステクノロジー社​が開発・提供しているワークフローシステムです。

非常に多くのテンプレートが用意されており、すべて無料で利用できます。連携サービスも優秀で、Google WorkspaceやOffice 365といった使いやすいシステムと合わせて利用できるでしょう。

賢人ワークフロー

賢人ワークフローは、賢人社​が開発・提供しているワークフローシステムです。

中小企業だけでなく、大企業での利用も可能なワークフローシステムです。柔軟なカスタマイズが可能で、作業手順や報告フォーマットを自由に構成できます。マルチデバイスに対応しており、進捗管理も容易です。

Questetra BPM Suite

Questetra BPM Suiteは、クエステトラ​社が開発・提供しているワークフローシステムです。

わずか30分で業務アプリの開発が可能です。複雑なプログラミング知識は不要です。500種以上あるテンプレートが公開されているので、参考にしながら自社にあったワークフローの改善が期待できるでしょう。

ワークフローシステムはコストを最小限にしながら存分に活用可能

承認や決裁は重要である一方で、作業が手間取ってしまい、業務がスムーズに進められない原因となってしまいがちです。承認や決裁の責任者が増えるほど手数が増えてしまうので、時間や手間がかかってしまいます。

ワークフローシステムを導入することで、承認や決裁といった重要な業務をスムーズに進められます。加えてワークフローシステムには、プロジェクトやスケジュール管理、社内掲示板など、企業の業務を支えてくる便利な機能が多数備わっていることが多いです。

承認や決裁が多い企業を強力にサポートしてくれるワークフローシステムの導入をぜひ検討してみましょう。