▼請求書発行システム選びのポイントはこちら！

請求書発行システムを導入するメリット

企業規模を問わず、請求書発行システムを導入することで、時間や資源などのコストを全面的に削減できるのがメリットです。 紙ベースによる請求書業務は、月末などの一定時期に集中しやすいため、担当者はそれ以外の業務に着手する余裕がなくなってしまいます。

また、請求書の発行から印刷、封入に加え、郵便物の投函作業など、かなりの時間を要します。さらに、誤発送を予防するための複数名による確認作業や、郵送代などのコストも経費を圧迫する要因です。

手作業による請求書業務をオンライン化することで、担当者の業務負担やコストの削減、ペーパーレス化にも対応できます。さらに、クラウド型を利用することで、パソコンの故障や被災時など万が一の場合でも、データを失うことがないので安心です。

請求書発行システムは無料で使えるものもある！

請求書発行システムは、月額課金など有料で提供されるケースが多いですが、無料ですべての機能を使えるツールや、無料トライアル期間を設けているツールも多々あります。

また、クラウドサービスの普及に伴い、請求書発行システムを提供する会社は増えている傾向にあります。 請求書発行システムは直感的に操作できる部分が多く、Excelなどを利用した請求書作成よりも手間がかからず、担当者が変わった際でも簡単に引き継ぐことができます。

自社にマッチする請求書発行システムを探すには、まずは無料で使ってみることをおすすめします。

無料で使える請求書発行システム

請求書発行システムにはさまざまな機能があります。代表的な機能として、請求書や見積書、領収書などの作成機能、メール送信機能などが搭載されています。

ツール提供先で印刷・封入・投函までおこなう郵送代行機能もありますが、ほとんどのツールは有料プランもしくは別途費用が必要です。有料プランでなければ使えない機能もありますが、無料トライアル期間内にすべての機能を体験できるツールもみられます。

無料ツールと有料ツールの違い

すべての機能が無料で使えるツールであれば、導入障壁が低いのはもちろん、自社にマッチしているかのトライアル導入が可能です。 無料ツールと有料ツールとの大きな違いは、同時に利用できる人数と、登録できる顧客数に制限がある点です。

また、多くの有料ツールでは、月額料金が高くなるほど、利用人数や登録顧客数は増加する傾向にあります。 チーム作業で請求書の発行や送信などをおこなう場合は、ユーザーやアカウント、管理者と呼ばれる利用可能人数を確認してください。

個人事業主であっても、多くの取引先がある場合は、請求書の発行制限が何枚なのかを確認する必要があります。 電磁的記録を保存する場合は、CSVデータやPDFでのエクスポート機能が搭載されている無料ツールまたは有料ツールを選びましょう。

請求書発行部数が多い場合は、CSVデータのインポート機能が搭載されているツールが便利です。 請求書発行システムの多くは有料で提供されていることから、個人事業主や小規模事業者にとって少々ハードルが高いと感じることがあるでしょう。上記で紹介したツールであれば、無料プランや無料トライアル期間が設けられています。

また、すべての機能を無料で使える無料ツールであっても、必要最小限の請求書発行機能が備わっています。悩むよりも、まずは無料で使ってみるのが一番です。

無料ツールの注意点

無料と有料のプランがある請求書発行システムは、それぞれのプランを比べてみると、使用感が異なる場合があります。ここでは、無料で請求書発行システムを利用する際の注意点について説明します。

カスタマイズができない

有料プランでは、システムをカスタマイズできることがあります。そのため、自社に最適な状態でシステムを利用することできます。

しかし、無料プランだとカスタマイズができない場合がほとんどです。使いやすさを求める場合は自社の状況に合わせて、自由にカスタマイズできるプランや有料オプションなどを選択するとよいでしょう。

有料プランの導入を検討するために無料プランを試したいという場合は、検討している場合は、無料プランを利用するだけではなく、営業担当から本格的なデモを見せてもらったうえで導入に踏み切るようにしましょう。

システムと連携できない

請求書発行システムは会計システムなどとデータ連携することで、業務をさらに効率化することができます。

しかし、無料プランではデータ連携ができないものもあり、請求書発行システムの利便を活かしきれないでしょう。せっかくシステムを導入したのにもかかわらず、あまり業務を効率化できないかもしれません。

外部ツールと連携を確実におこないたい場合には、有料プランの利用を検討するとよいでしょう。

サポートが不十分

有料プランでは、導入から運用まで丁寧にサポートしてくれるサービスが多いです。

要望や困ったことがあった際は、専属のスタッフからアドバイスを受けられることもあり、業務の効率化をスムーズにおこなうことができます。

無料プランの場合、電話やメールでの簡単なサポートを受けることができても、手厚いサポートを受けるのは難しいといえるでしょう。サポートを手厚く受けたいのであれば、有料プランがおすすめです。

請求書発行システムは無料トライアルから始めよう！

請求書発行システムは、クラウド上で請求書などを作成し、メール添付送信が簡単におこなえるのが特徴です。提供される各ツールには、有料プランのほかに無料プランや無料トライアル期間を設けているケースが多くみられます。

郵送代行が備わったツールを選べば、Excelなどで作成した請求書を印刷し、封入作業から投函まで行っていたときと比べると、半分もしくはそれ以上の時短やコスト削減が可能です。まずは無料トライアルから着手してみてください。

また、請求書発行システムの導入を検討している方は、こちらの「請求書発行システム選び方ガイド」も参考にしながらサービス選びをしてみてください。