SFA（営業支援システム）とは何か

SFAとは、Sales Force Automationの略称で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。国全体としても働き方改革が推進される中で、営業の生産性を高めるために有効なツールとして注目されています。

潜在顧客の発掘から顧客のリピート化に至るまでの営業プロセスのなかで、SFAは「商談」「受注」のフローをサポートする役目を担っています。SFA上に顧客情報を入力したり、商談内容を記録したりすることができるのです。Excelなどで顧客情報を管理している企業もあるかと思いますが、SFAを導入することで顧客情報の整理にかかる時間を大幅に削減することができます。

SFA、CRMの違いとは？

SFAと似たシステムとしてCRMがあります。CRMとは、Customer Relationship Managementの略で、顧客との良好な関係を構築するためのシステムです。SFAとCRMは似た部分もありますが、そもそもの使用目的は異なります。

SFAの大きな目的は、営業活動を効率化し、組織全体としての営業力の強化や生産性の向上を図ることです。顧客へ提出する営業資料や上司への報告資料などを作成する手間を省きたい場合や、各営業担当者が抱えている案件数や進捗状況などを把握したい場合に向いています。SFAには、案件管理機能や日報管理機能などが搭載されているため、効率的な情報共有が可能となるでしょう。

一方、CRMは顧客とのコミュニケーションを重視したシステムです。CRMを利用すれば、顧客ごとの商品購入履歴やサービス利用履歴、各顧客へのアプローチ頻度などを簡単に管理できます。

システムをうまく活用することで、離れそうな既存顧客へ連絡して新商品を紹介する、メールマガジンを送って関係性を強化する、好みの商品やサービスを把握して新しいアプローチをするといった対策が可能となるでしょう。

以上のようにSFAとCRMはそれぞれ特徴が異なるため、自社の目的に合ったシステムを導入したり、2つのシステムを連携させたりすることが大切です。

SFA導入で得られるメリット｜3つの視点から解説

SFAを導入する最大のメリットは、営業の生産性向上につながることです。それがどのように実現できるのか、3つの視点から解説していきます。

営業担当の活動状況を可視化できる

SFAは日々の営業活動の記録を残していくため、営業担当一人ひとりの行動や進捗を可視化することができます。

このような情報を可視化することで、マネージャーは営業担当が抱えている課題を発見しやすくなり、的確なフィードバックをしやすくなります。また、可視化されたデータをもとにフィードバックを受けるため、営業担当も受け入れやすくなるという効果もあるでしょう。

営業活動の内容を可視化することは、進捗の遅れに対して早めに打ち手を打つことにもつながります。このように、的確なフィードバックと修正をおこなうことで、営業活動の生産性向上につなげていくことができます。

営業活動の可視化で属人化を防ぎ、組織強化に役立つ

SFAには顧客との接触履歴を残せるため、どのようなフローで受注に至ったか把握することができます。

SFAを利用しなければ、ほかの営業担当がどのようにして受注に至ったのかが見えにくいため、売れる営業担当のノウハウを吸収することができずにいることもあったでしょう。SFAを導入することで、売れる営業担当が顧客にどのようなアプローチをして受注に至ったのかをいつでも学習することができるため、組織全体の営業力強化につなげることができます。

その結果として商談の成功率が高まり、営業の生産性向上につなげていくことができます。

営業部門の業務効率化につながる

SFAではリアルタイムで情報共有できると同時に、スマートフォン対応によって外出が多い営業担当でも移動や訪問前のすきま時間を活用して、商談の報告や日報の作成をすることができます。これまで有効活用できていなかった移動時間を活用できるようになり、業務効率を向上させることができるでしょう。

業務の処理に割く時間を削減することで顧客との関係構築に充てられる時間を増やし、営業の生産性向上につなげていくことができます。

SFAの種類

SFAは、クラウド型、オンプレミス型、パッケージ型の3つに大きく分けられます。それぞれの特徴について簡単に確認しておきましょう。

1．インターネット上で利用する「クラウド型」

クラウド型は、インターネット上でログインして利用するタイプのシステムです。パソコンにインストールする必要はなく、通信環境さえ整っていればスマホやタブレットからでも簡単にアクセスできるため、営業で外出している間や移動中にも利用できます。

ただし、オフライン環境では使用できない、カスタマイズ性は低いといったデメリットもあります。

2．自社でシステムを構築する「オンプレミス型」

オンプレミス型は、社内にサーバーを設置して独自のシステムを構築し、運用する方法です。オンプレミス型SFAの特徴は、セキュリティが強固であり、自由にカスタマイズできることです。システムや顧客情報の管理をすべて社内でおこなうため、クラウド型と比較すると、情報漏洩などの危険性は低いといえるでしょう。

専門知識をもった技術者がいれば、自由にカスタマイズできることもオンプレミス型のメリットです。自社のニーズに合ったシステムを構築できるため、独自の営業ルールなどがある場合にも対応できます。

3．特定のパソコンにインストールする「パッケージ型」

パッケージ型は、パソコンにソフトウェアをインストールして使用するタイプのシステムです。比較的安価でシンプルな機能のソフトが多いため、気軽に導入できるでしょう。

複雑な機能のSFAは必要ない、限られた人数でしか使わないといった場合に向いています。ただし、インストールしたパソコンでしか使えないというデメリットがあるため十分な検討が必要でしょう。

SFAの機能

SFAには、営業活動を効率化するために多くの機能が備わっています。案件管理機能や行動管理機能など、営業管理ができる機能や、予実管理機能や分析・レポート機能などの事業状況の把握に役立つ機能、日報管理機能や社内SNS機能などの日常的な業務を効率化できる機能などが挙げられます。

ここでは、SFAの代表的な機能について解説します。

1．企業名や担当者を管理する「顧客管理機能」

顧客管理機能は、企業名や担当者名、住所や電話番号といった基本的な情報を登録して管理する機能です。顧客への訪問履歴やアプローチ状況なども記録してチームで共有できるため、営業力の強化にもつながります。営業担当者が変更になる場合の引継ぎの手間もかかりません。

2．各営業担当者の進捗を管理する「案件管理機能」

案件管理機能は、それぞれの営業担当者が抱えている案件の情報を管理する機能です。アプローチの回数や顧客が抱えている悩み、自社の商品やサービスにどの程度興味を示しているかといったポイントを記録できます。

契約につなげるために次に取るべき行動などを把握する際にも役立つでしょう。

3．業務内容や進捗状況を報告する「日報管理機能」

日報管理機能は、毎日の業務内容や営業の進捗状況を記録して、管理者へ報告するための機能です。必要事項を入力するだけで報告書が完成するシステムも多いため、営業担当者は業務を効率的に進められます。

クラウド型のSFAであれば外出先からでも入力できるため、移動時間などを有効活用できるでしょう。

4．経費精算などの申請ができる「ワークフロー機能」

ワークフロー機能は、交通費の精算や出張の申請などをするための機能です。申請はもちろん、管理者による承認までシステム上で管理できるため、面倒な申請業務のストレスを軽減できるでしょう。

SFAの導入を成功させるための3つの注意点

SFAを活用すれば営業を効率化できる一方で、導入に失敗してしまうケースもあります。SFAの導入を成功させるためには、以下3つのポイントに注意しましょう。

1．SFA導入の目的を明確にする

SFAの導入を成功させるためには、まずは目的を明確にすることが必要です。自社の目的に合ったシステムを導入しなければ、営業の効率化や利益アップは期待できません。

顧客情報の共有がうまくできていない、営業担当者の報告に時間がかかりすぎているなど、現状の課題を明確にしましょう。実際に営業担当者や管理者から、悩みをヒアリングしてみることも大切です。そのうえで、自社の課題を解決するために必要な機能が搭載されているSFAを選びましょう。

2．操作方法やサポートについて確認しておく

SFAを導入する前に、操作方法やサポート体制について確認しておくことも重要です。操作が難しすぎたり、画面が見にくかったりすると、システムを使う人がストレスを感じてしまいます。

さらには導入したことで手間がかかってしまう可能性もあるため、無料トライアルなどを利用して操作性をチェックしておきましょう。

サポートが充実しているSFAを選ぶことも大切です。電話やメール対応、システム上のトラブルが発生したときのサポート体制がしっかりしているベンダーであれば安心して利用できます。

3．システム管理者を明確にしておく

SFA導入の失敗を避けるためには、システム管理者を明確にしておくことも大切です。システムや操作方法についてすぐに聞ける人がいれば、営業担当者が困ることもありません。

適切なSFAを導入して、自社の営業組織において価値あるツールにしよう

今回はSFAの基本的な概念について解説しました。働き方改革で労働時間を伸ばしにくい現代において、生産性の向上は必要不可欠です。しかし、今ある設備での創意工夫だけでは限界があるのも事実です。営業組織の生産性を向上し、さらなる成長を図るためにはツールの導入が不可欠になってくるでしょう。今回解説した内容を押さえたうえで、自社に合ったSFAのシステムを探してみてください。