グループウェアとは

そもそもグループウェアとはいったいどういうもので、どのような機能があるのでしょうか。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内のコミュニケーションや情報共有を円滑にするツールです。メールやファイル共有、スケジュールなど、社内のコミュニケーションに関わる機能をひとまとめにしたもののことをいいます。 グループウェアを活用することで、今まで煩雑だった業務を効率化し、コミュニケーションにかかる手間や紙の資料などにかかるコストなどを削減することができます。

グループウェアの機能

グループウェアは、業務を効率化するさまざまな機能があります。ここではその主な機能について簡単にご紹介します。

チャット

会話形式でやりとりをすることができます。 メールよりも気軽にコミュニケーションをとることができるため、コミュニケーションを活発にすることができます。

掲示板

社内の連絡事項などを掲示し、共有することができます。

スケジュール管理

個人のスケジュールやグループのメンバーのスケジュールを確認することができます。 会議をセッティングする際の日程調整にかかる手間を省くことができます。

ファイル共有

文書や資料を共有することができます。会議資料などを送信する手間を省くことができます。

設備予約

会議室やプロジェクターなどの機器、社用車の予約をすることができます。

ワークフロー

紙でやりとりしていた稟議書などを電子化し、PCなどのデバイス上で申請や承認をおこなうことができます。

グループウェアの種類

グループウェアには、いくつかの形態があります。 それぞれ特徴があるので、自社の状況に応じて最適なものを選ぶ必要があります。ここでは、その特徴についてご紹介します。

オンプレミス型グループウェア

オンプレミス型グループウェアとは、サーバーやソフトウェアなどを自社内で運用するタイプのグループウェアを指します。

オンプレミス型グループウェアのメリットは、サーバーの利用が自社内に限られるため、安全性が比較的に高いという点です。また、自社の業務スタイルに合わせて開発することが可能なので、すでに導入しているシステムとの連携がしやすいことも大きなメリットです。

反対に、オンプレミス型グループウェアのデメリットは、導入までに時間がかることです。また、自社に合わせてカスタマイズするため、費用が高額になってしまうこともデメリットの一つです。

クラウド型グループウェア

クラウド型グループウェアは、サービスを提供している企業のサーバを利用して運用する形態のグループウェアのことを指します。

クラウド型グループウェアのメリットは低いコストで導入でき、かつ短期間で導入できることにあります。

ただし、さまざまな企業が導入できるようなつくりになっているため、カスタマイズ性が低いことがデメリットとして挙げられます。 また、インターネット上にあるサーバーを経由して利用するため、不正アクセスなどセキュリティ面でのリスクもあります。

オープンソース型グループウェア

グループウェアにはオンプレミス型やクラウド型だけではなく、オープンソース型という形態のものがあります。オープンソースとは、インターネット上でソースコードが公開されているプログラムやアプリケーションのことをいいます。 次に、このオープンソース型のグループウェアについて詳しくご説明します。

オープンソース型のグループウェアとは

オープンソース型のグループウェアとは、前述の通りソースコードを公開しているグループウェアのことをいいます。 ソースコードとは、プログラミング言語で記述されたプログラムのことです。これを公開し、利用者が自由に変更することができるのがオープンソースの特徴です。

グループウェアを販売している会社の中にはグループウェアをオープンソースの形で提供している会社があります。オープンソース型のグループウェアの多くは、無料で利用することができます。

オープンソース型グループウェアを活用するメリット

低コストで利用できる

オープンソース型グループウェアのメリットは、低コストで利用することができる点です。オープンソース型のグループウェアの多くは、無料で利用することができます。

自由にカスタマイズできる

オープンソース型グループウェアの大きな魅力は、自由にカスタマイズできるという点です。ソースコードが公開されているため、コードを変更することで自由にカスタマイズすることができます。 レイアウトを変更したり、ほしい機能を追加したりすることで、自社に合ったグループウェアの作成が可能です。

オープンソース型グループウェアのデメリット

サポート体制が少ない

オープンソース型グループウェアのデメリットは、サポート体制が少ないことです。有料でサポートを付けることができるものもありますが、基本的に自社で設定をしなければなりません。 導入やカスタマイズをするためには、ある程度の専門的知識と技術が必要になります。

導入に時間がかかる

オープンソース型のグループウェアの導入には時間がかかります。また、カスタマイズができるぶん、デフォルトで搭載されている機能は少なめであるといえます。さまざまな機能をカスタマイズしようと思うと、導入までには多くの時間を要します。

オープンソース型のグループウェアの導入に向いている企業とは

オープンソース型のグループウェアは低コストでカスタマイズ性も高い反面、サポートがなかったり、導入に時間がかかったりするといった懸念点もあります。 社内にシステムの専門知識を持っている社員がいる場合や導入をそこまで急いでいないという場合には、オープンソース型のグループウェアはおすすめです。そして、何よりもコストを抑えたいという場合に、オープンソース型のグループウェアはおすすめです。

オープンソース型のグループウェアを有効活用しよう

いかがでしたか？ オープンソース型のグループウェアを運用するにはある程度の知識と技術が必要です。ただ、オープンソース型グループウェアには、低コストで利用でき、カスタマイズが自由であるという魅力があります。 オープンソース型のグループウェアにはさまざまなサービスがあるので、自社の目的に合ったサービスや導入形態を見つけてグループウェアを活用してください。