初めての相手に送るビジネスメール！書き出しや件名など例文あり
新たに取引をする相手や前任の担当者から引き継いだ取引先へメールを送る際、何か失礼があると、取引先との関係性もぎこちないものになってしまいます。初めてメールを送る相手だからこそ、好印象を与えられるメールを送りたいものです。
そこで今回は、初めての相手に送るビジネスメールの基本的な書き方や、好印象を与えるコツを紹介します。
Outline
初めての相手に送るビジネスメールの基本的な構成と書き方
まずは、初めての相手にビジネスメールを送る際に押さえておきたい書き方のマナーについて確認しておきましょう。
始めにメールの構成についてですが、基本的には下記のような構成になっています。
- 差出人
- 宛先
- 件名
- 本文
初めてメールを送る場合は、送った相手のメールの差出人欄に「会社名＋氏名」と表記されるようにしておくと良いでしょう。差出人名に関しては一般的にメールソフト内で設定することができます。
また、宛先欄にはメールアドレスを記載しますが、特に初めての相手にメールを送る際にはメールアドレスを間違えがちです。メールアドレスを間違えると、相手に正しくメールが届かないので、送信の前にアドレスが正しく記載されているかチェックするようにしましょう。
件名に関しては、どのような内容のメールなのかわかりやすくつけることが重要です。
そして、本文には下記のような要素を盛り込むようにしましょう。
- 宛名
- 冒頭挨拶
- 名乗り
- 本題
- 結びの挨拶
- 署名
初めて送る相手に送るメールの件名や書き出し、締めの文章は？
初めて送るメールでは、特に件名や書き出し、締めの文言に悩む人も多いでしょう。ここでは、それぞれの記載ポイントを詳しく紹介していきます。
初めての相手に送るメールの件名は？
初めての相手に送るメールの件名には、何の目的でメールを送ってきたのかがわかるように「新任のご挨拶」「取材のお願い」「名刺交換のお礼」など、メールの用件を手短に記載することが大切です。わかりやすい件名をつけるためには、「いつ」「何を」「どうしてほしい」といった要素を意識して加えると良いでしょう。
用件がわかりにくいような「はじめまして」や「お世話になります」といった挨拶のみを件名や「打ち合わせの件」といったような曖昧な表現は送らないようにしましょう。開封が遅くなったり、未読のまま放置されたりする可能性もあります。
初めての相手に送るメールの書き出しは？
初めての相手にメールをする場合、本文の最初には冒頭挨拶として、「突然のご連絡失礼いたします」といった相手との関係性に配慮した挨拶を入れると良いでしょう。
また、セミナーやイベントなどで名刺交換をおこない、その相手にお礼メールとして初めてのメールを送付する場合もあります。このような場合には、一度面識もあるので「お世話になっております」といった常套句を挨拶として使用することができます。
初めての相手に送る締めの文章は？
本文の最後には締めの言葉や署名の記載が必要です。
挨拶だけの内容であれば「今後ともよろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願い申し上げます」といった、これからの関係構築を示すような結びを入れると良いでしょう。
○○株式会社
○○部 ○○課 主任
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL：000-000-0000 / FAX：000-000-0000
携帯電話番号：000-0000-0000
Mail：XXXX@XXX.co.jp
URL：https://
初めての相手に送るビジネスメールの例文紹介
ここでは、初めての相手に送るビジネスメールについていくつか例文を紹介していきます。
初めての相手にアポイントのお願いをする場合の例文
まずは、初めての相手にアポイントをお願いする場合の基本的な例文を紹介します。
件名：ご面談のお願い【○○株式会社・名前】
株式会社○○
人事部 ○○ ○○様
突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社○○ 営業第一課の○○ ○○と申します。
弊社では人事業務を効率化する○○というサービスを提供しており、○○の分野で1,000社以上の企業様のご支援をさせていただいております。
そこで、○○分野でご活躍されている貴社において、弊社のサービスがお役に立てないかと思い、ご連絡させていただきました。
一度、ご挨拶かたがたご面談のお時間をいただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。
−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL：000-000-0000 / FAX：000-000-0000
携帯電話番号：000-0000-0000
Mail：XXXX@XXX.co.jp
URL：https://
紹介を受けて初めてメールを送る場合の例文
次に、ほかの顧客から紹介を受けた相手に初めてのメールを送る場合の例文を紹介します。
件名：○○社からのご紹介【株式会社○○・名前】
株式会社○○○○
経理部 部長
○○ ○○ 様
突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
○○株式会社で営業担当をしております○○ ○○と申します。
株式会社○○の○○様よりご紹介いただき、ご連絡させていただきました。
弊社では19XX年より○○分野において○○という商品を提供しており、
貴社の○○事業においてお役に立てるのではないかと存じます。
○○について少しでも興味をお持ちいただけましたら、
詳しいご提案をさせていただきますのでご連絡いただけますと幸いです。
ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL：000-000-0000 / FAX：000-000-0000
携帯電話番号：000-0000-0000
Mail：XXXX@XXX.co.jp
URL：https://
前任者から担当を引き継ぎ初めてのメールを送る場合の例文
最後に、前任者から担当を引き継いだ後に初めて取引先に送るメールの例文を紹介します。
件名：【担当変更のご挨拶】株式会社○○：名前
○○株式会社
総務部 ○○ ○○様
平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
私、○○株式会社、営業部の○○○○と申します。
この度前任の○○から業務を引き継ぐこととなり、ご挨拶のためご連絡をさせていただきました。
早速ではございますが、前任の○○と共に担当変更のご挨拶と
今後のシステムのアップデートについてご説明に伺いたく存じます。
つきましては○月○日～○月○日で、○○様のご都合のよい候補日を
いくつか頂戴できれば幸いです。
メールにて恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いします。
−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL：000-000-0000 / FAX：000-000-0000
携帯電話番号：000-0000-0000
Mail：XXXX@XXX.co.jp
URL：https://
初めての相手に好印象を与えるビジネスメールを作成するコツ
ここでは、ビジネスメールで相手に好印象を与えるためのコツについて紹介します。
誤字脱字、間違った言葉遣いは絶対にしない
初めての相手にメールを送る際には、誤字脱字や間違った言葉遣いをしないように、細心の注意を払う必要があります。特に、相手の情報については一字一句間違えないようにしましょう。ここを間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまい、その後の関係構築に影響を及ぼしてしまう可能性があります。
また、挨拶や結びの文などで使える定型文を日頃から収集して雛形を作っておくとメール作成時間を短縮できます。
そして、自分ひとりの判断だと不安に感じる場合は、メール作成後に先輩や上司にチェックしてもらうと良いでしょう。
自分が何者かをはっきりさせる
初めての相手にメールを送る際は、自分が何者かを認識してもらい、相手の不信感を払拭させることが重要です。
自己紹介の際には、まず、会社名や部署名、氏名といった形式的な情報を正しく書きます。これに加えて、相手を知った経緯や自分がおこなている業務、簡単な会社の紹介、自社が相手にどういった点で役に立てるのかなどを必要に応じて簡潔に記しておくと良いでしょう。
紹介者がいる場合や、前任者から引き継いだ場合は、その人の名前を出すことでその後のやり取りがスムーズになります。
読みやすさを一番に意識する
どんなメール作成時にも共通していえることですが、読みやすさを意識して作成することが大切です。
メールを読みやすくするには、まず情報の取捨選択必要です。自分が伝えたい内容を列挙するのではなく、相手の立場に立って相手にとって必要な情報を選択して書くようにしましょう。
また形式面では、内容ごとに段落をつけたり、内容が並列する場合は箇条書きで書いたりしてまとめると見やすいメールになります。
初めての相手に好印象を与えてアポや商談につなげよう！
メールは相手との関係構築に欠かすことができないコミュニュケーションツールの1つです。
特に、初めての相手に送るメールで好印象を与えることができればその後のコミュニュケーションも円滑になります。
今回紹介した基本的なメールのマナーやコツを参考にして、良好な関係性を築いていきましょう。
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