目次
Web会議システムとは
Web会議とは、インターネットを通じて離れた場所にいる人と会議をすることを指します。また、Web会議ができるシステムのことをWeb会議システムといいます。
Web会議システムでは、パソコンやスマホ、タブレットを使って離れた場所にいる人とオンラインで会議をおこなうことができます。そのため、移動にかかる時間や交通費を削減したり、新型コロナウイルスの感染を防止したりすることができます。
Web会議システムはインターネット環境とパソコンさえあればオンライン会議をおこなうことができるため、テレビ会議システムよりもテレワークに適しているといえます。
Web会議システムの仕組み・種類
Web会議システムは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末からネットワークを通してサーバーにアクセスし、情報をやりとりします。
Web会議システムでは、マイクやカメラから取り込んだ音声や映像のデータを圧縮して相手へ送ります。相手はそのデータを受け取り、復号します。このような情報のやりとりによって、遠隔地とのコミュニケーションを可能にしています。
Web会議システムには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの接続形態があります。それぞれの接続方法には特徴や利点があり、自社の状況に応じて使い分けが必要です。
オンプレミス型｜イントラネットを利用
オンプレミス型Web会議システムの場合、自社内にサーバーを設置し、社内のイントラネットを通じてWeb会議をおこないます。イントラネットにアクセスできる端末や環境を制限できるため、セキュリティ上のリスクを抑えることができます。
オンプレミス型は自社でサーバーやシステムを構築・運用するため、クラウド型に比べて初期費用・運用費用が多くかかりますが、自社の目的に合ったシステムを構築できる点、自社のネットワーク内で安全に利用できる点がメリットといえます。
オンプレミス型のWeb会議システムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
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クラウド型｜インターネットを利用
クラウド型Web会議システムの場合、インターネットを通じてWeb会議をおこないます。オンプレミス型では自社内にサーバーを置くのに対して、クラウド型ではWeb会議システムを提供するベンダーが管理するサーバーにアクセスします。
また、クラウド型のWeb会議システムのなかには、モバイルアプリに対応しているものもあります。タブレットやスマートフォンでもWeb会議をおこなうことができます。
Web会議システムの仕組みについては、こちらの記事でも解説しているので、もっと詳しく知りたいという方はチェックしてみてください。
【関連記事】Web会議の仕組みとは？導入前に押さえておきたいポイントを解説！
Web会議システムとテレビ会議システムとの違い
Web会議と似た言葉として「テレビ会議」があります。どちらも、遠く離れている人と会議をおこなうことを指しますが、使用するシステムの仕組みが異なります。
Web会議システムとテレビ会議システムの違いの一つは、利用する回線の違いです。インターネットなどを利用して通信するWeb会議に対して、テレビ会議では主にISDNや専用回線を用いて通信します。また、テレビ会議システムは大きなモニターや専用機器を使用するため、Web会議システムと比べて画質や音質が良い傾向にあります。
導入に必要な機器や準備もやや異なります。テレビ会議では、専用機器の設置や設置工事が必要になるため、相手も専用機器を持っていないと会議をおこなうことができません。また、テレビ会議をおこなうための専用の会議室を用意する必要もあります。
そのため、従業員がそれぞれ離れた場所で会議に参加するテレワークでは有効活用できないという面があります。たとえば、離れている拠点や海外支社とのミーティングなどが頻繁にあり、社内で大人数の遠隔会議を安定的におこないたい場合にテレビ会議が有効です。
一方、Web会議システムはパソコンとインターネット環境さえあれば、自宅やカフェなど、どこからでも会議に参加することができます。専用機器や回線を設置するための工事は必要ありません。
そのため、テレワークをおこなううえではWeb会議の方が適していると言えるでしょう。また、社外の取引先との商談やウェビナーなど、さまざまな用途で使うことができるのもWeb会議システムの利点です。
| 項目 | Web会議 | テレビ会議 |
|---|---|---|
| 費用 | 比較的安い | 比較的高い（機材の購入費用） |
| 課金形態 | 月額固定課金 月額従量課金 アカウント課金 |
月額課金 機材の保守費用 リース費用 |
| 画質 | △ | ○ |
| 音質 | △ | ○ |
| 接続 | △ | ○ |
| セキュリティ | △ | ○ |
| テレワークとの親和性 | ○ | × |
Web会議システムを利用することで得られるメリット
これまで、Web会議システムとは何か、従来広く使われていたテレビ会議システムとはどのように違うのかを解説してきました。ここでは、Web会議システムを利用することで得られるメリットを紹介します。テレワークとともにWeb会議システムを導入して、最大限に有効活用していきましょう。
新型コロナウイルスの感染リスクを軽減できる
新型コロナウイルスの感染拡大以降、3つの密を避ける行動が推奨されています。
オフィスには多くの社員が集まって長時間仕事をするため、新型コロナウイルスに感染するリスクを持っています。
テレワークとともにWeb会議システムを導入することで、多くの人が1カ所に集まる必要はなくなり、新型コロナウイルスの感染リスクを軽減させることができます。
また、Web会議システムを利用することで、社内の会議だけではなく、社外の取引相手との商談もオンラインでおこなうことができます。対面や外出を避けることで、社内外での感染拡大防止につながります。
テレワークの人ともコミュニケーションが取れる
Web会議システムを導入することで、テレワークの人ともコミュニケーションを取ることができます。Web会議システムを利用すれば対面と同じように会話をすることができるため、テレワークでもスムーズに業務を進めることが可能です。
また、通常の会議であれば、参加者のスケジュールを合わせ会議室を押さえければなりません。しかし、Web会議であれば、オンラインで開催できるため移動時間を考慮する必要がなく、場所を確保する必要もないため、自由度が高く会議をおこなうことができます。
ペーパーレス化を推進できる
対面でおこなう会議では、会議資料をプリントアウトし、それを配ることがあります。
多くのWeb会議システムには画面共有機能が搭載されているので、参加者画面に資料を表示しながら話すことができます。これにより、ペーパーレス化を促進することができます。ペーパーレス化をおこなうことで、会議資料の印刷や配布などにかかっていた無駄なコスト削減することが可能です。
また、画面共有で全員が同じ部分を見ながら話すことができるため、話についていけないという事態を防ぐことができます。資料への書き込みやホワイトボード機能などの便利な機能もあり、会議資料やホワイトボードなしでも会議での情報共有をスムーズにおこなうことが可能です。
交通費やオフィスの賃料などのコストを削減できる
会議をおこなうためには、参加者がその場に集まるという時間的コストが発生します。また、全国の支店から代表者を集めておこなう会議などは、交通費や宿泊費などの金銭的コストを伴うこともあるでしょう。
例えば、東京の本社に地方拠点のメンバーを集め会議をするとなると、1人あたりおよそこれだけの交通費がかかってしまいます。
- 名古屋からの交通費（往復）：約2万円
- 大阪からの交通費（往復）：約3万円
- 福岡からの交通費（往復）：約8万円
- 海外からの交通費（往復）：約15万円
これが、本格的にテレワークを導入してWeb会議システムでコミュニケーションを取るようになると、オフィスの賃料を大幅に削減することができます。
多様な働き方を実現できる
これまでは、会議をおこなうには一つの場所に集まって対面する必要がありました。そのため、働く場所は必然的にオフィスに限られていました。
しかし、Web会議システムを用いれば、在宅勤務や遠隔地でも問題なくコミュニケーションを取ることができます。Web会議システムを導入することで場所を選ばずに働くことができるため、多様な働き方を実現することが可能です。
関連記事：Web会議のメリット・デメリットとは？
Web会議システムの機能一覧
ここまで、Web会議の特徴やメリットについて紹介してきました。次に、Web会議システムの特徴的な機能を紹介します。Web会議システムには会議を円滑におこなうための多様な機能があり、さまざまな使い方が可能です。今回は、Web会議システムの機能のなかから主要な5つの機能を紹介します。
- 音声・映像の共有
- 画面共有機能
- アンケート機能
- 録画機能
- バーチャル背景
Web会議システムの機能①：音声・映像の共有
Web会議システムのメインの機能が、音声と映像の共有です。インターネット回線を用いてリアルタイムで音声・映像データを送信・受信することで、遠隔地とのコミュニケーションを実現します。Web会議システムを導入する際は、そのサービスの音声・映像の品質や、データ通信のセキュリティ品質をチェックしておきましょう。
Web会議システムの機能②：画面共有機能
「画面共有機能」とは、自分のPCの画面をWeb会議上で参加者に共有することができる機能です。資料を相手に見せながら商談をおこなったり、画面操作を見せながら機能の説明をしたりすることができます。
Web会議システムの機能③：アンケート機能
Web会議システムのなかには、「アンケート機能」を持つものもあります。Web会議の参加者に投票してもらい、集計を出すことができます。会議の中で多数決を取りたいときや、研修・セミナーの満足度の調査などに活用できる機能です。
Web会議システムの機能④：録画機能
Web会議システムの多くは、会議を録画することが可能です。議事録として、会議に参加していない人に会議内容を共有したり、ウェビナーなどの配信用として利用することも可能です。
録画機能は管理者が制御することもでき、機密情報の多い会議やセミナーなどで参加者が録画できないように機能を制限し、情報が流出しないようにすることもできます。
Web会議システムの機能⑤：バーチャル背景
バーチャル背景とは、Web会議で画像を合成して、自分の背景に好きな画像を出すことができる機能です。背景を変えるだけでなく、ぼかしを入れることも可能です。自宅を見せたくない、オフィスで社外秘の情報などが映ってしまうのを防止したい場合に活用することが可能です。
関連記事：Web会議の背景11選｜ビジネスで利用できる背景を紹介
Web会議システムのセキュリティは安全か？
Web会議は、主に会議や商談、研修など、社外秘や機密情報を取り扱う場合が多いでしょう。そのため、Web会議のセキュリティ対策は万全におこなうことが重要です。多くのWeb会議システムでは、データ通信の暗号化や、Web会議ルームのID・パスワードの設定、IPアドレス制限などのセキュリティ機能が施されています。
Web会議システムの導入の際には、検討しているサービスのセキュリティ対策がきちんとおこなわれているかをチェックしましょう。
Web会議システムを選ぶときに押さえておきたい3つのポイント
これまで、Web会議システムとテレビ会議システムの違いやWeb会議システムを導入することで得られるメリットを解説してきました。ここでは、Web会議システムを選ぶときに押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
ここで紹介したポイントを押さえたWeb会議システムを導入して、テレワークを活用していきましょう。
Web会議の始めやすさ
Web会議をおこなうときに、Web会議ルームを簡単に共有できるということはとても重要になります。
Web会議に参加する全員がアプリをダウンロードしなければいけないサービスの場合、参加者全員がダウンロードする手間がかかってしまいます。また、Web会議の参加者が自社内でなく他社の人である場合、アプリをダウンロードしてもらう手間をかけさせてしまうことになります。
Web会議システムのなかには、URLとパスワードを共有するだけですぐに利用できるものもあります。社内でも頻繁に利用する場合や外部との会議に利用する場合、URLから会議に参加できるものを選ぶと良いでしょう。
同時に参加できる人数
導入するWeb会議システムを検討するとき、会議室に何人まで参加できるのか、確認しておきましょう。
また、多人数が参加できるシステムでも、どのくらいの人数までなら映像や音声が問題なくつながるのかも確認しておきましょう。
Web会議システムを導入する目的によって、同時に参加する人数も変わってきます。多拠点での会議であれば自ずと参加人数が多くなる一方で、1対1の会議に用いるのであれば、参加人数は少なくなります。
どんな場面でWeb会議システムを利用するのか、最大でどのくらいの人数が参加するのか、あらかじめ確認しておきましょう。
セキュリティ対策
導入するWeb会議システムを検討するとき、そのサービスがどのようなセキュリティ対策をおこなっているのか、確認しておきましょう。
Web会議システムはインターネットを通じて利用するため、外部から攻撃を受ける可能性があります。もしも会議の情報を傍受されてしまった場合、機密情報が含まれた資料や会議の内容が外部に漏れてしまうことになります。
とはいえ、どのような視点でセキュリティをチェックすれば良いのかわからない方も多いのではないかと思います。以下の記事でWeb会議システムのセキュリティで確認しておきたいポイントを解説しているので、確認しておくと良いでしょう。
テレワークにおすすめのWeb会議システム2選
最後に、テレワークにおすすめのWeb会議システムを2つ紹介します。
これまで解説したWeb会議システムを選ぶポイントを参考にして、自社に合ったWeb会議システムを探してみてください。
Webex Meeting
Webex Meetingは、シスコシステムズ社が提供しているWeb会議システムです。インストール不要で、ブラウザを使用して簡単にWeb会議をおこなうことが可能です。スマホからでも画面共有をおこなうことができるなど、さまざまな機能を持っています。Web会議で役立つ機能はもちろんのこと、外部アプリケーションとの連携など、便利な機能が備わっています。
料金プランは企業規模に応じて4つのプランがあり、無料で利用することもできます。無料プランでも回数無制限でWeb会議が可能です。また、有料プランではそれぞれの規模に応じてさまざまな機能が用意されています。また、より多くの機能が必要な場合には別途問い合わせでEnterpriseプランを利用することも可能です。
＜主な機能＞
- 自分の電話からコールインで参加することができる
- Web会議を録画し、MP4形式で保存することが可能
- 仮想背景を設定することができる
- ユーザー管理でユーザーの追加・権限付与・削除が可能
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどとの統合ができる
B-Room
B-Roomは、Bloom Act社が提供しているWeb会議システムです。B-Roomを使うことで対面と同じように商談をおこなうことができます。URLをメールで共有してWeb会議をおこなえるほか、ワンタイムパスワードを利用してメールアドレスを知らない相手ともWeb会議を行うことが可能です。
商談前に自動でリマインドメールを送る機能やスケジュール連携など、商談時に便利な機能が搭載されています。また、音声の自動テキスト化で議事録を作成することができるため、商談に集中することができます。
料金はルーム数に応じた月額料金で、1ルーム単位での追加も可能です。アカウント数は無制限のため、使う人数が多ければ多いほど得になる料金形態になっています。初期費用も不要のため、低コストで使い始めることができます。
＜主な機能＞
- ユーザー・商談相手ともにインストール不要
- 1ルームにつき4人まで参加可能・複数拠点での同時接続ができる
- Web上での名刺交換が可能
- ステルスメモ・トークスクリプト・商談履歴など商談に役立つ機能
- プレゼンモードでポインター表示や自然なページめくりが可能
オンプレミス型のWeb会議システムおすすめ一覧
次に、オンプレミス型のプランを提供しているWeb会議システムもご紹介します。セキュリティやカスタマイズ性を重視する場合は、オンプレミス型のプランを検討するとよいでしょう。
LiveOn
LiveOnは、ジャパンメディアシステム社が提供するWeb会議システムです。独自の技術によって音声の遅延と音切れを防止し、通信環境の良くない場所や多拠点との接続でもクリアな音声でWeb会議をおこなうことができるのが特徴です。
LiveOnでは、低コストで導入できるクラウド型の「ASP版」と、自社ないにサーバーを設置できるオンプレミス型の「イントラパック版」の2つのプランが用意されています。自社の状況に応じて適したプランを選択することができます。
オンプレミス版の料金はサーバーソフトが1,000,000円、クライアントソフトが1ライセンスにつき78,000円となっています。そのほか、サーバの機器や設定にかかる費用が必要になります。オンプレミス版では、クラウド版でオプションとなっている機能が標準で搭載されており、スケジュール機能やデスクトップ共有、管理者ツールなどの機能を使うことができます。
＜主な機能＞
- 資料共有やホワイトボード機能を搭載
- グルーピング機能でディスカッションが可能
- 最大5時間まで録音録画が可能。録画対象・保存形式を選択できる
- 招待URL付きのメールを送信できる
- エコーキャンセラー・ノイズリダクション機能を搭載
FreshVoice
FreshVoiceは、エイネット社が提供するWeb会議システムです。3クリックで簡単にWeb会議を始めることができ、多拠点での同時接続も可能です。また専任スタッフによるサポート体制が整っており、電話やメールでの対応や、遠隔操作による不具合の解消や操作説明を受けることが可能です。
FreshVoiceではさまざまなプランが提供されており、クラウド型のプランのほか、オンプレミス型のプランも用意されています。オンプレミス型を多く導入してきた実績があり、セキュリティの高さが求められる省庁や金融機関などの導入実績も豊富です。オンプレミス型には2つのプランがあり、サーバを設置するタイプと、サーバーをレンタルするタイプのものがあります。レンタルプランを利用することで、オンプレミス型の導入で懸念になる初期費用を抑えることができます。
＜主な機能＞
- 最大200拠点の同時接続ができる
- 画面を最大16分割して参加者を同時に表示することが可能
- ドキュメント共有で全拠点から書き込み可能
- デスクトップ共有機能でデスクトップの遠隔操作ができる
- オプションで録画機能が利用可能
V-CUBE ミーティング
V-CUBE ミーティングは、ブイキューブ社が提供しているWeb会議システムです。オンプレミス型で自社に合ったWeb会議システムを構築することができます。
オンプレミス型のプランでは、自社の社内ネットワークに合わせてWeb会議システムを設置することができます。また、自社アプリケーションとの連携も可能です。柔軟なカスタマイズが可能で、画面のデザインやレイアウトなどを変更することができます。OEM提供にも対応しており、ロゴの変更も可能です。導入後は24時間365日体制でサポートを受けることができ、使い方の説明やトラブル対応などのサポートを受けることができます。
オンプレミス型のプランについては問い合わせとなっています。保守費用が必要になる場合もありますが、月額利用料は不要で初期導入費用のみとなるため、長期的に利用する場合にはコストを抑えることができます。
＜主な機能＞
- スマートフォンやタブレットからWeb会議をおこなえる
- 多人数・多拠点での利用が可能
- シンプルなインターフェースで簡単に操作できる
- 音声のテキスト化・リアルタイム翻訳が可能
- テレビ会議・電話との連携が可能
Web会議システムの導入で会議を効率化しよう！
いかがでしたか。
テレワークを導入するとき、従業員とコミュニケーションを取るツールを導入することは必要不可欠です。
ビデオ会議をできるツールはWeb会議システムとテレビ会議システムがあります。Web会議システムはパソコンとインターネット環境があれば利用できるため、テレワークに適しています。
今回はWeb会議とはどのようなものなのか、テレビ会議システムとはどのように違うのかなどを解説しました。今回解説したことを押さえたうえで、テレワークの導入を検討してみてください。
