Web会議でスマホを活用する場合の注意点とポイント

Web会議に参加できるのは、パソコンからだけではありません。Web会議にスマホを活用すれば、外出先の上司に数分だけ参加してもらう、現場の担当者に状況をリアルタイムで説明してもらうといったことが可能です。

スマホでWeb会議に参加する際は、通信環境やデータ通信量に注意しましょう。通信環境が不安定な場所で会議に参加すると、進行を邪魔してしまう可能性があります。

今回は、Web会議でスマホを活用する際の2つの注意点ほか、スマホを利用するメリットやポイントについて紹介します。

スマホやタブレットからWeb会議に参加するメリットとは

スマホにはカメラとマイクが内蔵されているため、Web会議を利用する際のセットアップが簡単です。Web会議ツールによってはアカウント登録不要で利用できるものもあるため、専用アプリをインストールしたり、専用ページにアクセスしたりするだけで参加可能です。
また、Web会議でスマホを利用することで、パソコン参加とは違った次のようなメリットが得られます。

外出先や現場からWeb会議に参加できる

スマホを活用したWeb会議最大のメリットは、場所を選ばず気軽に参加できる点です。外回りが多い営業担当や現場担当、出張や打ち合わせで外出が多い社員などは、とくに重宝するでしょう。

商談先や店頭、工事現場、移動中の車内など、ノートパソコンを開けられない環境であっても、スマホから簡単に会議に参加可能です。発言できる環境でない場合でも、チャット機能を使って意見を述べたり、会議の内容を視聴できます。

すぐにMTGに参加することができる。

多くのWeb会議システムは、スマホやタブレットから参加することを設計して開発が進んでおります。

そのため、スマホやタブレットようにアプリがあるWeb会議システムも多くあります。

スマホやタブレットからWeb会議に参加することが多い場合、アプリをインストールしておけば、アプリを起動すればすぐに会議に参加をすることができます。

 現地の写真などをスピーディに情報共有できる

多くのWeb会議ツールには、情報共有機能が備わっており、参加者全員と動画や画像を共有できます。スマホを使って現地で撮影した動画や写真を共有すれば、現場の状況をリアルタイムで伝えられるでしょう。パソコンを開きにくい環境やWi-Fiが利用できない場所であっても、スマホであればモバイルデータ通信を使って動画や画像を送信できます。

各地に店舗展開している販売店・飲食店などで、支店での店員の接客態度、売り場の様子などを、スマホをとおしてWeb会議中に動画中継することも可能です。

大きなセットアップが不要

通信回線契約をしたタブレットやスマホだとWi-Fiの接続な回線の準備が不要になります。また、カメラやマイク、スピーカーなどWeb会議で必要な物も、基本的にタブレットに掲載されているため備品などを準備する必要がありません。

スマホやタブレットで使うWeb会議アプリの選定ポイントとは

Web会議アプリとは、インターネットを経由して離れたところにいる人と動画で会議できるアプリのことです。Web会議アプリでは、同じ資料を共有しながら会話をすることができます。そのため、口頭で説明するよりも同じイメージを共有しながら会議を進めることができます。

Web会議アプリはテレビ会議システムとは違い、インターネット環境があれば自宅でも利用することができます。そのため、テレワークへの対応が求められる現在、導入する企業が急速に増えています。
また、急激な需要増加に合わせて、期間限定でWeb会議アプリを無償提供しているベンダーもあります。この機会に本格導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ここでは、本格的なテレワークに対応するためのWeb会議アプリを選ぶときに押さえておきたいポイントを5つ紹介します。

有料か無料か

Web会議アプリを選ぶとき、用途をあらかじめ明確に定めておき、有料で利用するのか無料で利用するのかまで決めておくとよいでしょう。

Web会議アプリというとZoomやSkypeなど、無料で使えるものを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。しかし、本格的に業務で使うのであれば、有料のツールを使うことをおすすめします。

無料のWeb会議システムでも会議をすることができますが、ユーザー管理機能が少ないことが多く、社内の機密情報を適切に管理できなくなってしまうことがあります。また、クラウド型のWeb会議アプリはインターネットを通じて利用するため、盤石なセキュリティが敷かれていないと不正アクセスを受けてしまう可能性もあります。

このように、社内の情報を管理するために、できる限り有料のWeb会議アプリを利用するようにしましょう。

最大参加人数

Web会議アプリを導入するうえで、最大で何人参加できるのか、確認しておく必要があります。

少人数のチームでのミーティングでしか利用しないのであれば、チームの人数に合わせてWeb会議アプリを導入すると良いでしょう。しかし、部署全体でのミーティングなど、大人数でも利用する場合は大人数で参加できるWeb会議アプリを導入するのが良いでしょう。

どのような場面でWeb会議アプリを利用するのか事前に検討したうえで、必要な人数が参加できるWeb会議アプリを探していきましょう。

画面共有できるかどうか

Web会議アプリを選ぶとき、画面共有機能があるかどうかも確認しておきましょう。

Web会議アプリを利用して部署やチームでのミーティングをおこなう場合、同じ資料を見ながら話し合わないと、認識をすり合わせることが難しくなってしまうでしょう。
ミーティングでWeb会議アプリを利用する場合、画面共有できるアプリを利用することが大切です。

参加者を簡単に招待できるかどうか

Web会議アプリを利用するとき、参加者を簡単に招待できるのかどうかを確認しておくようにしましょう。

社内のメンバー同士でしか利用しないのであればあまり気にする必要がありませんが、取引先など、社外の人とWeb会議をおこなうこともあるでしょう。社外の人とWeb会議をおこなうとき、URLとパスワードを共有するだけで招待できると、相手にかける負担を最小限にすることができます。

参加者にアプリをインストールしてもらう必要があるツールなのか、URLとパスワードを共有するだけで招待できるツールなのか、導入前に確認しておきましょう。

すぐに利用できるかどうか

コロナウイルス感染防止のため、急遽テレワークを導入しなければならないという企業も多いでしょう。
そのため、Web会議アプリを導入したらすぐに利用開始ができるのか、ベンダーに確認をしておきましょう。

数あるWeb会議アプリ・システムのなかには、導入に少し時間がかかる場合があります。緊急事態に対応してテレワークを開始する場合、少しでも早く導入して運用する必要があります。導入して即日使えるのかどうか、比較検討を始める段階で確認しておくと良いでしょう。

Web会議システムの選び方のポイントをより詳しく知りたい方は、こちらの選び方ガイドもチェックしてみてください。

【関連記事】【1分でわかる！】Web会議システム選び方ガイド

アプリのインストールが必要か不要かどうか

アプリのインストロールを不要なWeb会議システムを使うと、会議のルームURLを先方に共有するだけ相手を会議に招待することが可能になります。
そのため、商談など社外の人との打ち合わせなどにおすすめのWeb会議システムになります。

一方で、アプリのインストロールが不要なWeb会議システムを利用する際、不特定多数の人が利用しているインターネット回線を使います。回線状態が不安定で、画面が止まってしまったり、接続が切れるトラブルが起きることが考えられます。

アプリを不要とするWeb会議システムには、メリットもデメリットもあります。
きちんとメリットデメリットを把握して、自社にあったツールを導入することをおすすめします。

アプリのインストロールが必要・不要なWeb会議システム20選を下記記事にまとめました。Web会議システムの導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

【関連記事】Web会議システム比較20選｜価格と機能で比較！無料ツールも

スマホからウェブ会議に参加するポイント

Web会議にスマホで参加する際は、通信環境や通信量に注意するだけでなく、次に紹介する2つのポイントを押さえておきましょう。スマホでのWeb会議がより快適になり、会議の効率アップ・生産性アップにつながります。

どちらも簡単にできること、用意できるものなので、ぜひ実践してください。

スマホを横にして参加する

スマホは縦で使用することが基本ですが、Web会議に参加する際は、スマホを横向きにするのがおすすめです。ほかの参加者から見えやすくなるだけでなく、ExcelやPower Pointなどの資料も見やすくなります。
ちょっとしたことかもしれませんが、こういったひと工夫がスマホでのWeb会議を快適にするポイントです。

スマホスタンドと無線のマイク付きイヤホンでより快適に

スマホでWeb会議に参加するなら、スマホスタンドと無線のマイク付きイヤホンを用意しておきましょう。Web会議の快適度がぐっとアップします。

スマホスタンドは、スマホを持たずにWeb会議を参加できるため、紙の資料などを使って説明したり、参加者に見せたりするときに大変便利です。
スタンド代わりになる手帳型のスマホケースやスマホリングも有効ですが、高さや角度を調節できるしっかりしたスマホスタンドを用意することをおすすめします。高さがないスマホスタンドは、Web会議の際、下からあおるように顔が写ってしまいます。正面またはやや上から映したほうが画面映りは断然よくなりますし、参加者からも表情が見えやすくなります。Web会議での画面映りが悪い、画面全体が暗いといった悩みを持つ人は、ぜひ高さ・角度調節ができるスマホスタンドを試してみてください。

マイク付きイヤホンは、音声をよりクリアに伝えることができます。ノイズキャンセリング機能がついたものであれば、雑音が多い環境であっても通話内容をしっかり聞き取れます。Bluetooth接続対応の無線タイプであれば、離席の際にいちいちイヤホンを外す必要もありません。

 

スマホ・タブレットからWeb会議に参加するときの注意点とは

Web会議ツールの多くは、PCからだけでなく、スマホやタブレットからでも主催・参加ができるよう、専用アプリや専用ページを用意しています。PCを持っていない人や外出先でPCがない人でも、スマホがあればいつでもWeb会議に参加できます。
手軽で簡単なスマホでのWeb会議ですが、通信環境と通信量には注意が必要です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

安定した通信環境を確保する

スマホからWeb会議に参加する際、一番注意したいのが通信環境です。スマホでのネットワーク接続は、キャリア回線のモバイルデータ通信、またはWi-Fiが基本となります。そのため、外出先でのWeb会議参加は、場所や環境によって通信が不安定になりがちです。音声や映像がブツブツと途切れる、会議中に通話が切れてしまうなど、Web会議の進行に水を差してしまう場合があります。

スマホでWeb会議に参加するときは、通信環境の安定した場所を選ぶことが大切です。自宅であれば、モバイルデータ通信ではなく、Wi-Fiを利用しましょう。LAN変換アダプターを使用すれば、パソコンのように有線LAN接続も可能です。
外出先や出張先では、できるだけ電波が強い場所、安定したWi-Fiを利用できるカフェなどでの利用がおすすめです。

ビデオ通話をする場合は通信量に注意する

スマホでのWeb会議をモバイルデータ通信で接続する場合は、通信環境だけでなく、データ通信量にも注意しましょう。たとえば、Web会議ツール「Zoom」でビデオを通話を利用した場合、10分間で100MB程度の容量を消費します。データ通信量が少ないキャリアプランを契約している場合は、Wi-Fiを利用できる環境でWeb会議に参加しましょう。

外出先で頻繁にWeb会議に参加する機会がある場合は、モバイルルーターを使用することをおすすめします。安定した通信環境でWeb会議を進められるうえ、長時間のビデオ通話でも通信量を気にせず参加できます。

Web会議での通信量について、こちらの記事でも詳しい紹介しています。

スマホやタブレットで使える有料のWeb会議アプリ比較2選

ここでは、スマホやタブレットでも使える有料のWeb会議アプリを2つ紹介します。業務で本格的にWeb会議を取り入れていくのであれば、有料のWeb会議アプリを利用すると良いでしょう。

有料のWeb会議アプリを導入するのであれば、アプリをインストールする前にベンダーにコンタクトを取ってみてください。

【関連記事】有料のWeb会議9選｜ZoomやWebexなど無料版との違いを比較！

おすすめWeb会議アプリ料金比較表

おすすめWeb会議アプリ機能比較表

おすすめWeb会議アプリ①

：MORA Video Conference

MORA Video Conferenceは、PCではブラウザで、スマホやタブレットではアプリをインストールして利用します。アカウントの数に応じて課金される形態なので、管理者からアカウントを付与してもらう必要があります。
MORA Video Conferenceの機能には、資料共有、ホワイトボード、録音・録画、メッセージ送信、ファイル送信、アンケートなどが備わっています。多機能ながら、シンプルな画面で使いやすいシステムです。

また、暗号化が標準搭載されていたり、ログインと別に入室パスワードの設定ができます。
このようにセキュリティ面も強化されているため、企業で利用するのも安心して利用することができるでしょう。

おすすめWeb会議アプリ②：OmniJoin

OmniJoinは、ブラザー販売が提供するクラウド型のWeb会議です。
アカウント登録などはなく、URLを共有するだけで社内外問わずWeb会議を開催することができます。
OmniJoinはクラウドのサービスですが、OmniJoin独自の専用サーバーを介して通信を行い、国際的な情報セキュリティ規格であるISMS認証を取得しています。そのため、セキュリティ面でも安心して利用できます。

また、機能はドキュメント共有機能、ポイント・マーカー機能、チャット機能、録画機能などがあり、料金プランによって異なります。
料金は月額制ですが、初期費用や初月料金は必要ありません。2週間無料でトライアルできるので、試してみても良いかもしれません。

スマホやタブレットで使える

無料のWeb会議アプリ比較5選

ここでは、無料で使えるWeb会議アプリを紹介します。
一時的なテレワークや簡単な会議に用いるのであれば、ここで紹介するWeb会議アプリを利用すると良いでしょう。

【関連記事】無料のおすすめWeb会議システム8選比較｜ブラウザ対応、画面共有

おすすめWeb会議アプリ料金比較表

おすすめWeb会議アプリ機能比較表

おすすめWeb会議アプリ④：Zoom

ZoomでWeb会議を開くためには、会議の開催者はアプリをダウンロードして、アカウント登録をする必要があります。そして会議のURLを参加者にメールで共有することでWeb会議を開催することができます。参加者はアプリをダウンロードしたうえで、送られたURLにアクセスすればWeb会議に参加することができます。
無料版の機能は、画面共有、ホワイトボード機能、チャット機能、挙手機能などがあります。無料版でも多くの機能を使うことができ、100人まで同時に接続できるので、企業のWeb会議でも十分利用できます。
一方、無料版で3人以上で利用する場合は時間制限があることは注意が必要です。

有料版にすると機能が増えたり、人数による時間制限がなくなったり、URLや会議のページをカスタマイズしたりすることができます。

おすすめWeb会議アプリ⑤：Google Meet

Google Meetは、グーグル社が提供するWeb会議アプリです。
本来は企業向けグループウェアのG Suiteに統合されたツールとして提供されていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大を受け、Google Meetだけを無料で提供し始めました。新型コロナウイルス感染拡大防止の支援策として、2020年9月30日まで無料ユーザーにもほとんどすべての機能を提供しています。

Google MeetはGoogleアカウントでログインするため、URLをクリックするだけで参加できるWeb会議アプリよりもセキュリティ面で安心して利用することができます。
また、有料プランのG Suiteを導入すると、GoogleカレンダーやGmailと連携して利用できるため、より簡単にWeb会議を始めることができます。

おすすめWeb会議アプリ⑥：Skype

Skypeを利用するためには、アプリをダウンロードし、アカウント登録をする必要があります。そして、IDを交換したり、連絡先を連携したりすれば、世界中の誰とでもつながることができます。

無料版では、チャット機能や、画像送信などの必要最低限の機能は備わっていますが、有料版のSkype for Businessでは、さらにショートメールやホワイトボードなどの機能を増やすことができます。また、Skype for Businessを利用すると対応人数も増え、固定電話などのSkypeユーザー以外ともコミュニケーションが取ることができます。
そのため、仕事で利用する企業においては有料版の方がおすすめです。

おすすめWeb会議アプリ⑦：Webex Meetings

WebEx Meetingは、自分の会議室を持つことができます。
開催者はメールアドレスや電話番号と同様に自分の会議室のIDを持っており、IDを共有するだけでWeb会議を始めることができます。参加者は開催者プロフィールなどに書かれているIDや、送られてきたIDをクリックするだけで会議に参加することができます。

料金によっては最大500人とビデオチャット、1,000人まで音声チャットすることができます。大規模でWeb会議を開催する場合におすすめです。

また、WebEx Event Centerでは、最大3,000人まで対応でき、大規模なイベントや会議でも利用できます。大企業やイベントを行う企業では、Web会議のWebEx Meetingと合わせて、利用してみてはいかがでしょうか。

おすすめWeb会議アプリ⑧：V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティングを利用する場合、PCではブラウザで、スマホとタブレットではアプリをダウンロードして利用します。そして、ユーザーIDとパスワードを入力して会議を開催することができます。また、URLを送るだけで簡単に会議に招待できるというメリットもあります。

V-CUBEミーティングの特徴は、テレビや電話と連携したり、海外などの多拠点、多人数で利用したりできることです。海外とのやり取りでは、多言語対応や英語の翻訳サポートなどの機能があり、海外の相手とも安心してWeb会議を開くことができます。

さらにシンプルな画面で使いやすい、セキュリティ面でも安心できるなどさまざまの特徴があります。これらの特徴から、クラウドのWeb会議のなかで11年連続シェアNo.1を取っています。

V-CUBEにはミーティングの他に、セミナーやプレゼンターなどさまざまなサービスを提供しています。

Web会議にスマホで参加するなら安定した通信環境と横向き画面がポイント

Web会議にスマホで参加する際は、Wi-Fiが利用できる場所、または通信環境が安定した場所を選びましょう。モバイルデータ通信で接続する場合は、電波の強さやデータ通信量に注意してください。また、スマホでのWeb会議をより快適に進めるには、ほかの参加者から顔や資料が見やすくなるよう、スマホを横向きにして使用するのがポイントです。スマホスタンドや無線のマイク付きイヤホンがあれば、さらに快適度がアップします。

スマホをWeb会議で活用することで、外出先でも気軽に会議に参加したり、現場の状況をリアルタイムに把握できたりと、さまざまなメリットが得られるでしょう。スマホ対応のWeb会議を活用してみましょう。

もう少し検討材料がほしい方は、Web会議システムの選び方ガイドをご覧になると、よりスムーズにご検討いただけます。このガイドでは、本記事で触れなかった、サポート体制やセキュリティ、操作性などの選び方のポイントについても説明しています。

また、Web会議システムを選ぶ際の注意点などについても説明しているので、社内への導入を検討されている方はぜひチェックしてみてください！