Web会議に必要なもの5点と選び方のポイントを詳しく紹介

Web会議は多くの企業でおこなわれており、Web会議システムはビジネスシーンで欠かせないツールとなっています。Web会議はPCだけでもことができますが、Web会議をより快適にするさまざまな機器があります。この記事では、Web会議を快適におこなうために必要なものを紹介します。また、Web会議に適したカメラやマイクスピーカー、モニターなどの選び方のポイントも解説します。

Web会議とは?

Web会議とは?

Web会議とは、オンライン上で会議をすることを指します。従来の会議では、場所を確保し、わざわざ1カ所に集合しておこなう必要があり、交通費や移動時間など多くのコストがかかっていました。しかし、Web会議では、インターネット環境があれば離れた場所でも会議をおこなうことができます。

Web会議に必要なもの

Web会議に必要なもの

Web会議と聞くと、大規模なシステムを想像する方もいるかもしれません。しかし、web会議システムは下記5つの準備があれば進めることができます。

  1. パソコンもしくはタブレット端末
  2. ネットワーク環境
  3. マイク
  4. カメラ
  5. ヘッドセット

それぞれ詳しく解説します。

パソコンなどのデバイス

まず、Web会議に参加するためにはパソコンが欠かせません。
さらに、スマホやタブレットといったデバイスでもWeb会議をおこなうことができます。

デバイスを用意する際に注意が必要なのは、各デバイスのOSやブラウザのバージョンです。
古いバージョンではWeb会議に対応していない場合もあるため、Web会議当日にその人だけ参加できないということにもなりかねません。
こういった事態を避けるため、事前にデバイスのバージョンを確認し、アップデートしておきましょう。

ネットワーク環境

Web会議になるので、ネットワーク環境が必要です。
音声だけでなく、映像や資料の共有がおこなわれるため、通信速度が遅いと会議に支障がでます。
可能な限り通信速度が速いインターネット回線やサーバーを利用することを心掛けましょう。

Webカメラ

最近では、多くのPCやモバイル機器にカメラが内蔵されているので、それでも十分Web会議がおこなえます。
しかし、より高画質で充実したWeb会議をおこなうためには、専用のWebカメラを準備しておくのが良いでしょう。

スピーカーやマイク

スピーカーやマイク機能も、PCやWebカメラに内蔵されている場合がほとんどです。

しかし、内臓されているスピーカーやマイクでは音声がうまく拾えなかったり聞き取りにくくなったりすることもあり、会議の重要な発言を聞き逃してしまうことがあります。
そういった事態に備えて、専用スピーカーやマイクを準備しておくのが良いでしょう。

特に、スピーカーを選ぶ際には、ノイズキャンセル機能やエコーキャンセル機能を搭載したものを選ぶことで、雑音をカットすることができます。

Web会議システム

近年は、さまざまなWeb会議システムが提供されています。
機能や料金をきちんと比較したうえで、自社の状況に合わせたものを選ぶようにしましょう。

また、Web会議システムは、インターネットを介して利用するため、ビジネスで利用する場合では特にセキュリティ対策が重要になってきます。
利用するサービスが十分なセキュリティ機能を備えているかも確認しておきましょう。

 

Web会議に必要なもの①Web会議用のカメラの選び方

Web会議のカメラを選定する前に「Web会議に参加する人数」と「Web会議をおこなう場所」を十分に確認しておきましょう。

「Web会議に参加する人数」はカメラに必要な画角や解像度に影響します。「Web会議をおこなう場所」は、可動式のカメラにするか否かを判断したり、必要なカメラの台数を決めるためにも必要な情報です。

より使用する条件に合ったカメラを購入したい場合は、次の4つのチェックポイントを押さえておくとよいでしょう。

  1. 会議の参加人数に応じた画角
  2. 解像度(画質)
  3. 最短撮影距離
  4. マイク内蔵の有無

それぞれについて具体的に確認していきます。

1. 会議の参加人数に応じた画角

会議に参加する人数によって必要とされる画角は異なります。一般的なWebカメラは70~90度の画角で、人数が少ない場合には十分に対応可能ですが、会議に参加する人数が増えるほど、カメラで捉えるべき画角が広くなります。

大人数でおこなう会議、セミナーなどは100~120度程度などといった画角に広い商品が適しているでしょう。

2. 解像度(画質)

解像度が高ければ高いほど、画像はより鮮明になります。

一般的なカメラの解像度は720pxや1080pxです。重要なWeb会議で使用する場合は、1080px以上のものがおすすめです。

3. 最短撮影距離

被写体にピントを合わせることができる最短距離のことを最短撮影距離といいます。最短撮影距離が短いWebカメラほどより近くで撮影できるので、書類や商品を拡大して詳細に表示するのにも便利です。

4. マイク内蔵の有無

Webカメラによっては、マイク内蔵型の商品もあります。このような商品なら、別途ヘッドセット等を準備する手間が省けます。

一つのカメラで大人数の参加者を映したい場合は、広角のものや360度カメラを利用するとよいでしょう。解像度やフレームレートが高い方がより鮮明・スムーズに映像を届けることができますが、データ容量が重くなるため、注意が必要です。

関連記事:Web会議におすすめのカメラ14選|おすすめのものから広角のものまで紹介!

Web会議に必要なもの②|マイク・スピーカーの選び方

一対一の会議であれば、PC内蔵のマイクとスピーカーで十分といえます。大人数の場合は、マイクから遠い位置にいる人の声も拾えるだけの集音性と、広い範囲の音を拾える指向性のものを利用しましょう。

Web会議に使用するヘッドセットを選ぶ際は、次の3つのチェックポイントを押さえておくとよいでしょう。

  1. 有線タイプか無線タイプか
  2. 単一指向性マイクか無指向性マイク
  3. ノイズキャンセリング機能の有無

それぞれについて具体的に確認していきます。

1. 有線タイプか無線タイプか

Web会議で使用できるヘッドセットには、有線タイプと無線タイプがあります。「充電をせずに利用したい」「安定した音声をキープしたい」という場合には、有線タイプがおすすめです。

2. 単一指向性マイクか無指向性マイク

Web会議で使用する場合は、自分の声のみを拾う「単一指向性マイク」のほうがよいでしょう。ヘッドセットに搭載されている場合は、こちらが一般的です。

3. ノイズキャンセリング機能の有無

ノイズキャンセリング機能のついた商品の場合、周囲の雑音を取り除いてくれる働きがあります。相手にクリアな音声を届ける意味でも、ノイズキャンセリング機能のついたヘッドセットを選ぶとよいでしょう。

マイク・スピーカーもカメラと同様に、PCに搭載されている場合がほとんどです。しかしこれらも性能が十分でない場合もあり、Web会議の形式によっても必要になることがあるため、Web会議用のものを用意しておくとよいでしょう。

マイクとスピーカーが一体化した「マイクスピーカー」(スピーカーフォン)という機器もあるため、大人数で会議室に集まってWeb会議をおこなう場合は、マイクスピーカーを利用してもよいでしょう。

関連記事:Web会議に役立つマイクスピーカー8選!少人数向け、大人数向け

Web会議に必要なもの③|モニターの選び方

会議室で集まってWeb会議をおこなうことが多い場合は、Web会議用のモニターを用意しておくとよいでしょう。

会議室に据え置く場合は、壁掛けするタイプのモニター、複数の会議室や場所で使用したい場合はポータブルタイプやキャスター付きのモニターがおすすめです。

カメラやマイク、スピーカーと同様に、一人だけで参加する場合はノートPCの画面サイズと解像度でも十分に利用することができます。

シーン別!Web会議を成功させるために必要なもの

シーン別!Web会議を成功させるために必要なもの

ここでは、Web会議に必ずしも必要ではありませんが、Web会議をおこなうシーンによって必要なものや準備しておくとよいことなどを紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

複数人での会議をおこなう場合

Web会議を思い浮かべるとき、テレビ電話のように1対1もしくは少人数での打ち合わせを想像する方も多いかもしれません。
しかし、必要な機器さえ揃えれば数百名にもおよぶ大規模な会議さえもおこなうことができます。

大規模な会議を開く際には、プロジェクターやスクリーンを活用すれば、大画面で映像を共有することができ、より効果的にWeb会議をおこなうことができます。
会議室の大きさや会議に参加する人数に適したスクリーンのサイズを選ぶようにしましょう。

また、マイクとスピーカーは、分離しているものを選ぶようにしましょう。
そうすることで、各参加者の音声をきれいに集めることができます。
さらに、大人数での会議になる場合は、広角カメラを取り入れることで全体像を映し出すことができるので活用してみても良いでしょう。

外出先からWeb会議に参加する場合

会議があるとき、その時間までに社内に戻る必要があるため、当日の外出予定が制限されたといった経験をした方も多いでしょう。
しかし、スマホやタブレットを活用することで、外出先でも気軽にWeb会議に参加することができるようになります。

外出先からのWeb会議をおこないたい場合には、スマホやタブレットでも利用できるWeb会議システムを選び、事前に設定をおこなっておくと良いでしょう。
また、イヤホンなどを活用すれば、外出先で周囲に声が漏れる心配もありません。

必要なものを揃えてWeb会議を導入してみよう!

Web会議を始めるのに必要なものを5項目に分けて紹介しました。
Web会議には、無料で利用可能なサービスも多くあります。Web会議が実際に自社で有効的に活用できるか不安な場合は、まず無料サービスを利用してみましょう。

PCだけで手軽に始めることも可能なので、試験的に導入してその後マイクやカメラを購入してみるのも一つの手です。Web会議の導入で業務の効率化を目指しましょう。

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