オンプレミス型Web会議システムは外部のネットワークを介さず、専用のネットワークを通じて利用するため、外部から不正にアクセスされるリスクを軽減させることができます。新型コロナウイルスの感染防止のためにWeb会議システムを導入しようと考えているものの、重要な会議をおこなうことも多く、セキュリティ面で不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。今回は、オンプレミス型Web会議システムを利用するメリットやデメリット、迅速にシステムを導入する方法、おすすめのシステムを紹介していきます。
目次
Web会議システムにおけるオンプレミスとクラウドの違い
Web会議システムにおいて、オンプレミス型とクラウド型はどのような違いがあるのでしょうか。
オンプレミス型とクラウド型は「アクセス方法」「費用」「使用するスペース」の3つに大きな違いがあるといえます。
| 項目 | オンプレミス型 | クラウド型 |
|---|---|---|
| アクセス方法 | 専用ネットワーク環境を使ってアクセスする | インターネットを通じてアクセスする |
| 費用 | 初期コストが高額 | 比較的安い |
| 使用するスペース | 利用する端末と専用サーバーなどの機器 | 利用する端末のみ |
オンプレミス型のシステムは社内ネットワークを構築して利用するため、外部からの不正なアクセスや、それによる情報漏えいのリスクを抑えることができます。
また、Web会議システムを利用できる端末を適切に管理することで、より強固なセキュリティを実現することができます。
Web会議をするなかで、経営にかかわる重要な意思決定にかかわる会議をおこなうこともあるでしょう。
このような重要な会議の内容が外部に漏れてしまうことで、大きな損害を被ることが起こり得ます。
オンプレミス型のWeb会議システムでは、社外からの不正アクセスを回避することができるため、セキュリティ面で比較的安心して利用することができます。
オンプレミス型Web会議システムを利用するメリット
ここでは、オンプレミス型Web会議システムを利用するメリットを3つ紹介します。
クラウドと比べて費用が高くなるオンプレミス型にはどのようなメリットがあるのかを押さえたうえで、導入するシステムを検討してみてください。
強固なセキュリティ体制が構築できる
オンプレミス型のWeb会議システムを導入するメリットとして、まずはじめに、強固なセキュリティ体制を構築できるという点が挙げられます。
クラウド型のWeb会議システムもセキュリティ面の対策を各社おこなっています。しかし、インターネットを介して利用するため、どうしても外部からの不正アクセスのリスクに晒されます。
不正アクセスによって、重要な会議の内容が外部に漏れてしまうと、企業の存続にかかわるような影響を及ぼすこともあります。
オンプレミス型のWeb会議システムは社内ネットワークを介して利用するため、外部から不正アクセスを受けるリスクを軽減させることができます。
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安定した環境でWeb会議ができる
オンプレミス型のWeb会議システムでは、専用のネットワークを使用するため、安定した環境でWeb会議をおこなうことができます。
Web会議で起こりやすい不満として、「音声が途切れて聞こえる」「音声にノイズが入る」「映像が固まってしまう」などが挙げられます。
これらは、Web会議システムそのものに高い負荷がかかっていたり、利用者のネット環境が悪かったりする場合に発生することが多いです。
オンプレミス型Web会議システムでは、あらかじめどのような会議体があるのか、会議の頻度や参加人数を想定したうえで、専用のネットワークなどの環境を構築します。そのため、音声や映像に影響が出ないように、システムを構築することができます。
また、専用のネットワークであるため、外部のネットワークの影響を受けにくく、安定した環境でWeb会議をおこなうことができます。
自社に合わせてカスタマイズができる
オンプレミスのWeb会議システムは、自社でサーバーを所有し、独自にシステムを構築します。そのため、自社の運用や要望に合わせて自由にカスタマイズすることができます。たとえば、自社で既に導入しているシステムと連携したり、セキュリティ対策を強化したりすることが可能です。
クラウドでもカスタマイズできるサービスはあるものの、予め開発されたシステムを利用するため、その自由度は低いといえます。
オンプレミス型Web会議システムを利用するデメリット
これまで、オンプレミス型のWeb会議システムを利用するメリットを紹介しました。
しかし、オンプレミス型を利用することで生じるデメリットも多く存在します。ここでは、オンプレミス型ならではのデメリット3つ紹介します。
高額な費用がかかる
オンプレミス型のWeb会議システムを導入する場合、高額な費用が発生することを念頭に置いておきましょう。
クラウド型Web会議システムは、ベンダーが提供するWeb会議システムをインターネット上で利用します。そのため、Web会議システムの構築にかかる費用を支出する必要はありません。
そのかわり、ユーザー数や利用頻度、通信量に応じた利用料が発生します。
一方、オンプレミス型Web会議システムは、社内に専用のWeb会議システムを構築するため、サーバーやネットワークなどシステム構築にかかる費用が必要となります。
場合によっては、利用に応じた費用がかかることもあります。
クラウド型Web会議システムとオンプレミス型Web会議システム、それぞれに費用が発生しますが、両者を比べた場合、オンプレミス型Web会議システムの方が費用が高額になります。
社外からアクセスするために環境を整備する必要がある
オンプレミス型のWeb会議システムを利用する場合、社外からアクセスするために環境を整備する必要があります。
クラウド型のWeb会議システムであれば、Web会議ルームのURLを相手に共有したり、相手に専用のアプリをインストールしてもらったりするだけで利用することできます。そのため、Web会議を利用するための準備が少なく済むことになります。
一方、オンプレミス型のWeb会議システムに社外からアクセスする場合、情報統制を修正して社外からもアクセスできるように体制を整える必要があります。
オンプレミス型Web会議システムでは、テレワークに対応するための準備をする必要があります。
導入までに時間がかかる
オンプレミス型でシステムを導入する場合、どうしても導入までに時間がかかってしまいます。
クラウド型Web会議システムのでは、インターネット上で提供されているシステムを利用することになるので、新たにシステムを構築する必要がなく、すぐに利用を開始することができます。
一方、オンプレミス型Web会議システムでは、社内にネットワークを整備しなければいけないため、システム構築に時間がかかってしまいます。
新型コロナウイルスの感染防止としてテレワークに切り替える企業にとって、導入までに時間がかかるのはできるだけ避けたいでしょう。
サーバーなどのメンテナンスが必要
クラウドの場合、サーバーやシステムの保守はサービスを提供する企業がおこないますが、オンプレミス型のWeb会議システムの場合、自社でおこなわなければなりません。
独自の構築のためセキュリティやカスタマイズ性に優れているぶん、自社でのサーバーやシステムの保守・メンテナンスが必要になる点がデメリットです。
また、障害が発生した際の復旧作業も自社でおこなわなければならないため、専任の担当者を置かねばならず、担当者の負担が大きいことも難点の一つです。
オンプレミスとクラウド、どちらのWeb会議にすべきか？
オンプレミス型とクラウド型のどちらを選べばよいのだろう？という悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。次に、オンプレミス型のWeb会議システムをおすすめする場合と、クラウド型をおすすめする場合を紹介します。導入検討の際の参考にしてみてください。
セキュリティや機能にこだわるなら、オンプレミス型のWeb会議を
セキュリティの充実度や、カスタマイズ性を重視するのであれば、オンプレミス型のWeb会議システムがおすすめです。Web会議では企業の重要な情報を取り扱う場合も多いので、情報セキュリティの強化は重要でしょう。安全に使いたい場合は、オンプレミス型で社内のネットワークで利用することが望ましいといえます。導入期間や費用はかかりますが、そのぶん安全にWeb会議をおこなうことができます。
また、独自に機能を付けたい、自社システムと連携して便利にしたいという場合も、オンプレミス型のWeb会議をおすすめします。
すぐに導入したいなら、クラウド型のWeb会議を
今すぐにWeb会議システムを導入したいという場合は、クラウド型のWeb会議システムがおすすめです。オンプレミスに比べて、短い準備期間でWeb会議システムの利用を開始することができます。
急なテレワークに対応するために、セキュリティには十分配慮したうえでまずはクラウド型Web会議システムを一時的に導入し、オンプレミス型Web会議システムの構築が完了し次第、そちらに切り替えるといった運用をしてみるのもよいかもしれません。
オンプレミス型Web会議システムの構築を始める前にしばらくクラウド型Web会議システムの使用感を確かめてみて、そのうえでオンプレミス型Web会議システムの導入を検討してみるのはいかがでしょうか。
オンプレミス×クラウドのハイブリッドという選択肢も
Web会議システムのなかには、オンプレミスとクラウドを組み合わせて使えるものも存在します。社外秘など機密性の高い会議ではオンプレミス型を使い、社外とのミーティングなど外部からの利用が必要な場合はクラウド型を使うなど、オンプレミス型・クラウド型のそれぞれのメリットを活かして利用することができます。
オンプレミス型Web会議5選を比較｜無料トライアルもあり
これまで、オンプレミス型Web会議システムについて、クラウド型と対比して説明してきました。
ここでは、オンプレミス型で利用できるWeb会議システムを5つ紹介します。
ここで紹介するシステムのなかには、クラウド型とオンプレミス型の両方で提供しているものもあります。
まずはクラウド型で使用感を確かめてみて、そのうえでオンプレミス型を導入してみても良いかもしれません。
V-CUBE ミーティング
V-CUBE ミーティングは、ブイキューブ社が提供しているWeb会議システムです。ブイキューブ社はテレビ会議システムやオンライン営業向け・セミナー向けのWeb会議システムなど、さまざまなWeb会議システムを提供しています。
V-CUBE ミーティングは、高画質・高音質が特長のWeb会議システムです。クラウド型のほか、オンプレミス型のサービスも利用することができます。V-CUBE ミーティングのさまざまな機能をカスタマイズすることができ、社内システムとの連携など、柔軟な設定が可能です。
自社サーバーに設置できるため、セキュリティを保ったままWeb会議をおこなうことができます。また、画面のレイアウトやデザイン、ロゴなども変更することができるため、自社にあったカスタマイズが可能です。クラウド型プランには無料トライアルもあるため、使用感を試して導入を検討することも可能です。
＜主な機能＞
- HD対応で高画質な映像
- 安定した接続性で映像が途切れにくい
- マルチデバイス対応でスマホ・タブレットでも利用可能
- テレビ会議システムや電話とも連携できる
- チャット・画面共有・アンケートなど多彩な機能
| プラン | 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | 会議の対応人数 |
|---|---|---|---|---|
| － | 問い合わせ | 問い合わせ | 15日間 | 50人 |
LiveOn
ジャパンメディアシステム社が提供するLiveOnは、音切れや音声遅延を防止する技術による高品質な音声が特長のWeb会議システムです。ブラウザから簡単にWeb会議を始めることができます。ホワイトボード機能や資料共有、アンケート機能などがあり、さまざまな用途でWeb会議を利用することができます。
LiveOnのプランは2つあり、1ライセンス月額3,000円の定額制で利用できるクラウド版（ASP版）と、自社サーバーに設置しカスタマイズできるオンプレミス版（イントラパック版）があります。
クラウド版は低価格で利用することができ、オプションで必要な機能を追加することができます。それに対してオンプレミス版では、クラウド版のオプション機能が標準搭載されており、さまざまな機能を使うことができます。また、オンプレミス版では、会議に参加できる人数も無制限になっています。
＜主な機能＞
- 会議室ごとに入室パスワードを設定できる
- 英語・中国語に対応。海外拠点とのWeb会議が可能
- グルーピング機能で参加者を分けてディスカッションできる
- 管理者用ツールでユーザーの管理や会議室の利用状況を一元管理
- コール機能でサポートデスクやコールセンターでの利用が可能
| プラン | 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | 会議の対応人数 |
|---|---|---|---|---|
| ASP版 | 78,000円/ライセンス | 3,000円/ライセンス | 14日間 | 150拠点 （オプションで無制限） |
| イントラパック版 | 1,000,000円 ＋78,000円/ライセンス |
− | − | 無制限 |
MORA Video Conference
MORA Video Conferenceは、テリロジー社が提供しているWeb会議システムです。暗号化の標準搭載や入室ログなど高いセキュリティや、導入前から充実したサポートを受けることができるのが特長です。音声を優先的に送信するため、インターネット環境が不安定な場合でも会話が途切れてしまうのを防ぐことができます。また、ホワイトボードや録音・録画機能など、さまざまな便利な機能が標準で搭載されています。
MORA Video Conferenceの提供形態は2種類あり、クラウド型の「ASPモデル」とオンプレミス型の「サーバー導入モデル」があります。オンプレミス型のプランではクローズドなネットワーク環境で利用することができます。また、ロゴの変更など、要望に合わせて自由にカスタマイズすることも可能です。
＜主な機能＞
- 日本語・英語・中国語に対応
- 一度に最大180分の録画が可能
- アンケート機能で会議中に投票・集計が可能
- メッセージ機能で特定の参加者にメッセージが送信できる
| プラン | 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | 会議の対応人数 |
|---|---|---|---|---|
| ASPモデル | 78,000円/ID | 3,000円/ID | 7日間 | － |
| サーバ導入モデル | 1,078,000円 | 231,200円/年 | 7日間 | － |
FreshVoice
FreshVoiceは、エイネット社が提供しているWeb会議システムです。クリアな音声で音が途切れず、複数拠点から同時に発言することができるのが特長です。
FreshVoiceシリーズには4つのサービスがあり、自社に合ったサービスを導入することができます。FreshVoiceのクラウド版（ASP版）は低価格で導入しやすく、従量課金・定額プランなど自社に最適なプランを選ぶことができます。
また、オンプレミス版もあり、社内ネットワークで安全にWeb会議システムを利用することができます。一般的にオンプレミス版では初期費用の高さがハードルになりますが、FreshVoiceでは「オンプレミスレンタルプラン」が用意されており、導入コストを低く抑えることができます。
無料トライアルやデモンストレーションが可能で、専門のスタッフによる導入サポートを受けることもできます。
＜主な機能＞
- マルチデバイス対応
- 3クリックでWeb会議を開始することができる
- WMV・MP4形式で録画が可能
- 堅牢なセキュリティで覗き見やスキミングを防止
- デスクトップ共有・ドキュメント共有機能
| プラン | 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | 会議の対応人数 |
|---|---|---|---|---|
| フレッシュボイス | 100,000円 | 15,000円〜 | 14日間 | 最大200拠点 |
| LFV （ライト・フレッシュボイス） |
100,000円 | 15,000円〜 | 14日間 | 最大200拠点 |
| オンプレミス型 | 問い合わせ | 問い合わせ | − | − |
| 遠隔相談システム | 問い合わせ | 問い合わせ | − | − |
Active Web Video
インフィニテック社が提供するActive Web Videoは、ブラウザで利用できるWeb会議システムです。ソフトをインストールする必要がなく、Chrome・FirefoxでWeb会議をおこなうことができます。インターネットに接続できる環境であればどこでも利用することができるため、外出先や在宅勤務など、さまざまな場所でWeb会議が可能です。
Active Web Videoには、会議やインサイドセールスなどさまざまなWeb会議に利用できる「Active Web Video」のほかに、ヘルプデスク向けの「Active Web Video for Help Desk」があります。デスクトップ共有で画面を相手に説明しながら対応できるため、問い合わせ対応に便利です。顧客対応や社内のヘルプデスクとして活用できます。
「Active Web Video」「「Active Web Video for Help Desk」はどちらもオンプレミス型に対応しています。
＜主な機能＞
- 使いやすいユーザーインターフェース
- 最大5ユーザーの同時接続が可能
- ビデオ・音声通話、チャット、デスクトップ共有が可能
- ファイル転送で会議資料を送ることができる
| プラン | 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | 会議の対応人数 |
|---|---|---|---|---|
| － | 問い合わせ | 問い合わせ | − | 最大200拠点 |
オンプレミスかつオープンソース（OSS）で使えるWeb会議
Jitsi
Jitsiは、8×8社が提供するオープンソースのWeb会議システムです。ブラウザを使用してWeb会議をおこなうことができます。また、専用のアプリ「Jitsi Meet」をダウンロードすれば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から利用することも可能です。アプリは無料でダウンロードすることができます。
Jitsiには画面共有や挙手機能など、Web会議のコミュニケーションをスムーズにする機能が搭載されています。また、チャットは参加者全員に送れるだけではなく、特定の人に個別にチャットを送ることもできます。
Jitsiは、月額の利用料金がかかりません。システムを構築する際にかかる費用と保守費用のみで利用することができます。クラウドだけではなく、オンプレミスでの利用も可能です。
＜主な機能＞
- デスクトップ共有・挙手機能・チャットなどさまざまな機能
- 管理者機能で画面操作やユーザーの退出などの制御ができる
- GoogleカレンダーやSlackなどのツールと連携可能
| プラン | 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | 会議の対応人数 |
|---|---|---|---|---|
| － | － | 問い合わせ | − | 50人 |
オンプレミス型Web会議システムで安心のテレワークを
いかがでしたか。
テレワークに対応したいという一方で、セキュリティ面の不安を感じている方は多いでしょう。
今回はオンプレミス型のメリットだけでなく、デメリットも合わせて紹介しました。今回紹介したメリットとデメリットを踏まえたうえで、Web会議システムの導入を進めていってください。
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