Web会議システムはGoogle Meetがおすすめ!便利機能を紹介!

Google Meetとは|Googleアカウントで使えるWeb会議

Google Meet

Google Meetは、グーグル社が提供するWeb会議システムです。2020年4月にHangouts Meetから名称が改められました。元々はGoogle Workspace(旧G Suite)の一部の機能として有料で提供されていましたが、コロナ感染拡大に伴うWeb会議の需要増加を受け、Google Meetの機能だけを無料で利用できるようになりました。

Google Meetは、Googleアカウントを持っている人であれば誰でも無料で利用することができます。
すでにGoogle Workspaceを利用していて、Googleカレンダーで会議のスケジュールを管理している場合、カレンダーにある予定からGoogle MeetでのWeb会議をおこなうことができます。そのため、ほかのWeb会議と比べて格段に手軽に利用することができます。

Google Meetを利用するメリット

Google Meetを利用するメリット

これまで、Google Meetとはどのようなものなのかを解説してきました。
Google Workspace(旧G Suite)を利用している企業にとって、Google Meetを利用することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、Google Meetを利用するメリットを紹介します。

Googleの他サービスとの連携が可能

Googleの他サービスとの連携が可能

Google Workspaceを導入している場合、日頃の業務でGoogleカレンダーを利用したり、Gmailを利用したりすることがあるでしょう。Google Meetを利用すれば、これらのグーグル社が提供するサービスと連携して利用することができます。

例えば、Googleカレンダーで会議のスケジュールを予約している場合、会議の参加者を招待しておけば、Googleカレンダーから直接Google Meetを開き、Web会議をおこなうことができます。
また、Gmailのサイドバーにある「会議を開始」「会議に参加」から、Google Meetを起動することができ、業務を効率的に進めることができます。

最大250人までWeb会議に参加できる

Google Meetでは最大250人までWeb会議に参加することができます。
Google Workspaceには3つのプランがありますが、そのなかの無料プランでさえも上限は100人です。会議という形式で利用するのであれば、基本的にほとんどの規模に対応することができるでしょう。

また、300名以下の中小企業や団体であれば、全社員がWeb会議に参加することも可能なので、オンラインで定例会をおこなうときにも活用できます。

また、Googleのアカウントを持っていれば誰でも参加できるため、就活生向けのオンラインイベントやセミナーなどにも活用できるでしょう。

セキュリティに強い

Google Meetを利用するメリットとして、セキュリティに強いことが挙げられます。
前述したとおり、Google Meetは、世界数十億人のユーザーがいるグーグル社から提供されています。すでにこの点から、セキュリティに関しては安心だと思われる方も多いでしょう。具体的にどのようにセキュリティに強いのかは以下のとおりです。

Google Meet及びGoogle Workspaceでは、2段階認証プロセスを導入することができます。認証方法はセキュリティキー・メール・認証システムアプリなどがあり、管理者が選択可能です。
また、Web会議ルームのURLは25種類10文字の複雑な暗号で作成されます。外部の参加者は15分前からでないと入室ができなかったり、ホストから招待される必要があったりなどの制限もあります。

これら以外にも複雑で有効なセキュリティ機能がたくさん備わっています。

Google Meetの便利な機能

これまで、Google Meetとは何か、Google Meetを利用することでどのようなメリットがあるかを解説してきました。ここでは、Google Meetに搭載されている便利な機能を紹介します。

チャット機能

Google Meetの便利な機能

Google Meetには、Web会議をしながらチャットできる機能が搭載されています。
Web会議をすると、回線が混みあっていてネット環境が悪かったり、さまざまな要因によって音声が聞こえない、映像が途切れるといったトラブルが起こります。
このようなトラブルが起こったとき、チャットでお互いの状況を共有することができます。

また、大人数でWeb会議に参加すると、好きなタイミングで発言してしまうと人の会話を遮ってしまうことがあります。大人数で会議をするときは、チャット上で意見を表明したうえで、司会に指名されてから発言するようにすると会議をスムーズに進行させることができます。

画面共有機能

画面共有機能

多くのWeb会議システムには画面共有機能が備わっており、Google Meetにも画面共有機能が搭載されています。

普段、会議をするとき、資料を配ったりスライドを見せたりしながら話すことがあるでしょう。しかし、テレワークでは資料を直接配ることはできません。
画面共有機能は、Web会議でも同じ資料をみてイメージを共有しながら話したいときに役立ちます。見せたい資料をディスプレイに開きながら話をすることで、共通のイメージを持って会議を進めることができます。

字幕機能

字幕機能

Google Meetでは、会話の内容をリアルタイムで字幕表示させることができます。現在は英語の内容を英語で字幕表示させる場合のみ利用することができます。日本語で話した場合は、ローマ字で表示されます。

字幕を表示させることで、外国の方とのコミュニケーションを円滑に進めることができるようになります。また、回線が混みあって聞こえなかったときに字幕を読んで内容を理解することもできます。

外国の方との会議を定期的におこなう場合、Google Meetの字幕機能は役立つでしょう。

Google翻訳を使ってWeb会議の字幕を翻訳する方法

Google Meetの標準機能では、Web会議の英語字幕を和訳することができませんが、Googleの拡張機能(アドオン)を使えばそれが可能になります。

まず、Chromeのウェブストアより「Google翻訳」を追加します。
その拡張機能を有効にした状態でGoogle Meetに参加すると、リアルタイムで字幕を翻訳してくれます。

このように簡単な操作でできるので、海外の方とコミュニケーションを取る機会が多い方々は、ぜひ拡張機能を活用してみてください。

Google Meetの料金|無料プランと有料プランの違い

Google Meetには無料プランと有料プランがあります。ここでは、それぞれのプランについて説明します。

無料プランでは、トライアル期間はなく、常に無料で利用できます。有料プランと比べるといくつかの制限がありますが、基本的な機能は備わっています。
会議には最大100名まで参加することができます。最大会議時間は1時間という制限がありますが、会議の回数に制限は無いので、途中で切れてしまっても問題ないのであれば、無制限なのとあまり変わらないでしょう。プライベートで利用する場合は、このプランで十分です。

有料プランには、Google Meetのみを取り扱うプランはなく、Googleの各サービスをパッケージングしたグループウェアのプランがあります。
まず1つ目は「Google Workspace Essentials」というプランです。このプランでは、会議に最大150人まで参加することができ、300時間まで連続でWeb会議をつなぐことができます。無料プランに比べて制限が緩和されるので、ストレスなく利用できるでしょう。
会議の内容を録画・保存でき、年中無休24時間サポートをしてくれるため、ビジネス向けに利用するのであれば、このプランを含む有料プランがおすすめです。また、このプランでは2週間のトライアルができるので、気になった方は一度お試ししてみてください。

2つ目は「Google Workspace Enterprise」というプランです。3プランのなかで最も機能が充実しています。
このプランは、他のプランと比べてセキュリティがとても優れています。
表に記載した、エンドポイント管理(※1)やセキュリティダッシュボード(※2)以外にも、さまざまなセキュリティ機能が充実しています。また、カスタマーサポートに関しても、指定のアドバイザーが付いてくれるなど非常に充実しているので、急なトラブルが起こった際も安心です。

Essentialsプランを利用してみて、物足りないなと思われた方はEnterpriseプランを導入することをおすすめします。

 
項目 無料 Google Workspace Essentials Google Workspace Enterprise
料金 常に無料 8ドル/月 お問い合わせ
最長会議時間 1時間 300時間 300時間
最大参加人数 100名 150名 250名
会議の回数 無制限 無制限 無制限
ライブ配信 10万人の視聴者
録画・保存
2段階認証
エンドポイント管理
セキュリティ
ダッシュボード
スタンダードサポート
(年中無休24時間対応)
ドライブストレージ 15GB 100GB 無制限

※1:エンドポイント管理
エンドポイントとは、ネットワークに接続されている端末のこと。この機能により、端末の画面ロックや安全なパスワード設定を必須にしたり、特定セッションへのアクセスをブロックしたりすることができる。

※2:セキュリティダッシュボード
管理者はこのダッシュボードを使用して、さまざまなセキュリティレポートの概要を確認できる。(例)特定の期間に外部とのファイル共有の回数がどのように変化したかなど。

Google Meetで手軽にWeb会議を始めよう!

いかがでしたか。
Google Workspace(旧G Suite)を導入している企業にとって、Google Meetは無料で使えるうえにセキュリティが強く、多彩な機能を搭載しているWeb会議システムであるといえるでしょう。
どのWeb会議システムを導入しようか迷っている方は一度、無料プランや無料トライアルを試してみるのがおすすめです。
コロナの感染拡大防止のため、世界中でテレワークが推進されています。ぜひこの機会にGoogle Meetを利用してみてはいかがでしょうか。

また、Google Meet以外にもWeb会議システムはたくさんあります。
サービスによって特徴もさまざまなので、Web会議システムの導入を考えている方はWeb会議システム選び方ガイドを参考にしながら、下の記事もチェックしてみてください。自社に最適なWeb会議システムを導入して、ストレスフリーに働きましょう。

【関連記事】Web会議システム比較20選|価格と機能で比較!無料ツールも

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