予約管理システムとは？システムの基礎知識や導入の効果を紹介！
予約管理システム
2023.08.16
2023.08.16
予約管理システムは予約管理にかかる業務を効率化してくれるシステムです。近年では作業を効率化させるだけでなく、24時間365日自動で予約管理ができるようにしたり、集客力を向上させたりするためにも利用されています。今回は、そんな予約管理システムについて詳しく説明していきます。
予約管理システムとは
予約管理システムといっても、飲食店や会議室のように日時を指定して予約する場合と、英会話教室やフィットネスクラブのように決まった時間やプログラムに対して予約する場合があるでしょう。予約管理システムは業態に合ったものを選んで導入する必要があります。
予約管理システムのメリット
予約管理システムを活用することで予約管理の業務を効率化することができるだけでなく、機会損失を防いだり集客へ活用したりすることもできます。 ここからは、予約管理システムのメリットについて紹介していきます。
機会損失の減少
電話やメール、FAXなどによる予約受付は予約に対応するための人手が必要となるため、多くの人手を割けない店舗などでは予約受付の時間が限られていました。 そのため、予約の意思があっても受付時間外で予約ができないというように見込み顧客を逃してしまっていた可能性があります。しかし、予約管理システムを導入することで24時間365日の自動予約対応が可能になるため、時間的制約によって失っていた見込み顧客の損失を防ぐことができます。
ミスが減る
予約管理システムを活用することによって、複数のデバイスから入る予約情報を一元的に管理できるようになります。 そのため、情報入力のラグや記録の漏れが原因で生じるダブルブッキングや予約の見落としなどのミスを回避することができます。
顧客にとっての利便性が向上する
予約管理システムを導入することで顧客は自分の好きなタイミングで時間を気にせずに予約ができるようになります。 また、電話やメール、FAXなどで予約手続きをする際には日程調整や登録情報の確認など複数回顧客とやりとりをすることもあるため、企業側にとっても顧客にとっても手間がかかります。しかし、予約管理システムは複数の日程候補を一気に表示できたり、情報の登録を1回で済ませたりすることができるので顧客にとっての利便性も向上します。
業務効率が上がる
予約管理を手作業でするとなると手間がかかります。 予約が入ったら予約台帳で予約情報を照会して、日程調整をおこない、予約する相手の情報の登録をし、予約台帳に間違いがないように記載するといった作業が必要になります。予約管理システムを導入することでこれらの作業を一貫して自動でおこなうことができます。 そのため、今まで予約管理に費やしてきた時間を削減することができ、業務効率を向上させることにつながります。
顧客データの蓄積と活用ができる
予約管理システムでは顧客情報をデータとして蓄積したり分析したりすることができます。 顧客データには、顧客の性別や年齢、サービスを利用した時期、利用金額、利用頻度などのデータがあります。これらのデータをもとにマーケティング施策の立案、サービスの質の向上などにつなげることができます。また、顧客の多い時間帯や少ない時間帯を分析することで、スタッフの配置や営業時間の調整などコスト管理へ役立てることもできます。
キャンセルのリスクが減る
予約管理システムには、予約確定のタイミングや予約が近づいたタイミングでメールを自動送信する機能や予約を手元でいつでも確認できる機能などがあります。このような機能を活用することで、キャンセル忘れなどを未然に防ぐことができます。また、多くの予約管理システムはクレジットカード決済などによる事前決済対応しています。 万が一、キャンセルが起こってもクレジットカードからのキャンセル料を請求できるので無断キャンセルによるリスクを抑えることができます。
予約管理システムの機能
ここまで、予約管理システムを活用することで得られるメリットを紹介してきました。ここでは、予約管理システムが備えている機能について紹介していきます。
予約の一元管理
予約管理システムでは、Webの予約ページや電話、メール、Faxなどから入る予約情報を一元管理することができます。 また、予約の受付から日程調整、予約情報の記録、予約のリマインドなど予約管理に必要な一連の業務を一貫して管理することが可能です。
顧客データの管理
予約管理システムでは、顧客の基本情報はもちろん、来店した日付や時間、人数、頻度、予約したサービスのメニューなどの顧客データを管理することができます。 そして、集めた顧客データはCSVで出力して分析へ活用したり、予約管理システム上の簡易分析機能を利用して分析したりすることができます。
メールの配信
予約の確定や変更、キャンセルなどの予約業務に関する通知を自動で配信してくれます。 また、メルマガの配信やクーポンの配信メール、誕生日メールなど顧客データを活用したメールの配信も設定することができます。
複数拠点における予約状況の一括管理
複数の拠点が存在する店舗、事業所の場合、拠点ごとに予約サイトを分けることがあります。 予約管理システムでは、これら複数の拠点の予約情報や顧客情報などをクラウド上で自動でまとめることができ、一括で管理することができます。
予約サイトの作成
Web予約のための予約ページのデザインや予約コンテンツの作成、予約サイトが上位に表示されるためのSEO対策などWeb予約ページの作成を容易にすることができます。
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ほかのサービスとの連携
予約管理システムを外部連携することで集めた顧客データをより有効に活用したり、より多くの顧客に情報を発信したりすることができるようになります。 例えば、CRMシステムと連携した顧客管理やASP（※1）やSNS連携した新規顧客の獲得などの外部連携ができます。※1：ASP ASPとは、Affiliate Service Providerの略で、成功報酬型の広告掲載をしたいメディアとアフィリエイターを仲介するサービスです。
予約管理システムを導入して業務効率と集客力の向上を！
いかがでしたか。 今では多くの店舗・事業所がインターネット上で24時間365日予約をすることができる時代です。 予約管理システムを活用することによって時間にとらわれない予約管理を実現するだけでなく、業務効率を上げたり、顧客データや外部との連携を通じて集客力を向上させることもできます。予約サイトから予約が出来ないことを理由に顧客を逃してしまうのは惜しいでしょう。これを機に、一度予約管理システムを試してみてはいかがでしょうか。
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