人材派遣管理システムとは

人材派遣システムとは、派遣スタッフの登録、求人案件の登録、マッチング案件の管理、就業契約の管理、勤怠の管理ができるシステムのことです。システムによっては、給与計算や管理をすることが可能で、派遣会社の業務を一貫しておこなえるシステムもあります。

したがって、人材派遣システムを導入する際は、具体的に何ができるのか、システムに自社が必要な機能が備わっているのかを確認する必要があります。

今回は、人材派遣システムでできることや選定時のチェックポイントと合わせて、それぞれのシステムをチェックしていきましょう。

人材派遣管理システムでできること

まずは、人材派遣システムでできることを紹介していきたいと思います。これらのことができることによって、派遣業務を大幅に効率化することができます。

派遣管理システムでできること①：派遣スタッフの情報を登録して管理することができる

人材派遣システムでは、派遣スタッフの情報を登録して管理することができます。派遣スタッフの名前や住所、連絡先などの基本的な情報から、派遣スタッフとの対応履歴まで登録することが可能です。登録した派遣スタッフの情報は、検索機能によってすぐに見つけ出すことができます。このように派遣スタッフの情報を管理することで、社内での派遣スタッフの情報共有にも役立ちます。

派遣管理システムでできること②：求人案件と派遣スタッフのマッチングができる

人材派遣システムでは、登録している派遣先企業の求人案件のなかから、条件に合う派遣スタッフをマッチングさせることができます。このマッチング機能を活用することで、派遣スタッフに素早く正確に求人案件を紹介することができます。

派遣管理システムでできること③：派遣スタッフごとの契約情報を一元管理できる

従来は、個別契約情報を紙で管理していたことが多く、その管理に手間がかかっていました。しかし、人材派遣システムでは、派遣スタッフごとの業務内容や派遣期間などの個別契約情報をシステム上で管理することができます。そのため、従来の管理方法よりも管理がしやすくなり、業務の負担を減らすことが可能です。

派遣管理システムでできること④：派遣スタッフの勤怠管理や給与計算が円滑になる

派遣元企業は、派遣スタッフの勤怠管理や給与計算に多くの工数を割いています。まず、派遣先企業が派遣スタッフの出勤データを承認し、そのあとに派遣元企業が承認された勤怠データを確認します。

そして、派遣元企業はその勤怠データをもとに、派遣先企業への請求額と派遣スタッフへの給与額を確定させます。このように派遣スタッフの勤怠管理や給与計算は、三者間でのやり取りが煩雑で問題が発生しやすく、業務工数がかかってしまう傾向があります。

しかし、人材派遣システムでは、派遣スタッフの勤怠データをシステム内で一括管理をすることができます。そのため、派遣スタッフの勤怠管理から給与計算までの業務を円滑に進めることが可能です。

特に派遣スタッフの出勤データをタイムシートで管理していた場合、配布や回収にかかる手間を省くことができます。人材派遣システムを活用することで、今までかかっていた勤怠管理の業務工数を削減することが可能です。

人材派遣管理システムの選定時のチェックポイント

続いて、人材派遣システムの選定時のチェックポイントを紹介していきます。導入前にこれらのポイントを押さえておくことで、システムを選ぶ際に役立ちます。自社に合うシステムを見つけるためにも、以下のような視点から確認していきましょう。

派遣管理システムの選定時のチェックポイント①：マッチング機能が充実しているのか

マッチング機能とは、登録している派遣先企業の求人案件に対して、その条件に合う派遣スタッフをマッチングさせることができる機能です。必要な資格や実務経験などが登録された求人案件に合う派遣スタッフを探すことができます。

そして、マッチング後は契約書を作成することができます。このようにマッチング機能では、求人に合う派遣スタッフを簡単に探すことができ、その後の契約処理もスムーズにおこなうことが可能です。

派遣管理システムの選定時のチェックポイント②：給与計算システムとの連携が可能か

人材派遣システムを選定する際は、給与計算システムと連携ができるかどうかもチェックしておきましょう。給与計算システムと連携することで、派遣スタッフの勤怠データを元に給与が計算されて、最小限のデータ入力で給与計算をすることができます。その結果、給与計算の業務を大幅に効率化させることが可能です。

人材派遣システムによっては、すでに給与管理機能が備わっていて、派遣スタッフの給与計算ができるシステムもあります。給与管理機能が備わっているのかも合わせてチェックしていきましょう。

派遣管理システムの選定時のチェックポイント③：勤怠管理機能が備わっているか

勤怠管理機能は、派遣スタッフの勤怠管理と給与計算を効率化させるうえで、欠かせない機能です。勤怠管理機能の活用によって、派遣スタッフからの勤怠実績の回収や派遣先企業への確認作業、派遣スタッフごとの労働時間の集計を簡単におこなうことができます。その結果、月次におこなう勤怠管理、給与計算などの工数を削減することができます。

また、勤怠管理機能が備わっているのかと同時に、スマホやタブレット上での打刻ができるのかも確認しましょう。現場によっては、PCの利用ができなかったり、ネットの環境が整っていなかったりするケースがあるため、正確な時刻で出退勤ができない場合があります。

そのため、スマホやタブレットで打刻をすることができれば、このような場合でも正確な打刻を残すことが可能です。そうすることで、派遣元企業は派遣スタッフの勤怠状況をリアルタイムに把握することができます。人材派遣システムの選定時は、勤怠管理機能が備わっているかと同時に、スマホやタブレット上での打刻ができるのかもチェックしておきましょう。

人材派遣システムを使って業務効率を向上させよう

自社に合う人材派遣システムは見つかりましたか？さまざまな人材派遣システムのなかから、自社に合うシステムを見つけるためには、自社にとって必要な機能を明確にすることが重要です。また、それぞれのシステムにどの機能が備わっているのかも把握する必要があります。今回紹介したシステムごとの機能を参考にして、自社に合う人材派遣システムを見つけてみてください。