経費精算とは

経費精算とは、事業を運営するうえでかかった費用を立て替えて、負担した従業員に払い戻すことを指します。経費精算では、従業員が事業に関連する費用の支払いをした証拠として、経費精算書と領収書を提出します。その後、支払い内容を経理担当が確認し、経費として認められるものと判断すれば従業員に費用が払い戻され、認められないと判断した場合は従業員の自己負担となります。

経理担当者がもし事業と関係のない費用を経費として認めてしまうと、会社の損失となるだけでなく、税務調査が入った場合に指摘される可能性もあるため、経費精算では厳しくチェックをおこなう必要があります。

このように、経費精算業務は経営にとって必須な機能なため、経理の業務効率化が企業に与える影響は大きく、近年では経費精算をいかに効率的におこなうかが注目されています。

経費の種類

「事業を営むうえでかかる費用」というものの、経費精算の対象となるケースは幅が広く、何が経費にあたるのか曖昧な場合もあります。ここでは、経費を分類する仕訳の際に一般的に使用される勘定科目を紹介します。

また、以下の記事では、経費精算のルールを定めるうえで押さえるべきポイントを紹介しています。勘定項目についても言及しているので、これから経費精算の効率化に着手する前にぜひご覧ください。

経費精算の具体的な流れ

実費精算の場合、基本的に経費精算は下記のような流れでおこなわれます。

1. 従業員は経費を立て替え精算して領収書を受け取る
2. 経費精算申請書を作成して領収書と一緒に提出する
3. 上司や管理者などの承認者による確認を経て経理に提出する
4. 経理担当者は申請書の内容を確認して会計処理をおこなう
5. 従業員が立て替えた代金を給与と同時に精算する

このように、経費精算には、複数の工程があり、多くの人が関わります。そのため、途中で手続きが滞ってしまうなどの課題や問題点があります。なお、仮払金を使った精算の流れを知りたい人は、下記の記事を参考にしてみてください。

経費精算の課題や問題点

ここでは、経費精算の具体的な課題や問題点について詳しく紹介します。

領収書の項目を手入力で対応している

今でも紙やExcelを利用して経費精算をおこなっている企業は多いのではないでしょうか。

紙に記載された領収書を手打ちで入力していると膨大な時間を要してしまったり、入力ミスによって手戻りが起こってしまったりします。このような業務が積み重なり、経理担当者の負担が大きくなっている可能性もあります。

計算ミスが発生しやすい

従業員からの申請書やレシート・領収書の内容などを手入力していると、途中で計算ミスが発生しやすくなります。計算ミスにより従業員に支給する経費精算額を間違えてしまうと、トラブルにつながる恐れがあります。また、計算間違いを減らそうと、二重チェックなどを設けると、それだけ人件費が大きくなります。

不正利用の恐れがある

紙やExcelを使用して経費精算をおこなっている場合、第三者によって書類を持ち出され改ざんされるリスクがあります。また、バスや電車などの交通機関を利用する場合、負担軽減の観点から、領収書の提出を不要としている会社もあるかもしれません。その場合、従業員が交通費を水増しして請求しているケースもあります。このように、アナログ的な方法で経費精算していると、不正利用の恐れがあります。

申請・承認に手間がかかる

紙の申請書を利用して経費精算をおこなっている場合、従業員は経費精算申請書を作成して、上司から承認印をもらう必要があります。上司が出張などでオフィスにいない場合、申請書をすぐに届けられず、承認までに時間がかかる可能性があります。また、上司から承認を受けた後も、郵送や手渡しで経理に提出しなければならず、従業員が申請書を作成してから経理担当者が精算処理をおこなうまでに大きな手間がかかります。

証拠書類の管理が大変

経費精算をおこなうには、経費精算申請書やレシート・領収書などの証拠書類を保管する必要があります。原則として証拠書類は7年間保管しなければなりません。（※1）

経費精算の頻度が多い場合、紙の状態で領収書を保管していると、大きな保管スペースが必要になります。また、後から必要な領収書を見つけ出すのにも時間がかかります。さらに、管理体制を徹底していないと、紛失・盗難などの被害にあう恐れもあります。

（※1）記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

リモートワークに対応できない

政府による働き方改革の影響も受けて、リモートワークを取り入れる企業が増えています。しかし、紙で経費精算をおこなっている場合は、申請書の作成や押印、領収書の提出などのために、オフィスに出社しなければなりません。そのため、リモートワークに上手く対応できないという問題点があります。

経費精算を効率化するための方法

ここでは、経費精算を効率化するための方法について詳しく紹介します。

無料アプリを導入する

経費精算を効率化するためには、無料アプリの導入を検討してみるのもおすすめです。交通費計算アプリやワークフローアプリなどを個人単位で導入すると、申請や承認の手間が減り、業務の効率化につながります。

法人カードやICカードを導入する

経費精算で立て替え払いをしていると、申請書の作成や領収書の提出など、従業員に負担がかかります。法人カードやICカードを使用して経費の支払いをおこなえば、経理担当者は利用履歴を確認するだけで会計処理ができるので、業務の効率化が期待できます。また、利用履歴が残ることで、不正利用を防止することにもつながります。

経費精算システムを活用する

経費精算システムとは、煩雑な経費精算業務をIT化し、効率化を推進するシステムのことです。

経費精算システムを活用することで、経費申請のチェックや経費精算業務をシステム上で完結させることができます。また、法人カードやICカードと連携できるシステムを利用すれば、入力・計算を自動化して、より業務を効率化することが可能です。

既存システムを連携させる

会計ソフトや給与計算システム、経費精算システム、勤怠管理システムなどを既に導入している企業もあるかもしれません。その場合、既存システムを連携させることで、データ入力の手間がなくなり、業務を効率化させることができます。たとえば、会計ソフトと経費精算システムを連携させれば、従業員が経費精算システムで入力した経費データを、自動で会計ソフトの仕訳データに反映させることが可能です。

経費精算システムで業務を効率化するメリット

経費精算システムを導入することで、経理業務の効率化に対してどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、経費精算システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

経費精算にかかる経理担当の工数が減らせる

経費精算システムを導入することで、これまでおこなっていたExcelや管理ソフトへの入力作業のための時間が削減され、経理担当の工数を大幅に削減することができます。

経費精算システムには、仕訳作業や勘定科目への自動入力、法人カードやICカードとの連携機能などの便利な機能が数多く搭載されています。

このような機能を活用することでアナログでおこなっていた業務を効率化でき、経理担当が本来取り組むべきほかの業務に従事し、企業の成長に寄与する機会が増えることになります。

経費精算に関するミスを減らせる

経費精算システムを活用した経費申請では、システム上で承認作業、経費精算業務、その後の会計ソフトとの連携をおこなうことができます。システム上で一連のフローを一元管理することで人の手が介在する数が減り、作業漏れや作業重複などのミスを防ぎ、効率的に経費精算業務をおこなうことが可能です。

不正申請のチェックを効率的におこなえる

交通費や宿泊費などの必要経費が適切なものなのかを逐一チェックする作業は、経理担当の業務を圧迫します。

経費精算システムには地図ソフトや経路検索ソフトと連携して、自動で最適な金額を算出してくれるものもあります。そのようなオートメーション機能を活用することで、不正申請チェックをより効率的におこなうことが可能です。

各支店・支社の経費精算もまとめて一元化できる

企業によっては、さまざまな地域に支社や支店を構えていることがあるでしょう。このような場合でも、各支店や各支社の従業員が経費申請をシステム上でおこない、場合によっては領収書をデータ化して添付するだけで申請が完了します。

したがって、各支店や各支社の経費精算をシステム上で一元管理することができるようになります。また、システム上では勘定科目ごとや支店ごとにソートをかけて確認できるため、効率的に経費精算の情報を管理をすることができます。

従業員の経費申請に要する無駄な時間も減らせる

経費申請を毎月後回しにしてしまい、月末にまとめて提出している人も多いのではないでしょうか。月末は多くの社会人にとって忙しい時期であるにも関わらず、経費精算に関する業務に時間を取られてしまうと業務が圧迫されてしまいます。

経費精算システムを導入すれば、経費申請に関わる手続きが簡素化され、月末に集中してしまう経費申請業務にかかる時間を軽減させることができます。

ペーパーレス化できる

経費精算システムを活用すれば、経費精算申請書や領収書などを電子化してやりとりできるので、ペーパーレス化につなげることができます。経費精算で使用した書類は、システム上で管理できるため、検索機能で探している書類を素早く見つけ出すことが可能です。また、紛失・盗難などのセキュリティリスクも減らすことができます。

多様な働き方を推進できる

経費精算システムを導入すれば、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、場所を問わず経費精算業務をおこなうことができます。OCR機能を搭載した経費精算システムを導入すれば、領収書も電子化して簡単に提出することが可能です。これにより、自宅や外出先からでも経費の申請や承認、会計処理ができるようになり、多様な働き方を推進することができます。

経費精算システムで業務効率化を図る際の注意点

ここでは、経費精算システムで業務効率化を図る際の注意点について詳しく紹介します。

導入・運用コストがかかる

経費精算システムを導入・運用するには、コストがかかります。クラウド型やオンプレミス型などの形態によっても料金は変わります。費用負担の観点から経費精算システムの導入に踏み切れないという企業も少なくないでしょう。

まずは経費精算システムの導入・運用にかかるコストと、経費精算システム導入後に削減されるコストを見積り、費用対効果を検証するのがおすすめです。また、無料トライアル期間のある経費精算システムを導入すれば、使用感を確かめてから導入するかを決めることができます。さらに、サポート体制が充実しているベンダーを選べば、安心して経費精算システムを導入・運用することが可能です。

自社のニーズにあった経費精算システムを導入する

経費精算システムには、多くの種類があります。必要な機能が搭載されていないシステムを選んでしまうと、料金だけがかかり、業務効率化につながらない恐れがあります。

まずは自社の経費精算の課題や問題点を洗い出し、経費精算システムの導入目的を明確にしましょう。目的に応じて必要な機能を明らかにすることで、自社のニーズにあった経費精算システムを見つけることができます。

ワークフローを設定しなければならない

紙やExcelから経費精算システムに経費精算のやり方を切り替える場合、ワークフローを設定し直す必要があります。たとえば、不正申請を防ぐために承認者は何人必要か、電子領収書の場合と紙の領収書の場合でどのようなフローにするのかなどを決める必要があります。

理解しやすいワークフローを設定しないと、従業員は混乱を招き、社内にシステムが定着しない恐れがあります。まずは小さな部署に経費精算システムを導入してみるなど、段階的にシステムを導入していくのも一つの手です。

社内ルールの見直しが必要になる

経費精算システムを導入すると、従来の社内ルールでは通用しない可能性があります。たとえば、経費精算の申請期限や領収書の提出方法などを明確にしておくことが大切です。なお、社内ルールを変更したら、きちんと従業員に周知することも重要です。また、社内規則の変更点をまとめた資料を全社に展開することで、紙からシステムに切り替わっても、従業員はスムーズに経費精算業務をおこなうことができます。

自社に最適な経費精算システムで、経費精算をもっと効率的に

経費申請のチェックや再入力作業など、経理担当は手間のかかる作業に多くの時間を割いています。また、従業員も経費申請書の作成や提出に時間や手間がかかっています。経費精算システムを導入すれば、すべての従業員が煩雑な経費精算業務を効率的におこなうことができるようになります。ただし、経費精算システムにはさまざまな種類があるので、複数のシステムを比較したうえで、自社にとって最適なものを選ぶことが大切です。

以下の記事では、無料で使える経費精算システムを選ぶ際に役立つポイントをまとめています。自社でシステムの導入をする前に、ぜひチェックしてみてください。