請求書の封筒の書き方や折り方|「請求書在中」は必要?

紙の請求書を発行するには、印刷・封入・郵送といった作業が必要になります。請求書の封筒には、書き方や入れ方などのマナーがあります。請求書の封筒をきちんと作成することで、スムーズな取引につなげることが可能です。
当記事では、請求書の封筒の宛名や「請求書在中」などの書き方や、請求書の折り方、封筒への入れ方、請求書の発行業務を効率化させる方法などを解説します。請求書の封筒の書き方などの扱い方について知識を深めたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

請求書の封筒の書き方の基本

ここでは、請求書の封筒の基本的な書き方について詳しく紹介します。

請求書の封筒(表面)の書き方

請求書の封筒(表面)には、主に下記の内容を記載します。

  • 取引先の住所(郵便番号を含む)
  • 取引先の宛名
  • 「請求書在中」の添え字

住所や宛名、添え字などは、封筒が縦型なのか横型なのかで書き方のマナーが異なるため、注意が必要です。

郵便番号は、書く枠があるかどうかに関係なく記載します。また、住所は、都道府県から記載し始めます。なお、郵便番号によって、都道府県などを特定できるため、都道府県を記載しなくても書類を確実に届けることが可能です。しかし、請求書などの重要な書類の場合には、丁寧に都道府県から記載し始めるのがマナーといえます。

宛名は、住所より大きい文字で記載します。そして、「請求書在中」の添え字を記載し、封筒や請求書のサイズや重さにあわせた切手を貼り付けます。

請求書の封筒(裏面)の書き方

請求書の封筒(裏面)には、主に下記の内容を記載します。

  • 差出人の住所(郵便番号を含む)
  • 差出人の会社名・部署名・個人名
  • 送付日
  • 封じ目

封筒の裏面は、封筒が縦型なのか横型なのかだけではなく、継ぎ目の有無によって、住所や氏名などの書き方が異なるため注意が必要です。継ぎ目がある場合には、継ぎ目の右側に住所、左側に氏名を記載します。一方、継ぎ目がない場合には、住所や氏名などを左側に寄せて記載します。

郵便番号は、封筒の裏面に書く枠がある場合には、そこに記載します。一方、記載枠がない場合には、差出人の住所の上に記載します。住所は、宛名と同様に都道府県から記載します。請求書の封筒に記載する送付日は、左上に記載します。

そして、未開封であることを明示するために、「〆」「封」「緘」といった封じ目を封の中央に記載します。また、封じ目が「×」にならないように注意しましょう。

請求書の封筒の宛名の書き方

ここでは、請求書の封筒の宛名の書き方について詳しく紹介します。

宛名が会社名や部署の場合

宛名が会社名や部署の場合、敬称には「御中」を使用します。「御中」は会社名や部署から、一文字分空けて記載します。たとえば、○○株式会社や、××株式会社の経理部宛に請求書を送付する場合には、封筒の宛名には「○○株式会社 御中」「××株式会社 経理部 御中」と記載します。

会社名を記載するときは、「株式会社」の位置に気を付けましょう。また、「株式会社」を「(株)」と省略するのはマナー違反です。

宛名が担当者の場合

宛名が担当者(個人事業主を含む)の場合、敬称には「様」を使用します。「様」も「御中」と同様で、担当者名から一文字分空けて記載します。たとえば、○○株式会社の営業部の××××(営業部長)宛に請求書を送付する場合には、「○○株式会社 営業部 営業部長 ×× ×× 様」と記載します。

「御中」と「様」を併用することはできないため、会社名・部署名・担当者名を記載するときは「様」を使用し、「御中」は記載しないように注意しましょう。

封筒に「請求書在中」は必要?

封筒に「請求書在中」を記載しなければならないというルールはありません。しかし、企業によっては、請求書だけではなく、さまざまな書類が郵便物として届きます。

そのため、「請求書在中」と記載があると、取引先は一目で封筒のなかに請求書が入っていることが理解できるため、重要な書類であることを素早く取引先に伝えることが可能です。

「請求書在中」を記載するときは、手書きでも問題ありませんが、請求書を送付する機会が多い場合には、業務効率化のためにスタンプを使用するのがおすすめといえます。また、色は目立つ色がおすすめですが、赤を使用すると、取引先に「赤字」を連想させてしまうこともあるため、青を使用するのが無難かもしれません。

請求書の折り方・封筒への入れ方

ここでは、請求書の折り方や封筒への入れ方のポイントについて詳しく紹介します。

請求書の折り方のコツ

請求書は封筒の種類にもよりますが、長形3号の封筒を使用する場合には、請求書を三つ折りしたうえで、封筒に入れる必要があります。

請求書を三つ折りにする場合、「請求書」などの表題が一番上になるように、最初に下から折った後、上から折ります。こうすることで、取引先は開封したときに、すぐに請求書が入っていることを確認することが可能です。

請求書の封筒への入れ方のコツ

請求書を封筒に入れるときも、封筒の種類によって異なりますが、三つ折りにした請求書を封筒に入れる場合は、封筒を裏返して、請求書の上端が右になるように差し込みます。こうするのも、取引先が開封したときに、すぐに請求書が入っていることを確認できるようにするためです。

そして、書類を汚さないためにも、封筒に請求書を入れる前に、封筒に宛名や住所、「請求書在中」を記載するのがおすすめといえます。

請求書の送付に使う封筒の種類

請求書を送付するときに使用する封筒には、主に長形3号(長3)と角形2号(角2)の規格のものが使用されます。

請求書にはA4の用紙が使用されることが多く、長形3号の封筒の場合は、請求書を三つ折りにしたときに合います。また、角形2号の封筒の場合は、請求書を折らずともそのまま入れられます。

そして、請求書は「信書」に該当する重要な書類の一つであるため、自社と取引先以外には知られないように、中身が透けにくい色を使用することが大切です。また、クラフト紙の封筒や、二重封筒、透け防止加工のされた封筒などを使用するのも、中身が見えないようにするための対策としておすすめといえます。

請求書は手渡しでも大丈夫?

請求書の渡し方には、法的に決まったルールはないため、手渡しでも問題はありません。ただし、手渡しの場合には、直接取引先の会社に赴く必要があるため、双方に負担がかかる可能性もあります。そのため、取引先と請求書の送付方法について、話し合ったうえで、請求書の手渡しをおこなうかを決めることが大切です。

請求書を手渡しする場合にも、正しい方法で封筒に請求書を入れて、封筒の中身が請求書であることを取引先にわかるようにしましょう。また、期日までに支払いがきちんとおこなわれるように、手渡しで請求書を渡した後に、場合によっては電話やメールなどで、取引先の処理状況を確認することがおすすめです。

請求書の封入作業を楽にするには?

請求書の封入業務を効率化するには、請求書発行業務の代行サービスを利用したり、請求書発行サービスを導入したりする方法があります。

請求書の業務などに手間がかかっており、本来の業務に集中したいと考えている場合には、請求書発行業務の代行サービスを利用するのがおすすめです。

また、請求書発行サービスを導入して、請求書を電子化して管理する方法があります。この場合には、請求書をメールやオンライン上で送付できるため、封入作業が不要になります。そのため、コストの削減や業務効率の向上が期待できます。ただし、請求書を電子化する場合には、取引先の承諾を得たり、電子帳簿保存法などの要件を満たしたりする必要があります。

このように、請求書の封入作業を効率化させたい場合には、目的を明確にしたうえで、複数のサービスを比較し、自社にあった方法を採用することが大切です。

請求書の封筒の書き方・入れ方をマスターしよう!

請求書の封筒には、宛名や添え字などの書き方のマナーがあります。取引先に不信感を与えず、請求書が入っていることを確実に伝えられるように、請求書を折ったり、封筒に入れたりすることが大切です。

請求書の発行には、封入だけではなく、印刷や郵送などの業務負担もあります。近年では、電子帳簿保存法やe-文書法の改正により、請求書の発行業務を軽減するために、請求書を電子化して管理する企業も増えています。そのため、封入業務をなくしたい方は、請求書発行サービスを導入するのも一つの手です。

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