請求書とは|意味や役割、見積書や発注書との違いを解説!

ビジネスでは、請求書や見積書、発注書、検収書、発注書といったさまざまな種類の書類を扱います。請求書とは、取引先に支払いを請求するための書類ですが、役割やほかの書類との違いについて気になる方も少なくないでしょう。

当記事では、請求書がなぜ必要なのか、請求書の記載内容・数え方・単位・法的効力、請求書と見積書、発注書などの違いについて解説します。請求書の知識を深めたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

請求書とは?なぜ必要?

請求書とは、辞書によると、物品や代金の支払いなどを請求するために出す文書を指します。ただし、請求書の発行については法律で義務付けられていません。そのため、請求書がなぜ必要なのか気になる方もいるかもしれません。

請求書を発行する主な目的は、取引先から受けた商品やサービスなどに対する対価を円滑に受け取ることです。

請求書を発行し、内容や金額、支払期限などを明確にすることで、自社と取引先の間の認識の不一致を防ぎ、適切な支払いをおこなうことができます。また、請求書は、取引内容を適切に証明する役割もあるため、税務調査がおこなわれたときに、取引についての証拠書類として役立ちます。

請求書は英語で何と言う?

請求書は、英語では「invoice」と表現します。なお、「invoice」には、送り状や納品書などの意味も含まれます。そのため、「invoice」は請求書に限らず、幅広い意味で使用されることもあるため、どのような書類を指しているのかは、取引相手や書類内容などから確認することが大切です。

また、請求書は「bill」と呼ばれることもあります。しかし、「bill」は飲食店などにおける勘定書の意味合いが強いため、BtoBのビジネスにおける取引などで使用する請求書は「invoice」で表現します。

請求書に記載する内容

国税庁の資料をもとに、請求書に記載が必須な項目は、下記の通りです。

  • 請求書の作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 税率ごとに区分して合計した取引金額(税込)
  • 請求先の氏名または名称

これらの項目を押さえていれば、請求書として問題はありません。なお、小売業や飲食店業、タクシーなどを営む事業者が交付する請求書については、「取引先の氏名または名称」の項目を省略できます。

また、請求書のフォーマットや書き方については、決まったルールがないため、取引先に確認するなど、支払いがスムーズにおこなわれるように作成しましょう。

たとえば、必要に応じて下記の項目などを付け足すこともあります。

  • 請求日(請求書を発行した年月日)
  • 請求書番号
  • 支払期限
  • 振込先(振込をおこなう口座番号など)
  • 特記事項

請求書番号は、取引先や請求書が複数ある場合に、管理しやすくするために付与することがあります。

請求書の単位・数え方

請求書の数え方には、一般的に「枚」という単位が使用されます。請求書は郵送で送付することが多いため、数え方には「通」という単位が使用されることもあります。また、請求書の取引数を考える場合には、数え方に「件」を用います。そして、請求書を手紙のように考え、数え方に「葉」という単位が使用されることもあります。

このように、請求書にはさまざまな数え方がありますが、何を指しているのかを適切に把握することが大切です。

請求書の「本書」とは?

請求書の「本書」とは、請求書の「原本」を指します。なお、本書には、辞書によると、「主となる文書」「正式の文書」「基準となる本」といった意味があります。請求書は、改ざんや不正会計などを防ぐために、原則として原本で保存する必要があります。

ただし、電子帳簿保存法の改正などにより、一定の要件を満たせば、請求書を電子化して管理することが可能です。そのため、請求書を電子化すれば、紙の原本を破棄して、ペーパーレス化を推進することができます。請求書をデジタル化して管理する場合には、見読性や検索性、真実性、セキュリティなどに注意して、システムを導入することが大切です。

請求書と見積書、発注書などの違いとは?

ここでは、請求書と見積書、発注書、検収書、契約書の違いについて詳しく紹介します。

請求書と見積書の違い

見積書とは、提供する商品やサービスなどの金額や数量、納期などの取引内容を受注者が発注者に対して、契約を交わす前に提示する書類のことです。

見積書によって、発注者は契約する前に内容を確認したうえで、取引をおこなうのかを検討することができます。場合によっては、見積書を参考に価格などを交渉をすることが可能です。

そして、請求書と見積書では、請求書は取引が完了した後に発行する書類であるのに対して、見積書は取引の契約を交わす前に発行する書類という違いがあります。そのため、取引金額は、基本的に見積書の段階では確定していませんが、請求書の段階では確定しています。

請求書と発注書の違い

発注書とは、注文書と呼ばれることもあり、商品やサービスなどを発注するときに、注文の意思表示をおこなうために、発注者が受注者に対して提示する書類のことです。

発注書は、受注者から受け取った見積書を確認したうえで発行します。原則として発注書だけでは、一方的な意思表示に過ぎず、法的効力はもたないため、契約としては成立しません。

ただし、受注者は発注書を受け取ることで、注文ミスや納品ミスなどの認識違いによるミスを防ぐことができます。

請求書と発注書の大きな違いは、発行者が異なることです。請求書は受注者が発注者に対して発行しますが、発注書は発注者が受注者に対して発行します。

請求書と検収書の違い

検収書とは、商品やサービスなどが、発注通りの内容であったことを証明するために、発注者が受注者に対して掲示する書類のことです。

検収書には、「商品が違う」「数量が不足している」といったトラブルやクレームを防止する役割があります。

請求書と検収書の大きな違いは、発注書のときと同様で、発行者が異なることです。検収書は請求書とは異なり、発注者が受注者に対して検品の証明として発行します。

なお、検収書によって、請求書発行の手間をなくすことも可能です。たとえば、「検収が完了したら、発注者は受注者に対して代金を支払う」という取り決めをしていれば、発注者は請求書を受け取らずとも、検収書を発行して、支払手続きをおこなうことができます。

請求書と契約書の違い

契約書とは、契約が締結されたことを証明する書類のことです。契約書には、売買契約書や賃貸借契約書、請負契約書、委任契約書といったさまざまな種類があります。

なお、契約は口頭でも成立します。ただし、口頭契約の場合、契約内容などの証拠が残らないため、トラブルが発生するという恐れがあります。そのため、契約書として書面で契約を交わすことが大切です。また、口頭契約や書面契約だけではなく、電子契約をおこなうこともできます。

請求書と契約書の違いは、契約書には強い法的効力があることです。そのため、契約違反が生じた場合には、契約解除や支払請求、損害賠償請求などを取引相手に求めることができます。

請求書と明細書・支払明細書との違い

明細書とは、辞書によると、「数量・金額などを項目別に細かく書き出したもの」を意味します。明細書には、請求明細書や支払明細書といった種類があります。

請求明細書とは、提供した商品やサービスの数量や金額などの内訳が細かく記載された書類のことです。請求書と請求明細書の違いは、明細が記載されているかどうかです。請求明細書には、数量や金額などの内訳が細かく記載されています。

支払明細書とは、支払いが確定した際に発行される書類であり、数量や金額などについて細かく記載されています。支払明細書には、レシートやクレジットカードの明細書、給与明細書などさまざまな種類があります。支払請求書は、請求明細書や請求書と異なり、支払いの要求はありません。

請求書の法的効力は?

請求書を送付しただけでは、原則として法的効力をもちません。そのため、取引内容を記載した契約書を交わすなど、双方が合意したことを証明できる証拠を残すことが大切です。

また、民法第166条により、請求書の有効期限は5年間です。請求書を取引先に送付しても、支払いがされない場合には、書留郵便で内容証明書を送付すると、取引先に入金するように強く警告することができます。

そして、請求書は、電子帳簿保存法の改正により、電子化して管理することが可能です。なお、電子取引に該当する場合には、電子データの状態で保管する必要があります。ただし、2023年12月31日までに⾏う電子取引については、受け取った電子データをプリントアウトして保存し、税務調査などのときに提示・提出できるようにしていれば問題ありません。

請求書の基礎知識を理解して業務をおこなおう!

請求書は、受注者が発注者に対して発行し、取引内容や金額、年月日などを明確にすることで、スムーズに支払いの取引をおこなうことができます。

請求書には、決まったフォーマットはありませんが、記載が必須な項目もあるため、作成する際には注意が必要です。また、電子帳簿保存法の改正などにより、請求書を電子化して管理することができます。請求書の役割や効力などを正しく把握して、トラブルが生じないように業務をおこないましょう。

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