ペーパーレス化はSDGsにつながる?取り組み事例を紹介

多くの人がPCやスマートフォン、タブレット端末を持っている現代では、これまで紙媒体で扱っていたものを電子ファイルに移行するペーパーレス化が進んでいます。
ペーパーレス化により、これまで紙媒体の作成や管理などにかかっていたコストをカットできるのがポイントです。

昨今、世界では持続可能な開発目標「SDGs」という言葉をさまざまな場面で目にします。
SDGsの一つである環境保護の観点からみても、不要な紙媒体を減らしていくペーパーレス化は重要な取り組みです。

今回は、ペーパーレス化によるSDGsへの取り組みについて詳しく紹介します。

多くの人がPCやスマートフォン、タブレット端末を持っている現代では、これまで紙媒体で扱っていたものを電子ファイルに移行するペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス化により、これまで紙媒体の作成や管理などにかかっていたコストをカットできるのがポイントです。

昨今、世界では持続可能な開発目標「SDGs」という言葉をさまざまな場面で目にします。SDGsの一つである環境保護の観点からみても、不要な紙媒体を減らしていくペーパーレス化は重要な取り組みです。今回は、ペーパーレス化によるSDGsへの取り組みについて詳しく紹介します。

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化は紙媒体を電子化して保存や運用をおこなうことをいいます。これまで、企業の活動には契約書や資料、紙帳票などの多くの紙媒体が扱われてきましたが、デジタル技術の発展により、これまでは紙媒体で扱っていたものが、電子ファイルとして保存や運用できるケースが増えています。

ペーパーレス化とは、ビジネスで使われるだけではありません。ほかにも、エンターテイメントのチケットや書籍も電子化され、ペーパーレ化がおこなわれています。

SDGsとは?

SDGsとは、持続可能な開発目標(Sustainable Development Goals)のことです。(※1)2015年9月におこなわれた国連サミットにおいて採択された、よりよい世界を目指すための国際的な目標です。

全部で17のゴールと169のターゲット、231の指標が決められており、日本も積極的に目標達成のための取り組みを行なっています。

日本国内では、2016年5月にSDGs推進本部が設置され、SDGsへの貢献の可視化を目的に2017年から「SDGsアクションプラン」を策定しています。(※2)SDGsアクションプランは優先すべき8つの課題が掲げられており、達成のための取り組みが求められるでしょう。

(※1)SDGsとは?|外務省

(※2)持続可能な開発目標(SDGs)達成に 向けて日本が果たす役割|外務省

ペーパーレス化はSDGsにつながる

SDGsで挙げられている課題の一つに、環境問題があります。紙を作るには、木が必要です。大量に紙を消費することが、森林の破壊につながります。地球から緑が減っていけば、地球温暖化や大気、水質汚染の深刻化に至ってしまうでしょう。

これからの時代、環境問題を見直すためには、今ある緑を守っていくことが必要です。そこでそのための取り組みの一つとして実践すべきなのが、ペーパーレス化です。SDGsは17の具体的な目標を挙げていますが、ペーパーレス化はそのうち3つの項目に対して関連性があります。

  • 12. つくる責任つかう責任
  • 13. 気候変動に対する具体的な対策
  • 15. 陸の豊かさも守ろう

企業の成長は、社会的にみた評価がとても重要です。SDGsに対する取り組みは、社会への貢献として企業イメージへの向上やブランディングといった面でポイントとなります。

ペーパーレス化のメリットとデメリット

ペーパーレス化には主に、コスト削減や環境保護、業務改善による効率化などの目的があります。これらのためにペーパーレス化は実施されますが、それによるメリット、また忘れてはいけないデメリットが存在するのでそれぞれ確認しておきましょう。

メリット1. テレワークへの促進

ペーパーレス化によって紙媒体ではなく電子ファイルとして書類を扱えるようになれば、時間や場所を問わずに業務がおこなえるようになります。たとえば、これまで紙媒体であるタイムカードを使用していたところを勤怠管理システムに変えれば、テレワークも柔軟に対応することが可能です。

このほかにも、会議資料を電子ファイルで作成すれば、場所に縛られることなくビデオ通話を繋いでWeb会議をおこなえるようになります。

メリット2. コストの節約

紙媒体で書類などを作成しようとすると、紙そのものに対する費用に加えて印刷費が発生します。その書類を用いて企業間などで取引するのであれば、郵送費用も発生します。

さらに、紙媒体の場合、保管場所やそのための費用、ファイリング、廃棄費、それらに関わる人件費など、非常に多くのコストがかかります。ペーパーレス化すれば、これら費用は大幅にカットできます。また、直接的な費用だけでなく、紙の保管にかかる作業時間を削減することで、労力を本来注力すべき業務に使えることは大きなメリットといえます。

メリット3. 管理や運用の大幅な効率化

たとえば、帳簿など、紙媒体で一つずつ手作業で計算して数字を入力していると、どうしてもヒューマンエラーが起こってしまいます。しかし、これらをシステムで管理するようにペーパーレス化を進めれば、このようなヒューマンエラーの防止にもつなげることができます。また、電子ファイルはキーワードを用いて検索したり、作成日や更新日を用いてソートしたりできるため、検索や管理も簡単におこなうことができます。

メリット4. 万が一の事態に対するケア

紙媒体の書類は、盗難や紛失といったリスクが常に伴います。電子ファイル化しておけば、必要なセキュリティ対策を施すことで、情報漏洩や盗難、紛失といったリスクを軽減できるでしょう。クラウド上で管理し、バックアップ体制があれば、地震や火災、津波といった災害に自社が見舞われたとしても、書類を守ることができます。

デメリット1. 導入のためにコストがかかる

紙媒体を扱ううえでかかっていたコストはカットできますが、一方でシステムを導入して体制を整えるためには相応の手間や費用がかかる点は留意しておかなければいけません。

デメリット2. システム障害が発生する可能性がある

電子ファイルは、紙媒体と比べて使い回しに非常に長けている一方で、システム障害のリスクが常につきまとうのがネックです。場合によってはファイルの閲覧ができなくなったり、紛失してしまったりするかもしれません。信頼できるシステムを導入することが大切です。

デメリット3. 100%のペーパーレス化は難しい

すべての紙媒体がペーパーレス化できるわけではありません。現在の日本の法律では、紙媒体で扱わなければいけないものはまだまだ存在します。導入前にあらかじめ確認しましょう。

ペーパーレス化によるSDGs取り組みの例

ペーパーレス化の取り組みには、たとえば、社内にすでにある紙の文書をスキャンし、データ保存するという方法があります。このスキャンによるペーパーレス化は、紙の保管にかかるコストを大きく削減できます。これまで多くの紙媒体を使用していた企業であれば、その効果はとくに大きいでしょう。

また、電子契約の活用もおすすめです。電子契約とは、企業間で取り交わす契約書を電子データ上で締結することや、その仕組みのことを言います。書類の作成に加えて署名、押印を電子署名やタイムスタンプなどの技術を使います。

スキャンと電子契約、どちらの取り組みについても、紙の使用量を減らすことでSDGsへの取り組みが見込めるでしょう。

ペーパーレス化できるツール

これまでに企業内で紙媒体として扱っていたものは、ツールやシステムの導入によってペーパーレス化が望めるものがあるかもしれません。
いくつか、その例をみてみましょう。

  • 業務日報作成システム:日報の作成や管理をツール上でおこなう
  • ワークフローシステム:紙媒体だった申請書や伝票を電子化
  • 電子契約サービス:企業間の契約書のやりとりを電子化
  • Web給与明細:給与明細の発行や配布を電子化

ペーパーレス化は企業ができる社会貢献の一つ

環境問題は、社会が一丸となって取り組まなければ解決できない大きな課題です。企業としてできることを考えることはとても重要です。環境問題に対しての影響だけでなく、業務改善やコスト削減といったメリットもあります。ペーパーレス化は、企業が取り組めるSDGsの一つとして検討するべき取り組みと言えるでしょう。

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