請求書のペーパーレス化とは

請求書のペーパーレス化とは、オンライン上で請求書を作成・発行し、電子データで取引先に送付することです。請求書のペーパーレス化が推進されるようになった理由には、働き方改革による多様な働き方の推進や、帳簿などの書類を電子化するための要件の緩和などが挙げられます。

近年では、さまざまな請求書をペーパーレス化するためのクラウドサービスが登場しています。請求書管理・請求書発行システムなどのクラウドサービスを導入すれば、請求書を電子化して、電子請求書として扱うことができます。

請求書をペーパーレス化するメリット・利点

ここでは、請求書をペーパーレス化するメリット（利点）について詳しく紹介します。

紙の印刷や郵送コストを削減できる

紙媒体の請求書を扱っている場合には、エクセルなどで請求書を作成・出力して、捺印をおこない、取引先に郵送する必要があります。

請求書をペーパーレス化することで、メールなどで取引先に送付できるため、印刷・郵送が不要になります。そのため、紙代・封筒代・印刷代・郵送費などのコストを削減することが可能です。

修正や再発行などへの対応が簡単にできる

請求書に間違いがあったとき、紙の請求書の場合には、データの打ち直しだけではなく、印刷・封入・郵送など、もう一度同様のプロセスを踏まなければならず、多くの手間がかかります。

しかし、請求書をペーパーレス化して、電子請求書として扱っている場合には、データを訂正して、メールで送付、もしくはクラウド上にアップロードするだけで再発行できます。

このように、請求書をペーパーレス化することで、請求書の修正や再発行が必要な場合でも、スピーディーかつ簡単に対応可能です。

ミス防止や作業の効率化につながる

請求書業務を手作業でおこなっている場合、人的ミスが生じてしまったり、多くの手間がかかってしまったりするという恐れがあります。

しかし、請求書をペーパーレス化するためのシステムを導入することで、入力の補助や自動化ができるため、人的ミスを防止することが可能です。

また、電子データとして請求書を扱うことで、検索機能などを使用できるため、探したい請求書をすぐに見つけることができます。さらに、請求書の受け渡しを簡単にできるため、業務の効率化が期待できます。

請求書をペーパーレス化するデメリット・課題

ここでは、請求書をペーパーレス化するデメリット（課題）について詳しく紹介します。

初期の導入コストがかかる

請求書をペーパーレス化するには、スキャナーやクラウドサービスの導入に初期コストがかかります。

そのため、導入に踏み切れない企業もあるかもしれません。そのような場合には、費用対効果を検証してみることが大切です。たとえば、請求書発行システムの導入にかかる費用と、人件費や消耗品費など、ペーパーレス化により削減できる費用を比べることで、請求書の電子化のメリットを把握することができます。

法的要件を満たす必要がある

請求書は国税関係書類や電子取引にあたるため、電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たすことで、有効な電子請求書として扱うことができます。

電子帳簿保存法の要件を満たすには、真実性と可視性を確保する必要があります。また、e-文書法の要件を満たすには、原則として、見読性・完全性・機密性・検索性を確保する必要があります。

そのため、要件を満たすシステムを選定したり、法改正の動向を確認したりする必要があります。

取引先への案内やフォローが必要

請求書のペーパーレス化には、取引先の了承が必要です。場合によっては、請求書の電子化には対応できない企業もあり、紙の請求書を用意しなければならない可能性があります。

そのため、請求書のペーパーレス化をおこなう前に、どの程度の取引先に電子請求書を受け入れてもらえるかを確認することが大切です。また、同時に請求書を電子化することを取引先に案内し、理解してもらえるように電子請求書を利用するメリットを伝えることも重要といえます。

そして、紙の請求書と電子請求書を利用する場合の業務フローを整備しておくことで、スムーズにペーパーレス化をおこなうことが可能です。

請求書のペーパーレス化でチェックしておきたい法律・制度

ここでは、請求書をペーパーレス化するうえで、知っておきたい法律や制度について詳しく紹介します。

インボイス制度

2023年10月より消費税の仕入税額控除の方式として、インボイス制度が開始されます。インボイスとは、適格請求書のことであり、売り手が買い手に対して、適切な適用税率や消費税額などを伝えるものです。たとえば、現行の請求書に登録番号や適用税率、消費税額などが追記された書類が適格請求書に該当します。

インボイスを発行できるのは、適格請求書発行事業者でなければなりません。そのため、インボイス制度の適用を受けるためには、適格請求書発行事業者になるための申請書を提出して、登録をおこなう必要があります。

インボイス制度が開始されたら、売り手の登録事業者は、買い手である取引相手から要求があったら、インボイスを交付しなければなりません。一方、買い手は消費税の仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手から交付されたインボイスを保存する必要があります。

インボイス制度が始まったら、経理業務の負担が増加する可能性もあるため、請求書のペーパーレス化を推進しておくのがおすすめです。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の略称であり、国税関係の帳簿や書類の電子保存に関する法律で、1998年に施行されました。

近年では、2022年1月の改正により、税務署長の事前承認制度の廃止やタイムスタンプ・検索要件の緩和、適正事務処理要件の廃止など、電子保存の要件が緩和されました。

この改正により、電子取引で受け取った請求書は、電子データで保存しなければなりません。また、電子帳簿保存法の要件を満たすには、真実性の確保と可視性の確保が必要です。

電子帳簿保存法は、今後も改正される可能性があるため、自社に関係のある情報を見逃さないようにしましょう。

e-文書法

e-文書法とは、電子文書法と呼ばれることもあり、2005年4月に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律から成り立っています。

e-文書法では、紙媒体で保存すべき書類について、電子データとして保存することが認められます。また、法人税法・会社法・医師法・保険業法など、約250の法律が対象であり、電子帳簿保存法よりも対象の範囲が広いという特徴があります。

請求管理・請求書発行システム

ここでは、請求管理・請求書発行システムを紹介します。

請求管理ロボ

請求管理ロボとは、ROBOT PAYMENT社が提供している請求管理・請求書発行システムです。

取引先と請求内容を最初に登録することで、毎月自動で請求書の発行・送付をおこなうことが可能です。また、クレジットカード決済・コンビニ決済・銀行振込・口座振替など、豊富な決済手段に対応しているという特徴があります。さらに、請求書のフォーマットは、すでに提供されているものだけではなく、自社で作成したものにも対応しており、ニーズにあったフォーマットを利用可能です。

料金プランは、電子化プランと請求管理プランの2種類があり、機能利用料と請求件数に応じた料金をあわせた月額費用が発生します。

請求書のペーパーレス化で経理業務を効率化しよう！

請求書のペーパーレス化により、コストの削減や業務効率の向上が期待できます。ただし、法的要件を満たさなければ、電子保存できないため、注意が必要です。また、取引先の了承が得られなければ、電子請求書を利用できないため、事前に案内をおこなうことが重要といえます。

まずはメリットや注意点を正しく理解し、自社にあった請求書発行システムを導入して、請求書のペーパーレス化を推進してみましょう。