スキャナーを使ってペーパーレス化を実現するには?注意点や選び方を解説

近年では、さまざまな目的からペーパーレス化が注目を集めています。しかし、まだまだペーパーレス化は進んでいないのが現状です。そこで、ペーパーレス化を推進するにあたって、紙の書類を電子データに変換できるスキャナーを使用してスキャン保存する方法があります。

当記事では、スキャナーを利用してペーパーレス化を推進する手順・方法や、スキャナーの選び方について解説します。ペーパーレス化を検討している方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

更新日:2022.9.7

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、さまざまな紙の書類を電子化して、紙を使用するのを減らしていく取り組みのことです。

近年では、IT技術の発展から、DXを推進する企業が増えています。また、SDGsや環境保全への関心の高まり、働き方改革の影響から、ペーパーレス化が注目を集めています、さらに、電子帳簿保存法の改正などの法改正の影響を受け、ペーパーレス化を推進しやすい環境が整備されつつあります。

このように、社会全体として紙を減らす取り組みが注目されており、企業もペーパーレス化を推進することで、企業のイメージアップなど、さまざまなメリットを得られます。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化を推進することで、紙の使用量を減らして電子データで業務をおこなえるため、紙代・印刷代・郵送費・収入印紙代・人件費・オフィスの賃料など、コストの削減が期待できます。また、紙の書類の保管スペースを減らせるため、オフィススペースを有効活用することが可能です。

電子データであれば、オンライン上で情報を扱えるため、検索機能や共同編集機能などを使用することで、情報共有のスピードを向上させることができます。また、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、時間や場所を問わず情報にアクセスできるため、多様な働き方を実現したり、業務を効率化させたりすることが可能です。

さらに、電子データには、個人やグループ単位で閲覧・編集などのアクセス権限を付与できるため、セキュリティを強化することができます。

スキャナーとは|種類や特徴

スキャナーとは、紙媒体の書類・画像・写真などを電子データに変換するための入力装置のことです。スキャナーを使用すれば、USBやWi-Fiを利用して、紙媒体の書類などを電子データに変換して保存することができます。

なお、平成28年まではスキャナは原稿台と一体のものに限定されていましたが、税制改正により、この要件は廃止されています。スマホやデジタルカメラなどについても、一定の要件を満たせば、スキャナーに含まれます。

スキャナーの種類には、フラットヘッドスキャナーやシートフィードスキャナー(ドキュメントスキャナー)、スタンドスキャナー(オーバーヘッドスキャナー)、ポータブルスキャナー(ハンディスキャナー)、名刺スキャナーなどがあります。種類によって、料金や機能が異なるため、自社の予算・規模・目的にあったスキャナーを選ぶことが大切です。

電子帳簿保存法への対応の場合はスキャン要件をチェック

紙の書類をスキャナーで読み取り、電子保存するには、電子帳簿保存法の要件を確認することが大切です。

契約書や請求書などの国税関係書類をスキャン保存をする場合には、真実性と可視性を確保することが要件になっています。たとえば、解像度やカラー画像による読み取りなどが要件に含まれています。

そして、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、税務署長の事前承認制度が廃止されました。そのため、事前に税務署長の承認を得なくても、スキャン保存をおこなうことができます。

ただし、スキャン保存された電磁的記録に関連した不正が認められた場合には、10%の重加算税が課されるというペナルティがあるため、注意が必要です。

スキャナーを利用してペーパーレス化する手順

ここでは、スキャナーを活用してペーパーレス化を推進する手順について詳しく紹介します。

スキャナーを選定・導入する

まずはスキャナーを導入する予算・目的を明確にしましょう。予算に応じて、目的を満たすために必要な機能の搭載されたスキャナーを選定することが大切です。

スキャナーにはさまざまな種類があります。また、同様の種類のスキャナーであっても、料金や搭載されている機能が異なります。

そして、スキャナーを導入するにあたって、従業員の使いやすさを考慮することも重要です。

電子化や保管のルールを策定する

スキャナーを利用してペーパーレス化を推進するためには、電子化した場合の業務フローや運用・保管ルールを策定する必要があります。たとえば、スキャン後の紙の書類の保管方法などを明確にすることが大切です。

いきなりスキャナーを導入して、ペーパーレス化を始めると、従業員はどのように業務をおこなえばよいかなど、混乱を招いてしまう恐れがあります。

そのため、スキャナーの利用方法や、紙の書類と電子データの保管方法などのルールを明確にして、従業員に対して事前に周知することが重要です。

紙文書のスキャンをおこなう

スキャナーを導入し、業務フローや運用・保管のルールが明確にできたら、実際に紙の書類をスキャナーを用いて電子データに変換し、ペーパーレス化を実施しましょう。

まずは、既存の契約書や請求書などから、スキャナーを使用して電子データに変換してペーパーレス化を推進していくのがおすすめです。また、問い合わせ窓口を用意しておくと、スキャナーに故障やトラブルがあった場合などに、スムーズに対応できます。

スキャナーを選ぶ際のポイント

ここでは、スキャナーを選ぶにあたって気を付けるべきポイントについて詳しく紹介します。

読み取り速度を確認する

スキャナーを選ぶにあたって、業務効率の観点から、読み取り速度を確認することが大切です。なお、読み取り速度とは、スキャンするときのスピードのことです。

スキャナーのスペックによって、読み取り速度は異なります。読み取り速度が遅い場合には、業務効率の低下を招く恐れがあります。

料金の安いスキャナーが魅力的にみえるかもしれません。ただし、スペックの高いスキャナーを導入したほうが、長期的にみるとコストパフォーマンスが高い可能性もあります。

目的に応じた解像度のものをえらぶ

電子帳簿保存法では、可視性の確保が要件になっており、解像度も含まれています。なお、解像度とは、デジタル画像の細かさを表す度合いのことであり、200dpi以上がスキャン保存する場合の要件です。数値が大きいほど、同じ面積でもドットの数が多いことを意味します。

スキャナーによって、解像度は異なるため、自社の目的に応じて選ぶことが大切です。電子帳簿保存法の要件を満たし、電子データとして管理する場合には、解像度が200dpi以上であるスキャナーを選びましょう。また、OCR機能によって、紙の書類の文字を読み取り、テキスト化する場合には、高い解像度のものを選ぶ必要があります。

対応サイズを確認する

スキャナーを選定するにあたって、使用する原稿のサイズや、スキャナーの対応できるサイズを確認することが大切です。

スキャナーを導入してみたけれど、業務で使用する紙の書類にスキャナーが対応していない場合には、無駄なコストがかかってしまうという恐れがあります。

そのため、電子化しようとしている紙の書類を洗い出したうえで、それに対応したスキャナーを選ぶことが重要です。なお、一般的に、大きなサイズに対応できるスキャナーほど、料金は高くなる傾向があります。

オプション機能を確認する

スキャナーには、製品によってさまざまなオプション機能が搭載されています。

たとえば、Bluetooth対応しているスキャナーであれば、一定以内の距離であれば、電子データを無線で送信することが可能です。また、サイズやカラーの自動検出機能の搭載されているスキャナーであれば、スキャンする度に設定を変更する必要がないため、簡単で安心して利用できます。さらに、傾きや向きを自動補正する機能のある製品もあります。

このように、オプション機能を確認したうえで、便利なスキャナーを選ぶことが大切です。

スキャナーでペーパーレス化を実現!

ペーパーレス化を進めることで、コストの削減や業務効率の向上、セキュリティの強化、多様な働き方の実現など、さまざまなメリットを得ることができます。ただし、スキャナーを使用してスキャン保存をおこなう場合には、電子帳簿保存法の要件に注意が必要です。

スキャナーを選ぶにあたって、読み取り速度や解像度、サイズなどの観点から、自社の目的にあったものを選定するのがおすすめといえます。また、Bluetoothや自動検出・自動補正機能など、オプション機能を確認することも大切です。

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