ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、その名の通り紙をなくすことであり、ビジネスでは紙媒体の書類を電子化して紙を使用しないようにすることを意味します。

近年では、政府が進める働き方改革の影響を受け、多様な働き方が推進されています。たとえば、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務といったテレワークが普及しています。テレワークを推進するには、オフィスに出社しなくても業務をおこなえるように、ペーパーレス化を進めることが重要です。

しかし、日本では紙文化やハンコ文化が根強く残っており、ペーパーレス化はまだまだ進んでいないという課題があります。

ペーパーレス化の対象範囲

ペーパーレス化は、紙の書類を電子化して、紙の使用量を減らすことだけが対象ではありません。ペーパーレス化に伴なって業務に使うツールやシステムを変更したり、業務フローや社内ルールを改善したりすることも対象範囲に含まれます。

このように、ペーパーレス化の対象範囲は広く、実施する目的はさまざまであり、自社の課題にあわせて計画を策定することが大切です。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化を推進することで、紙の使用量を減らせるため、用紙代や印刷代などのコストを削減することができます。また、紙の書類を保管するためのスペースを削減できるため、オフィスの賃料を抑えられる可能性もあります。

紙の書類を電子化して電子データにすれば、検索機能などを使用することで、情報共有をスピーディにおこなうことが可能です。結果として、業務生産性の向上が期待できます。

電子データには、閲覧・編集などのアクセス権限を個人やグループ単位で付与できます。また、バックアップを取ることも可能です。そのため、セキュリティを強化することができます。ほかにも、環境保全のために活動をおこなっている企業としてイメージアップが期待できます。

このように、ペーパーレス化により、企業はさまざまなメリットを得られます。

ペーパーレス化の課題・進まない原因とは？

ここでは、ペーパーレス化の課題や、進まない理由について詳しく紹介します。

課題①：ツールの導入にコストがかかる

ペーパーレス化を推進するには、クラウドサービスなどのITツールを新しく導入しなければならないこともあります。

ITツールを導入するには、ツールの選定から導入まで、多くのコストがかかります。また、ITツールの導入にあわせて、ネット環境やデバイスを整備したり、セキュリティ対策をおこなったりする必要があります。

このように、ペーパーレス化が進まない原因には、ITツールの導入コストが挙げられます。

課題②：業務フローや社内ルールの変更が必要

ペーパーレス化は、紙の書類を電子化するだけでは完結しません。従業員が混乱しないように、電子データを業務でどのように扱うのか、新しく導入したツールをどのように使用するのかを明確にする必要があります。

そのため、業務フローや社内ルールを変更しなければならないこともあります。たとえば、経費精算を電子化する場合、システムの導入に合わせて申請承認の経路や通知の方法、領収書の添付ルールなどを見直す必要があるでしょう。

また、電子データのファイル名や保存場所などのルールを定めることで、スムーズに情報検索・共有をおこなうことが可能です。

このように、ペーパーレス化にともない業務フローや社内ルールの変更が必要であるため、業務負担が増加するという課題があります。

課題③：取引先・社員からの理解が必要

ペーパーレス化を進めるには、取引先の了承が必要です。たとえば、これまでは紙の書類で契約をおこなっていた取引先に対しては、今後は電子データで契約をおこなうことを伝える必要があります。

もしも了承が得られない場合には、その取引先とはこれまで通り紙でのやり取りになるでしょう。

また、ペーパーレス化を実現するには、現場で業務をおこなう従業員の理解も必要です。従業員によっては、ITツールの操作に慣れておらず、会社に対する不満につながる恐れがあります。

このように、ペーパーレス化を推進するには、取引先や従業員からの了承・理解を得るために適切に対応する必要があるという課題があります。

ペーパーレス化の課題を解決する方法

ここでは、ペーパーレス化の課題を解決する方法について詳しく紹介します。

無料のツールや部署単位など小さな導入から始める

導入コストを気にして、ペーパーレス化を実現できないという企業もあるかもしれません。

ITツールのなかには、無料で使用できるツールもあります。また、有料のツールでも、無料トライアル期間が用意されているものもあります。これらを使用すれば、導入コストを気にせずに使用感を試して自社にあうかどうかを確認することが可能です。

また、ペーパーレス化はいきなり全社的に進めるのではなく、部署単位など、取り組みやすい部分から小さく始めてみるのもおすすめです。そうすれば、ノウハウを社内に蓄積させ、スムーズにペーパーレス化を全社的に推進させることができます。

導入・運用サポートプランなどを利用する

ITツールによっては、導入や運用をおこなううえで、サポートを受けられるものもあります。サポートプランを利用すれば、ITツールの導入方法や活用方法などのアドバイスを受けることが可能です。

また、複数のITツールを導入するときなど、業務フローが複雑になる場合には、外部のコンサルティングサービスを利用して専門家に相談してみるのもおすすめです。

事前の周知や研修などを徹底する

ペーパーレス化を実施する前に、取引先から了承を得られるかどうかを確認しておくことが重要です。たとえば、取引先から了承が得られない場合には、ペーパーレス化での目的を果たせない可能性もあります。

また、従業員に対しては、ペーパーレス化の目的やメリットを事前に周知して理解を得ることが大切です。従業員によっては、紙データから電子データに移行することに不安を覚えている方もいるかもしれません。そこで、研修やセミナーを実施するなど、従業員のITリテラシーを向上させる取り組みをおこなうことも重要といえます。

ペーパーレス化の成功事例①｜ペーパーレス会議

長野県長野市は、会議で使用される資料に大量の紙が必要であり、多くの手間やコストがかかるという課題がありました。

そこで、長野県長野市は、紙の会議資料を印刷・配付しないで、発言者がPCの画面を表示・操作し、同様の画面が各出席者のPCの画面に表示されるシステムを導入して、ペーパーレス会議を実現させました。

長野県長野市は、ペーパーレス会議により、紙の使用料の削減と会議の準備期間の短縮に成功しています。

参考：「１０のワークプレイス改革の取組」総務省

ペーパーレス化の成功事例②｜ペーパーレスオフィス

野村総合研究所社は、業務で作成する紙の資料などが机上やキャビネットに溢れるような状態であり、多くの従業員は使用量を気にすることなく、紙を使用することが日常化しているという課題がありました。

そこで、野村総合研究所社は、書類の電子化や会議ルールの見直し、ノートPCの配布などをおこない、ペーパーレスオフィスを実現させました。

野村総合研究所社は、ペーパーレスオフィスにより、従業員一人ひとりに業務で紙を使用しないという意識を定着させ、紙にとらわれない働き方を実現することに成功しています。

参考：「１０のワークプレイス改革の取組」総務省

適切な解決策で課題を解消し、ペーパーレス化を進めよう！

ペーパーレス化には、コストの削減や業務効率の向上、セキュリティの強化といったあらゆるメリットがあります。しかし、日本ではまだまだペーパーレス化が進んでいないのが現状です。

ペーパーレス化を実現するうえでの課題は、企業によってさまざまです。ペーパーレス化を推進するには、それぞれの課題にあった適切な解決策を実施してみることが大切です。また、ペーパーレス化に成功した事例も数多くあるため、参考にしてみるのがおすすめといえます。