ペーパーレス化の導入方法!目標設定や手順などを解説!

近年では、IT技術の発展や働き方改革の影響もあり、ペーパーレス化の促進が注目を集めています。ペーパーレス化のやり方・手順は企業の目的によってさまざまであり、自社にあった方法を採用することが大切です。

当記事では、ペーパーレス化の方法や具体的な手順、ペーパーレス化を進めるうえでのポイントについて解説します。ペーパーレス化の推進を検討している方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

更新日:2022.9.7

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、これまで紙を活用して管理していた書類を電子化し、紙を使用しないようにすることです。ペーパーレス化の推進は、ビジネス上だけではなく、SDGsや環境保護の観点からも必要とされています。

ペーパーレス化により、企業はさまざまなメリットを得られます。たとえば、ペーパーレス化を導入すれば、紙代・印刷代・郵送費・収入印紙代・オフィスの賃料など、さまざまなコストを削減することが可能です。また、電子データであれば、オンラインでやり取りできるため、テレワークなど、多様な働き方を実現することができます。さらに、時間や場所を有効活用できるため、業務効率の向上が期待できます。そして、環境保全に力を入れている企業として、会社のイメージアップにもつながります。

ペーパーレス化の方法の例

ここでは、ツールを使用してペーパーレス化を推進する方法の一例について紹介します。

ペーパーレス化の方法①:紙文書の電子化

既存の紙書類などを電子化することで、ペーパーレス化をおこなうことができます。たとえば、スキャナーを使用して、紙書類を読み取れば、電子化データに変換することが可能です。また、OCRソフトを使用すれば、スキャナーにより電子化されたデータの文字を認識して、検索効率を高めることができます。

そして、クラウドストレージにより、インターネット上で電子化データを管理すれば、紙書類の保管の必要がなくなります。また、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、時間や場所を問わずアクセスできるため、情報共有のスピードを向上させることが可能です。さらに、アクセス権限を個人単位などで付与できるため、セキュリティを強化することができます。

ペーパーレス化の方法②:請求書発行システムの導入

請求書を発行するには、紙代・印刷代・郵送代など、多くのコストがかかります。そこで、請求書発行システムを導入することで、請求書の作成から送付までのあらゆる業務をオンライン上で実施できるため、ペーパーレス化を推進することができます。また、請求書発行システムにより、業務を自動化できるため、人的ミスを減らし、生産性を向上させることが可能です。

ペーパーレス化の方法③:電子契約サービスの利用

契約書を電子化することに抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、一定の要件を満たせば、電子契約にも、書面と同程度の法的有効性を持たせることができます。そこで、電子署名やタイムスタンプなど、電子契約の締結に適した機能を持つ電子契約サービスを利用するのがおすすめです。

電子契約サービスを利用すれば、クラウド上で契約を交わし、郵送の手間などを省けるため、業務効率の向上が期待できます。また、収入印紙も不要になるため、コストの削減にもつながります。

ペーパーレス化の方法④:ワークフローの電子化

紙を使用して申請・承認・決裁などをおこなっている場合、申請承認が滞る、申請状況が把握しづらいなどの課題があります。また、オフィスに出社しなければならない状況を作り出し、多様な働き方を実現できない可能性があります。

そこで、ワークフローシステムを導入することで、申請・承認・決裁といった業務をオンラインで管理できるため、場所を問わず業務をおこなうことが可能です。また、稟議の進捗状況の確認や、通知やアラートにより、申請承認をスムーズにおこなうこともできます。

ペーパーレス化のやり方・導入方法

ここでは、ペーパーレス化の具体的なやり方・導入方法について詳しく紹介します。

手順①:ペーパーレス化の目標設定を明確におこなう

ペーパーレス化を推進するにあたって、まず目的を明確に設定することが大切です。目的から逆算することで、ペーパーレス化を実現するための方法を適切に計画することができます。

また、目的は数値化するなど、後から評価しやすいように定めるのがおすすめです。そして、経営層がペーパーレス化の取り組みをリードすることで、スムーズに計画を進めることができます。

手順②:ペーパーレス化の範囲・対象を決める

目的が定まったら、ペーパーレス化の範囲や対象を決めましょう。ペーパーレス化を実施するにあたって、社内にノウハウがない場合には、いきなり全社的に進めることが難しい可能性もあります。そのため、ペーパーレス化を導入しやすい業務や部署など、範囲を適切に定めることが大切です。

また、企業で扱う紙媒体の書類には、会議書類・稟議書・決裁書・請求書・契約書などさまざまです。そのため、どのような書類を電子化するのかも明確にすることが重要といえます。

手順③:ペーパーレス化のツールを選定する

ペーパーレス化を進めるには、場合によっては、ITツールを導入することが必要不可欠です。近年では、さまざまな機能のあるITツールが登場しています。

ITツールを選定する際は、目的や範囲、対象を意識して選ぶことが大切といえます。たとえば、ペーパーレス化により、テレワークを推進したい場合には、クラウドストレージや電子契約サービスといった、オフィスに出社しないで業務をおこなえるツールを用意する必要があります。

手順④:ツールの運用ルールや業務フローを整備する

ペーパーレス化を実施するにあたって、ITツールを導入する場合、運用方法を整備する必要があります。事前にITツールの運用ルールを定めておくことで、ペーパーレス化を導入し始めでも、従業員はスムーズに業務をおこなうことができます。

また、場合によっては、業務フローを変更する必要があります。たとえば、契約書を電子化する場合、締結方法の変更に伴って、契約書作成や承認、捺印などの手順やルールを変更する必要があるでしょう。

手順⑤:ペーパーレス化の効果を評価し、改善する

運用ルールや業務フローを整備し、ペーパーレス化をおこなう準備が完了したら、実際に実施して効果を評価し、改善をおこないましょう。なお、ペーパーレス化を実施する前に、従業員や取引先に対して周知し、理解や了承を得ておくことが大切です。

たとえば、ITツールの導入コストとペーパーレス化により削減できた費用を比べることで、ペーパーレス化の効果を評価することができます。

このように、費用対効果を検証することは、ペーパーレス化を進めるうえで重要な評価指標の一つです。また、結果を踏まえ、改善を繰り返すことで、社内にノウハウを蓄積し、ペーパーレス化の計画を成功に近づけていくことができます。

ペーパーレス化を促進するポイント

ここでは、ペーパーレス化の推進を成功させるためのポイントについて詳しく紹介します。

推進のガイドラインを策定し、段階的にペーパーレス化を進める

ペーパーレス化をいきなり全社的に進めようとすると、コストや業務負担が大きくなり、思うように計画が進まない可能性もあります。

そのため、社内にノウハウを蓄積して全社に拡大できるように、一部の業務や部署など、ペーパーレス化を実施しやすい部分から段階的に進めていくのがおすすめです。その際に推進のガイドラインを策定しておくと、円滑かつ適切に計画を進めることができます。

自社の目標に合ったペーパーレス化のツールを選定する

ペーパーレス化の目的は、企業によってさまざまです。そのため、自社にあったペーパーレス化のためのITツールを導入することが大切です。

たとえば、コスト削減が目的である場合には、まずは無料で使用できるツールを利用してみるのがおすすめです。また、有料ツールのなかにも、無料体験のできる期間が用意されているものもあります。そして、従業員のITリテラシーにあわせて使いやすいツールを選ぶことも重要です。

社員への周知やフォローを十分におこなう

ペーパーレス化をスムーズに進めるには、現場で業務をおこなう従業員の理解を得て、協力してもらうことが大切です。そのため、ペーパーレス化の目的やメリットを事前に従業員に周知することが重要といえます。

また、ペーパーレス化を実施し始めた後も、従業員が混乱しないように、研修やセミナーなどを開催してフォローをおこなうことが大切です。

ペーパーレス化を推進して業務を効率化しよう!

ペーパーレス化の方法は、企業の目的や導入するITツールによって異なります。ペーパーレス化を推進するにあたって、最初の手順として目標設定を明確にすることが大切です。

また、いきなり全社的にペーパーレス化を実施するのが難しい場合は、段階的に進めるのがおすすめといえます。さらに、ITツールは、ペーパーレス化の目標や従業員のITリテラシーなどを考慮して、自社にあったものを導入することが重要です。

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