経理をペーパーレス化するには?メリットや方法、事例を紹介!

近年では、電子帳簿保存法の改正や環境保全への関心の高まり、働き方改革の影響などからペーパーレス化が注目されています。経理業務では、重要な紙の書類を扱う機会が多いため、ペーパーレス化できるかどうかについて興味がある方も多いでしょう。

当記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリット、経理業務をペーパーレス化する方法、経理のペーパーレス化におすすめのシステムについて解説します。

更新日:2022.9.7

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体の書類を電子化し、電子データとして管理して、紙を使用しないようにすることです。近年では、電子帳簿保存法やe-文書法などの法律により、電子化できる紙の書類は増えつつあります。たとえば、請求書や領収書、契約書などが挙げられます。ペーパーレス化を推進することで、経理業務を効率化させることが可能です。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

ここでは、ペーパーレス化のメリットやデメリットについて詳しく紹介します。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化を推進すれば、経理業務をオンライン上でおこなえるようになるため、業務効率の向上が期待できます。たとえば、これまで手作業でおこなっていた印刷・製本・封入・郵送といった業務の手間を省くことが可能です。

紙の書類として保管している場合、目的物を探すときに膨大な書類があると、手間がかかります。しかし、電子データとして扱う場合、検索機能を使用できるため、素早く目的のデータに辿り着くことが可能です。

また、電子データとして管理できるため、紙代・印刷代・郵送費・収入印紙代など、コストの削減が期待できます。場合によっては、紙の書類を保管していたスペースを有効活用できます。

そして、ペーパーレス化を進めれば、オンライン上で手続きができるため、経理担当者の多様な働き方を実現できます。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化を進めるには、PC・スマホ・タブレットなどの端末やネット環境を整備する必要があります。また、ITツールを新たに導入しなければならないこともあります。そのため、大きな初期導入コストがかかる可能性もあります。

また、紙の書類から電子データに移行する際に、経理業務のフローを変更する必要があります。たとえば、電子契約を導入する場合には、郵送の代わりにメール送付などにすることが挙げられます。業務フローを変更する場合、慣れるまでは業務効率が下がってしまう場合もあるかもしれません。

このように、ペーパーレス化にはメリットだけではなく、デメリットもあるため、対策をきちんとおこなうことが大切です。

ペーパーレス化できる経理業務の事例

ここでは、経理業務においてペーパーレス化を実現できる事例について詳しく紹介します。

請求書発行

請求書発行システムを導入すれば、請求書の作成・発行・送付といった一連の業務をシステム上でおこなうことができます。なお、請求書だけではなく、見積書・注文書・納品書なども一元管理できるシステムもあります。

毎月多くの請求書発行を手作業でおこなっている場合、送付漏れや誤送付などのミスが生じてしまう可能性もあります。

請求書発行システムを利用すれば、請求書に関連する業務の手間を省き、ミスを防ぐことが可能です。また、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した請求書を発行することができるシステムもあります。

経費精算

経費精算システムを導入すれば、旅費交通費・消耗品費・交際費・研修費といった経費精算の業務をオンライン上で完結させることができます。

紙の申請書や領収書を利用して経費精算の運用をおこなっている場合、従業員は申請書の作成などの手間がかかります。また、経理担当者は従業員から受け取った紙の申請書を手作業で処理しなければなりません。

経費精算システムを利用すれば、オフィスに出社せずとも業務をおこなえるため、出張先や自宅などでも経費精算の申請・承認ができます。また、ワークフローに従って確認や承認の作業をおこなえばよいため、複雑な知識がなくても業務ができ、経理担当者の業務負担を軽減できます。そして、OCR機能のある経費精算システムであれば、領収書やレシートを撮影することで簡単に申請項目を入力することが可能です。

支払依頼

ワークフローシステムを導入すれば、従業員が受け取った請求書の支払依頼から経理担当者の支払までの一連の業務をオンライン上でおこない、効率化させることができます。

紙の申請書などを利用したワークフローの場合、申請・承認・決裁といった作業に多くの手間がかかることもあります。また、申請状況が可視化できないために、ワークフローが滞ってしまうという恐れがあります。

ワークフローシステムを利用すれば、申請・承認フローの設定や、申請状況の管理が可能です。また、申請・承認・決裁など、さまざまなプロセスを電子上でおこなえるため、スピーディに申請から支払までを完結させることができます。

経理業務をペーパーレス化する方法

ここでは、経理業務のペーパーレス化を推進する方法について詳しく紹介します。

ペーパーレス化する業務範囲の決定

まずは、ペーパーレス化の目的を定め、対象とする業務範囲を明確にすることが大切です。たとえば、経理業務のみを対象範囲とするのか、すべての業務を対象範囲とするかで、ペーパーレス化の計画は変わってきます。

また、ペーパーレス化は、紙の書類を電子化するだけではなく、業務プロセスそのものを変革する機会にもなります。そして、経営層が取り組みをリードすることで、スムーズにペーパーレス化を実現することが可能です。

導入するシステムの選定

ペーパーレス化する業務範囲が定まったら、目的や規模にあわせて導入するシステムの選定をおこないましょう。

近年では、ペーパーレス化を実現するために、さまざまなITツールが登場しています。ITツールのなかには、無料で使用できるものもあります。また、大規模な企業向けのものや、中小企業や個人事業主向けのものもあります。

導入するシステムを検討する際には、複数のシステムを比較して自社のニーズにあうものを選ぶことが大切です。そのため、無料トライアル期間などを活用して実際に使用してみるのがおすすめといえます。

業務フローの変更と社員への周知

ペーパーレス化を実施後は、これまでとは異なった方法で業務を進めることになるため、事前に業務フローを見直し、ITツールの運用方法を明確にすることが大切です。

また、ペーパーレス化の目的やメリット、ITツールの使用方法などを従業員に周知することが重要といえます。現場の従業員の協力がなければ、ペーパーレス化の目的を果たすことはできません。そのため、業務マニュアルを整備したり、研修や教育を実施したりすることも大切です。

経理のペーパーレス化の注意点|電子帳簿保存法への対応

経理業務では、領収書・契約書・請求書・賃金台帳・給与明細・源泉徴収票など、さまざまな書類を扱います。

これらの書類を電子化してペーパーレス化を推進する際には、電子帳簿保存法にきちんと対応させることが大切です。たとえば、電子帳簿保存法には、帳簿書類などの保存期間や保存方法が定められています。

なお、電子帳簿保存法は改正が何度も繰り返されているため、最新の情報を収集して、知識をアップデートすることが重要です。近年では、2022年1月に法改正が実施されています。今後も電子帳簿保存法は改正される可能性があるため、注意する必要があります。

経理のペーパーレス化におすすめのシステム

ここでは、経理のペーパーレス化を推進するうえでおすすめのシステムについて詳しく紹介します。

請求書発行システム3選

おすすめの請求書発行システムには、下記が挙げられます。

  • 楽楽明細
  • BtoBプラットフォーム請求書
  • 請求管理ロボ

楽楽明細とは、ラクス社が提供しているシステムであり、請求書の発行を自動化できます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した請求書を発行することが可能です。さらに、直感的に操作できるため、システム操作が苦手な経理担当者でも安心して利用できます。

BtoBプラットフォーム請求書とは、インフォマート社が提供しているシステムであり、請求書の受取と発行のどちらもおこなえます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。さらに、紙で受け取った請求書をAI技術でデジタル化することが可能です。

請求管理ロボとは、ROBOT PAYMENT社が提供しているシステムであり、取引先ごとの周期にあわせて請求書の発行・送付業務を自動化できます。また、銀行振込・口座振替・クレジットカード決済・コンビニ払込票など、さまざまな決済手段を活用できるという特徴があります。

経費精算システム2選

おすすめの経費精算システムには、下記が挙げられます。

  • マネーフォワード クラウド経費
  • Concur Expense

マネーフォワード クラウド経費とは、マネーフォワード社が提供しているシステムであり、電子帳簿保存法に対応しています。また、システムと合わせてBPOを利用することもできるため、領収書の確認などの業務をアウトソースすることで、本来割くべき業務に集中することが可能です。さらに、経費の申請や承認は、PCやスマホでどこからでもおこなえます。

Concur Expenseとは、コンカー社が提供しているシステムであり、電子帳簿保存法に対応しています。また、ICカードや法人カードの利用明細を自動で取り込むことで、経費精算の入力業務を削減することが可能です。さらに、従業員からの問い合わせやシステム管理、レポート作成業務などは、BPOで対応できます。

ワークフローシステム2選

おすすめのワークフローシステムには、下記が挙げられます。

  • X-point Cloud
  • コラボフロー

X-point Cloudとは、エイトレッド社が提供しているシステムであり、誰でも直感的かつ簡単に操作できる設計になっています。また、PCだけではなく、スマホやタブレットでも使用可能です。さらに、さまざまな稟議書や申請書のテンプレートを用意しているという特徴があります。

コラボフローとは、コラボスタイル社が提供しているシステムであり、導入や運用が簡単という特徴があります。エクセルなどでフォームを作成できるため、これまでの運用を維持した状態でワークフローシステムを構築することが可能です。また、連携機能も充実しています。

ペーパーレス化で経理業務を効率化しよう!

経理業務をペーパーレス化することで、コストの削減や業務効率の向上が期待できます。ただし、経理のペーパーレス化を推進するうえで、電子帳簿保存法に気を付ける必要があります。

経理のペーパーレス化を進めるにあたって、請求書発行システムや経費精算システム、ワークフローシステムを導入するのがおすすめです。自社にあったツールを導入できるように、複数のシステムを比較してみることが重要といえます。

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