ペーパーレス化は働き方改革につながる?進め方やメリットなどを解説

近年では、働き方改革が注目を集めており、ペーパーレス化を導入しようと考えている企業は増加しています。ペーパーレス化は業務を効率化させるための手段になるため、働き方改革を進めることにつながります。

当記事では、ペーパーレス化が働き方改革につながる理由や、働き方改革につながるペーパーレス化の取り組み、ペーパーレス化の課題・進め方について解説します。ペーパーレス化で働き方改革を進めたいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

更新日:2022.9.7

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、紙媒体の書類を電子データとして保存・活用し、紙を使用しないようにすることです。ペーパーレス化は、政府の推進する働き方改革や、地球温暖化問題の改善などの環境保全の観点から、注目を集めています。また、電子帳簿保存法の改正により、電子保存の要件が緩和されたことも、ペーパーレス化が推進されるきっかけとなっています。また、ペーパーレス化により、企業はさまざまなメリットを得られます。たとえば、紙代・印刷代・郵送費用などのコスト削減、電子データを利用することによる業務生産性の向上やセキュリティの強化などが挙げられます。

ペーパーレス化が働き方改革につながる理由とは?

ここでは、ペーパーレス化が働き方改革につながる理由について詳しく紹介します。

テレワークなど多様な働き方の実現につながるから

紙の書類を使用して業務をおこなう場合、ハンコを押すなどを理由に、オフィスへ出社しなければならないこともあります。ペーパーレス化を進めれば、電子データで業務をおこなえるため、押印作業も電子上で実施でき、オフィスに出社する機会を減らして、テレワークを推進することが可能です。

このように、ペーパーレス化により、テレワークなどの多様な働き方を実現することができます。そのため、地方や海外の人材の確保や、出産・育児・介護による離職率の改善など、働き方改革につなげることが可能です。

無駄な作業を削減し、業務を効率化できるから

紙媒体の書類を扱う場合、業務によっては、多くの手間がかかる可能性もあります。たとえば、膨大な書類を保管している場合には、目的とする書類を探し出すのに時間がかかることもあります。

一方、ペーパーレス化を推進すれば、電子データで管理できるため、検索機能を使用して目的の書類を素早く見つけ出すことが可能です。また、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、時間や場所を問わず、社内情報にアクセスすることができます。さらに、ITツールを活用すれば、共同編集など、業務を効率化させることが可能です。

このように、ペーパーレス化により、電子データで業務を効率化させ、労働時間の削減など、働き方改革につなげることができます。

働き方改革につながるペーパーレス化の取り組み例

ここでは、働き方改革につながるペーパーレス化の取り組みについて詳しく紹介します。

紙の会議資料の配布を廃止する

近年では、紙の会議資料を配布しないノンペーパー会議やペーパーレス会議などを導入する企業もあります。会議資料に多くの紙を使用する場合、準備に時間がかかり、コストも上昇します。一方、紙媒体の資料を使用しないで会議をおこなったり、会議資料を電子データで事前配布したりすることで、業務効率の向上やコストの削減が期待できます。

また、紙の会議資料を保管するスペースを減らせるため、オフィススペースを有効活用することが可能です。さらに、会議での紙の資料を廃止することで、社外秘の情報が漏洩するリスクを減らし、セキュリティを強化することができます。

電子契約を導入する

紙で契約業務をおこなっている場合、契約書の作成・印刷・製本・郵送といった一連のプロセスを手作業で実施する必要があり、多くの手間がかかります。また、ミスがあった場合、プロセスの最初からやり直さなければならず、修正や訂正にも業務負担がかかります。

そこで、電子契約サービスなどのクラウドサービスを導入して、電子契約を推進すれば、契約書の作成から郵送までのプロセスをスピーディーにおこなうことが可能です。

電子契約の場合、テンプレート機能を使用して、契約書を作成することができます。また、メールなどで取引先に契約書を送付すれば、印刷・製本・郵送などの手間を省けるため、業務効率の向上やコストの削減が期待できます。さらに、押印もオンライン上でおこなえるため、ハンコを押すために出社する必要はなく、多様な働き方を推進し、働き方改革につなげられます。

稟議や経費精算を電子化する

稟議や経費精算の処理を紙でおこなっている場合、申請・承認などの状況がわかりづらく、処理が滞ってしまうという恐れがあります。

そこで、ワークフローシステムや経費精算システムなどのクラウドサービスを導入することで、申請・承認などの状況を可視化することが可能です。処理が滞っているときには、アラートや通知機能で申請・承認作業を促すことも可能です。

また、申請書が不要になり、電子データとしてオンラインで管理できるため、スムーズに情報共有をおこなえます。さらに、端末とネット環境があれば、自宅や外出先からでも、申請や承認などをおこなえるため、多様な働き方を推進して働き方改革につなげることが可能です。

紙のタイムカードを廃止する

紙のタイムカードを使用して勤怠管理を実施している場合、オフィスに出社しなければ打刻をおこなうことができません。また、不正打刻や打刻漏れなどが発生し、適切に従業員の勤務状況を把握できない恐れがあります。

そこで、勤怠管理システムを導入し、自社にあった打刻方法を採用することで、テレワークなどの多様な働き方を実現することが可能です。勤怠管理システムには、PC・スマホ・ICカード・生体認証・PCのログなど、さまざまな打刻方法に対応したシステムが存在します。

また、勤怠管理システムには、申請・集計・アラート・有給管理など、ツールによってさまざまな機能があり、労働基準法に対応させて適切に労働時間を管理できます。さらに、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、給与計算の業務を効率化させることが可能です。

ペーパーレス化推進の課題

ここでは、ペーパーレス化を推進するうえでの課題について詳しく紹介します。

ツール導入や業務フローの変更が必要

ペーパーレス化を推進するにあたって、場合によっては、クラウドサービスなどのITツールを導入することが必要不可欠です。ITツールを導入する場合、ツールの導入費用やネット環境の整備など、初期コストが大きくかかる可能性もあります。

そのため、複数のサービスを比較して、自社にあったツールを導入することが大切です。また、部署単位などの段階的な導入や、無料ツールの利用などから始めるのも一つの手です。

そして、ITツールを導入すると同時に業務フローを変更しなければならないこともあります。業務フローを変更する際は、ペーパーレス化を実施しても、従業員が円滑に業務が進められるように、ITツールの使用方法や運用上のルールを整備することが重要です。

社員や取引先への周知が必要

ペーパーレス化を推進するうえで、従業員や取引先の理解を得る必要があります。そのため、現場の従業員に協力してもらえるように、ペーパーレス化の目的やメリットを事前に周知することが大切です。ペーパーレス化を実施した後も、研修やセミナーなど、フォローをおこなうことが重要といえます。

また、請求書や契約書などの業務をペーパーレス化する場合には、取引先に電子データで受領することを了承してもらわなければなりません。そのため、取引先に対しても、ペーパーレス化に協力してもらえるように事前に周知をおこなうことが大切です。

ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化を進めるにあたって、まずは目的を明確にすることが大切です。目的から逆算することで、適切な計画を設計することができます。

目的が明確になったら、ペーパーレス化を実施する範囲や対象を決めましょう。いきなり全社的にペーパーレス化を実現するのは難しい場合もあるため、ペーパーレス化を進めやすい業務や部署など、部分的に範囲や対象を設定するのもおすすめです。

ペーパーレス化の目的・範囲・対象が明確になったら、導入するITツールの選定をおこないます。ITツールによって、料金や機能、サポート体制などが異なるため、目的や規模にあわせてツールを選定することが大切です。また、ITツールの導入にあわせて、運用のルールや業務フローの変更をおこない、ペーパーレス化を実施後、従業員がスムーズに業務をおこなえるようにすることが重要といえます。

そして、ペーパーレス化を実施したら、評価をおこない、改善を繰り返すことで、ペーパーレス化の目的を成功に導くことが可能です。

ペーパーレス化とともに働き方改革も推進しよう!

ペーパーレス化は、多様な働き方の実現や業務の効率化につながるため、働き方改革を推進する手段になります。働き方改革を推進するうえで、ペーパーレス化をおこなう場合には、クラウドサービスを導入するのがおすすめです。なお、ITツールを導入すると同時に、業務フローを変更したり、従業員や取引先に周知をおこなったりする必要があるなど、注意点もあります。

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