年末調整はアウトソーシングできる?外部委託や代行業者比較のポイントを解説!

年末調整は、雇用主の義務であり、年末にかけて業務が増加します。そのため、人事労務担当者は、年末調整の業務に時間を取られ、本来の業務に集中できない恐れがあります。そこで、外部委託することで、業務を代行してもらえる年末調整のアウトソーシングが注目されています。

年末調整は、雇用主の義務であり、年末にかけて業務が増加します。そのため、人事労務担当者は、年末調整の業務に時間を取られ、本来の業務に集中できない恐れがあります。そこで、外部委託することで、業務を代行してもらえる年末調整のアウトソーシングが注目されています。

当記事では、年末調整アウトソーシングの業務委託とはどういったものかについて解説します。また、年末調整アウトソーシングのメリットや注意点、おすすめの外注先などについても紹介します。

年末調整のアウトソーシングとは

年末調整のアウトソーシングとは、会社が従業員の年末調整に関する一連の事務を業務委託できる代行サービスのことです。なお、外注先によっては、年末調整業務の一部だけでも外部委託できます。

年末調整のアウトソーシングサービスを利用すれば、下記のような業務を代行してもらうことが可能です。

  • 年末調整に関する書類の印刷や発送にかかる資材の確保
  • 従業員への申告書の配布から回収・督促・チェックまで
  • 従業員から年末調整に関する問い合わせ対応
  • 年末調整の控除データ作成
  • 年税額の計算および12月の給与への過不足税額転記
  • 源泉徴収票の発行
  • 法定調書合計表や給与支払報告書の作成・発送

年末調整とは

年末調整とは、給与の支払いを受ける従業員について、毎月(毎日)の給料や賞与などから源泉徴収をした税額の合計と、その年に納めなければならない年税額を比較して、その差額を精算する手続きのことです。

多くの従業員は、勤務先の年末調整により、その年の所得税(復興特別所得税を含む)の納税が完了するため、自分で確定申告をおこなう必要はありません。そのため、従業員の納税手続きの負担を軽減するためにも、年末調整は重要な業務の一つといえます。

年末調整の代行は違法ではない?

年末調整の代行自体は違法にはなりません。ただし、全国社会保険労務士会連合会と日本税理士会連合会の間で、税理士または税理士法人の付随業務の範囲について、下記の内容を含む覚書が取り交わされました。

年末調整に関する事務は、税理士法第2条第1項に規定する業務に該当し、社会保険労務士が当該業務を行うことは税理士法第52条(税理士業務の制限)に違反する

このように、年末調整に関する事務は、税理士の業務であるとされ、社会保険労務士(社労士)が業務をおこなうのは、税理士法の違反になります。そのため、年末調整をアウトソーシングする場合には、税理士のいる外注先に依頼することが大切です。

年末調整アウトソーシングで外注できる内容

年末調整アウトソーシングで外注できる内容はさまざまですが、ここでは主な内容について紹介します。

申請書のチェックや修正

年末調整のアウトソーシングサービスを利用すれば、年末調整に必要な申請書類のチェックや修正を代行してもらうことができます。

たとえば、年末調整では、従業員は主に「扶養控除等(異動)申告書」「保険料控除申告書」「基礎控除申告書」「配偶者控除等申告書」「所得金額調整控除申告書」を勤務先に提出する必要があります。

アウトソーシング先には、専門のスタッフが在籍していることが多く、申請書の内容を確認して、修正・訂正箇所がある場合には、連絡してもらえます。そのため、安心して外注をおこない、スムーズに年末調整の手続きを進めることが可能です。

年調データの作成

年末調整では、従業員の提出書類を確認後、さまざまなデータを作成して、税務署や市区町村に提出する書類を作成する必要があります。

年末調整のアウトソーシングサービスを利用すれば、従業員ごとの所得税控除額など、年調データの作成を代行してもらうことが可能です。そのため、年末調整に必要な書類の作成が期限までに間に合わないといったトラブルを未然に防ぐことができます。

年末調整アウトソーシングの料金相場

年末調整のアウトソーシングには、ある程度の料金相場が決まっています。料金相場を適切に把握することで、自社の予算にあった外注先を選ぶことができます。

なお、年末調整アウトソーシングサービスの料金体系は、基本料金と従業員一人あたりの料金を合計した額になることが多いです。なかには、基本料金が無料であるサービスもあります。

基本料金は1~3万円、従業員一人あたりの料金は1,000円~3,000円が料金相場の目安です。ただし、あくまでも目安であり、外注先によって、さまざまな料金体系を用意しているため、ホームページを確認したり、実際に問い合わせをおこなったりして、正しい料金を把握するのがおすすめです。

年末調整アウトソーシングのメリット

ここでは、年末調整アウトソーシングのメリットについて詳しく紹介します。

年末調整業務の負担を軽減することができる

年末調整の業務は、年末にかけて忙しくなります。また、12月には給与だけではなく、賞与を支給する企業も多いため、人事労務担当者の業務負担が大きくなるという恐れがあります。

そこで、年末調整のアウトソーシングサービスを利用すれば、年末調整の業務を外部委託できるため、年末調整に関する業務負担を軽減することが可能です。年末調整の業務負担が軽減されれば、本来リソースを割くべき業務に集中して取り組むことができます。

このように、年末調整アウトソーシングは、人事労務担当者の年末調整業務の負担を軽減して、ほかの重要度の高い業務に手を回せるというメリットがあります。

コストを削減できる

年末調整の時期は、通常の業務や12月の賞与の計算に加えて、従業員からの申請書の確認や年税額の計算、税務署や市区町村に提出する書類の作成といった、多くの業務が集中します。

そのため、残業や休日出勤が多く発生したり、追加で人員を雇う必要があったりするなど、人件費が大きくなるという恐れがあります。

そこで、年末調整のアウトソーシングサービスを利用すれば、年末調整の業務を外注できるため、人件費などのコストの削減が期待できます。

年末調整アウトソーシングの注意点

ここでは、年末調整アウトソーシングの注意点について詳しく紹介します。

税理士法の違反にならないように注意が必要

年末調整の業務は、税理士のみが代行できるため、社労士に依頼するなど、税理士法に違反しないように注意する必要があります。

また、年末調整のアウトソーシングサービスを利用するにあたって、貴重な従業員の情報を提供するため、契約内容や業務範囲、サービス内容、税理士のこれまでの実績などをきちんと確認することが大切です。

自社に合う料金プランのものを選定しよう

近年では、さまざまな年末調整のアウトソーシングサービスがあります。そこで、アウトソーシングサービスを利用するにあたって、自社の予算を明確にすることが大切です。予算がわかれば、それにあった外注先を探すことができます。

また、外部委託する目的を明確にすることも重要です。たとえば、コストの削減を目的にする場合に、料金の高いサービスを利用すると、アウトソーシングの効果が薄くなってしまいます。

年末調整のアウトソーシングには、外注先によって、さまざまなサービスや料金プランが用意されているため、自社の予算や目的にあったサービスを利用することが大切です。

年末調整のアウトソーシング比較3選

ここでは、年末調整のアウトソーシングサービスについていくつか紹介します。

簡単年調

簡単年調とは、エコミック社が提供している年末調整のアウトソーシングサービスです。幅広い業種や規模の企業で利用されており、1000社以上の導入実績があります。

簡単年調では、スマホで証明書の写真を撮り、送信するだけで、従業員の年末調整の作業を完了できます。また、システムに入力した情報をもとに、表示が切り替わるといった機能が搭載されているため、スムーズに申告が可能です。さらに、質問に回答していくだけで、正確な申告内容が自動的に選択できるヘルパー機能も搭載されています。

年末調整事務代行サービス

年末調整事務代行サービスとは、フルキャストホールディングス社が提供している年末調整のアウトソーシングサービスです。これまでに数百人から一万人を超える規模の豊富な案件に対応した実績があります。また、熟練のスタッフが在籍しているため、安心して外注可能です。

さらに、これまでの運用を変えずに業務委託できるという特徴があります。そして、自社の予算にあわせて、柔軟に委託範囲を決めることが可能です。

年末調整アウトソーシング

年末調整アウトソーシングとは、ジャパン・ビジネス・サービス社が提供している年末調整のアウトソーシングサービスです。人事給与サービスを提供しており、本来の業務に集中できるように、システムの選定やコンサルティングなど、多方面からサポートを受けられるという特徴があります。

年末調整業務の代行サービスでは、年末調整に関する一連の業務を外注できます。また、自社のニーズに応じて、個別の業務にも対応しています。

アウトソーシング以外で年末調整を楽にする方法

アウトソーシングをおこなうと、場合によっては、大きな費用がかかることもあります。アウトソーシングのほかに、年末調整の業務負担を軽減するためには、年末調整に対応した人事・労務ソフトを導入する方法が挙げられます。

年末調整に対応した人事・労務ソフトを利用すれば、オンラインでやり取りができる、年末調整の深い知識が不要といったメリットがあります。

年末調整ソフトには、さまざまな機能の搭載されたものがあるため、自社のニーズにあったシステムを導入するのがおすすめです。

自社に合う方法で年末調整業務を効率化しよう!

年末調整の時期には、膨大な業務量を処理しなければならないため、人事労務担当者の業務負担が大きくなるという恐れがあります。そこで、年末調整のアウトソーシングサービスを利用すれば、業務を外部委託できるため、本来の業務に集中することが可能です。

ただし、年末調整の代行は税理士のみが対応できるなど、注意点もあるため、知識を深めておくことが大切です。また、アウトソーシングサービスのほかに、年末調整に対応した人事・労務ソフトを利用して、業務を効率化させる方法もあります。

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