▼領収書の対応はどうなる？電子帳簿保存法ガイドブック

領収書の日付なしはNG？日付の必要性とは

領収書に記載される項目は複数ありますが、なかでも日付は必ず記載しなければならない項目の一つです。

なぜ領収書に日付を記載しなければならないのか、その理由は大きく分けて2つあります。

1. 金銭の授受があった日付の証明

金銭の授受が発生する場合、後から「支払った」「受け取っていない」などの水掛け論が発生しないよう、その受領事実を証明する必要があります。

領収書はその受領事実を証明する証拠証書の一種なので、「いつ」「誰が」「誰に」「いくら支払ったのか」を明確に示さなければなりません。日付がないといつ金銭の授受が発生したのか証明できず、支払いを巡ってトラブルが生じる可能性があります。

2. 経費精算の不正防止

従業員が業務で使用した経費を立て替え払いした場合、多くの企業は経費精算書の提出をもって立替払いの精算を済ませます。その際、従業員は経費精算書とともに領収書を添付し、経費の立替払いが確かにおこなわれたことを証明しなければなりません。

領収書に日付があれば、接待や出張の日付と照らし合わせることができますが、日付がないと、領収書の正当性を調査することが難しくなります。水増しや架空の経費精算を防止するためにも、領収書の日付は重要です。

領収書の日付の正しい書き方

領収書に日付を記載する際は、2つのルールを遵守する必要があります。ここでは領収書の日付を正しく記載するポイントを紹介します。

1. 日付には受領日を記載する

領収書は金銭の授受が確かにおこなわれたことを証明する書類なので、原則として受領日を記載します。

受領日とは金銭の授受が発生した日付のことです。

現金の場合は、商品やサービスを利用し、その場で代金の支払いを受けた日付を記載することになります。

一方、銀行振込で代金が支払われた場合は、商品やサービスを利用した日付ではなく、実際に入金があった日付を記載します。

2. 日付は略さずに記載する

領収書の日付は年月日で記載しますが、和暦と西暦をともに省略するのは禁物です。和暦なら「R」ではなく「令和」、西暦なら「'22」ではなく「2022年」など、正式なかたちで記載しましょう。なお、和暦の場合、初めの年は「1年」ではなく「元年」と記載します。

領収書に日付を記載する際の注意点｜発行者向け

飲食店を利用した接待や会食では、「接待相手を待たせてしまうから」といった理由で、代金の支払いがあった当日に領収書を請求されないことがあります。その場合、後日支払者から領収書の発行を求められることが多いです。ただし、領収書に記載する日付は発行日ではなく、支払いのあった日付にしなければなりません。

なお、支払日からある程度の期間が空いてしまい、当日飲食した事実を確認できない場合、後日の領収書発行は不可となります。支払者が口頭で「○月○日に飲食した」と説明したとしても、客観的な事実が確認できない場合は、言われるがままに領収書の日付を記載したり、発行したりすることのないよう注意しましょう。

領収書の日付を間違えた場合の対処｜発行者向け

領収書を発行する際、誤って日付を間違えて記載してしまった場合、ミスした領収書は破棄し、新しい領収書を発行するのが基本です。もし発行後に日付の誤りに気付いた場合は、ミスした領収書をもとに、新たな領収書を再発行します。その場合、新たに発行する領収書に記載する内容は、古い領収書と同じにする必要があります。ただし、領収書の控えには「再発行」などの文字やスタンプを入れ、再発行したものであることがわかるようにしておきましょう。

領収書を再発行した場合は、新たに発行した領収書を渡すと同時に、ミスした領収書をきちんと回収します。再発行しない場合、誤りのある領収書の該当箇所に二重線を引き、上から訂正印を押印し後、訂正箇所の周辺に正しい日付を記載して修正するという方法もあります。

なお、修正液や修正テープを使って該当箇所を塗りつぶすと、第三者による改ざんとみなされる可能性があります。適切な修正がおこなわれていない領収書は無効となり、税務調査時に問題となるので注意しましょう。

修正は再発行に比べて手軽におこなえるのが利点です。しかし、領収書の日付は経費として算入するタイミングを左右する重要な項目なので、可能な限り誤りがないよう、慎重に記載しましょう。税務調査が入った場合に問題視される可能性もあるので、領収書の日付を間違えたら、書き直しあるいは再発行で対処するのも一つの方法です。

関連記事：領収書の訂正方法・訂正印とは｜宛名や日付、金額の訂正の仕方を説明

領収書の日付を変更したい場合｜受領者向け

領収書の日付が実際の日付と異なるなど、発行者側に記載を間違えられれしまった場合の対処法を確認しましょう。

結論、領収書の日付の訂正や加筆を受領者がおこなうことはできません。もし、領収書の日付を受領者が訂正や変更をおこなうと、有印私文書変造罪が成立して刑法上違法とされる可能性があります。

また、改ざんした領収書で経費精算をおこなったことが発覚した場合には、偽変造私文書行使罪に問われ、処分を受ける可能性もあります。間違いを見つけた場合には、発行者にその旨を伝え、正しい日付に訂正してもらったり、再発行を受けたりして、受領者側が対応することの無いように注意しましょう。

日付なしの領収書は有効か？｜受領者向け

領収書は金銭の授受が確かにあったことを裏付けるための証拠です。そのため、日付が入っていなくても金銭の授受があったことが確認できれば有効となります。ただし、領収書の日付がないと「いつ」金銭の授受が発生したのかを証明できなくなります。

社内の経費精算であれば日付なしの領収書での精算が認められるケースもあるかもしれませんが、領収書を仕入税額控除に利用したい場合などは税法上の領収書の規定を満たさないため無効な証憑書類として扱われてしまうため注意が必要です。

前述の通り、経費を算入するタイミングによっては事業所得に変化が生じるため、日付のない領収書を利用して経費を計算すると税務調査が入ったときに問題になる恐れがあります。あらぬ疑いを防止するためにも、領収書に日付が入っていなかった場合はそのまま放置せず、然るべき対処をおこなうことをおすすめします。

日付なしで領収書を受け取った場合の対処｜受領者向け

発行された領収書に日付が入っていなかった場合の対処法は大きく分けて3つあります。

1. その場で記載してもらう

最も適切な方法は、その場で領収書の不備を指摘し、日付を書き足してもらうことです。支払いの段階で指摘すれば、金銭の授受があったことをあらためて証明する必要がないので、余計な手間や時間を省くことができます。そのためには、領収書を受け取ったときに日付の記載があるかどうかを都度チェックする習慣をつけることが大切です。

2. 後日、再発行してもらう

領収書の発行後に日付がないことに気付いたら、発行者に領収書の再発行を依頼します。勝手に日付を加筆すると改ざんを疑われる原因になりますし、発行者の手元にある控えには日付が残らないので、新たに発行し直してもらのがベストです。その場合、日付のない領収書を持参し、再発行してもらった新しい領収書と交換するかたちになります。

3. メモに残しておく

出張先など遠方で発行してもらった領収書に日付がなかった場合、再発行のためにわざわざ現地に出向くのは手間とコストがかかります。

このとき、領収書を発行した日付について記載したメモを作成し、当該領収書に添付しておきましょう。税務調査が入った場合、そのメモをもとに正しい日付について説明すれば、改ざんを疑われるリスクを低減できます。

無用なトラブルを防ぐために、領収書の日付は正しく記載しよう

領収書は金銭の授受があったことを証明するための書類なので、日付の記載は必須です。取引先とのトラブルや社内の不正を防止するためにも、領収書の日付は年月日できちんと記載しましょう。日付に誤りがあった場合や、空欄だった場合はその場で書き直してもらうか、後日再発行を依頼するのがベストです。

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