経費精算システムとは？

経費精算システムとは、業務において発生した費用を効率よく精算するためのツールです。交通費や出張費、備品を購入したときの費用などをシステム上で簡単に入力することができ、申請の手間はかかりません。

チェックや承認までのフローもシステム上でおこなえるため、上司や経理担当者の業務も効率化することができるでしょう。

領収書を撮影して取り込めるスキャン機能や、ICカードと連携して経費を自動で入力してくれる機能が搭載されているシステムもあります。さまざまな機能により経費の申請漏れを避けることができるだけでなく、入力間違いや不正な申請を防ぐことも可能です。

経費精算システムは、申請者にもチェック担当者にもメリットがあるため、導入する企業が増えてきました。

経費精算システムを導入する4つのメリット

経費精算システムには、申請作業の手間を削減することができる、チェックや承認を簡単におこなえる、軽減税率にも対応可能といったメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく確認しておきましょう。

1. 申請作業の手間やストレスを減らせる

申請作業における手間を減らせることは、経費精算システムの大きなメリットです。わざわざ紙伝票に手書きする必要はなく、システム上で経費を入力するだけで簡単に申請書を作成することができます。

申請書を印刷する必要もありません。そのままシステム上で、上司や経理担当者へ承認を依頼することができます。スマートフォンから利用できる経費精算システムも多いため、外出先で申請業務を済ませることも可能です。申請漏れを防止することができるとともに、業務上の無駄な時間を減らせるでしょう。

2. チェックや承認をスムーズにおこなえる

経費精算システムは、チェックする側にとってもメリットがあります。経費精算システムでは、ボタンをクリックするだけで承認や差し戻しが可能です。大量の紙伝票を確認したり、ハンコを押したりする必要はありません。

申請と同様に、スマートフォンから確認や承認をおこなうことも可能です。移動中などに承認作業をおこなうことで、空いた時間を有効に活用することができます。承認が遅れて、会社全体の精算フローがストップしてしまうことも防げるでしょう。

3. 軽減税率の対象になる経費を簡単に区別することができる

経費を精算するときは、軽減税率の対象になるものと、標準税率が適用されるものを区別しなければなりません。たとえば、喫茶店でクライアントと打ち合わせをしたときの税率は10％、手土産のお菓子を購入したときの税率は8％など、分けて処理する必要があります。

手書きで申請や承認をおこなうと、軽減税率の対象となるのかわからず、間違いが発生するケースもあるでしょう。OCR機能が付いた経費精算システムを利用すれば、レシートや領収書を撮影するだけで金額や日付、税率などを自動で読み取ってデータ化することができます。間違いを防ぎつつ、精算フローを効率化することができるでしょう。

4. 電子帳簿保存法に対応できる

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を電子データ化して保存することを認めた法律です。一定の条件はありますが、領収書などをスキャンしてデータ保存しておけば、原本を破棄しても問題ありません。ペーパーレス化や管理コストの削減など、さまざまなメリットを得ることができるでしょう。

経費精算システムを導入すれば、電子帳簿保存法にも簡単に対応することができます。電子帳簿保存法に則したスキャナ保存や電子取引の保存をおこなえるシステムも多く提供されているため、うまく活用してペーパーレス化を実現しましょう。

経費精算システムを導入する3つのデメリット

さまざまなメリットがある一方で、導入費用がかかる、難しいシステムを選ぶと使いこなせない、といったデメリットもあります。導入前にしっかりとチェックしておきましょう。

1. 導入費用がかかる

当然ですが、経費精算システムを導入するためには費用がかかります。多くの機能が搭載された便利なシステムほど、利用料金は高くなるのが一般的です。オプション機能を付けることで、費用が高くなるケースもあるでしょう。

経費精算システムを導入するときは、無駄なコストが発生しないよう、自社の規模や目的に合ったものを選択することが大切です。

2. すべての作業を効率化できるわけではない

経費精算システムを利用すれば、申請や承認といった業務を効率化することができます。ただし、手入力が必要な場面もあり、すべての作業を自動化できるわけではありません。

たとえば、クライアントと喫茶店で打ち合わせをした場合は、経費精算の際に目的や名前などを入力する必要があります。システムによっても自動化できる部分は異なるため、導入前に確認しておきましょう。

3. 難しいシステムを導入すると使いこなせない

多くの機能が付いているからといって操作方法が難しいシステムを選んでしまうと、使いこなせない可能性もあります。業務スピードが遅くなってしまうと、せっかく経費精算システムを導入した意味がありません。

入力画面が見やすいか、直感的に操作できるかなど、事前に確認しておくことが大切です。経営陣だけで判断せず、実際にシステムを使うことになる経理担当者などにもチェックしてもらうとよいでしょう。

経費精算システムの3つの基本機能

経費精算システムによっても異なりますが、一般的には次のような機能が搭載されています。

1. 交通機関のルート検索機能

ルート検索は、経費精算システムの基本機能の一つです。システム上で交通機関の利用ルートや運賃などを検索できるため、わざわざインターネットで調べる必要はありません。調べて手入力する時間を削減することができるだけでなく、単純な入力ミスを防ぐこともできます。

チェックする側の手間を減らすことも可能です。正しいルートで申請しているか、合計金額が間違っていないかなどを確認する必要がなくなるため、業務上のストレスを減らせるでしょう。

2. 申請と承認フローの設定機能

一般的な経費精算システムでは、申請から承認までのフローを自由に設定できます。

申請者、各部署の上司、経理担当者などの順序を設定しておけば、承認ボタンを押すだけで次の担当者へ回していくことが可能です。自社の状況に合わせて設定しておくことで、業務を大幅に効率化することができるでしょう。

3. 会計ソフトとの連携機能

会計ソフトとの連携も、経費精算システムの重要な機能です。経費処理が済んだデータを給与計算ソフトなどへ引き継げるため、手作業でデータを移行する必要はありません。事務作業の多くを自動化することができ、ヒューマンエラーの防止や業務の効率化につながります。

経費精算システムを導入する際の3つのポイント

経費精算システムを導入するときは、以下のようなポイントに注意しましょう。

1. 導入の目的を明確にしておく

経費精算システムを利用するときは、導入の目的を明確にしておきましょう。システムによって搭載されている機能やサポート内容は異なるからです。せっかく費用をかけて導入しても、自社に合っていなければ意味がありません。

領収書を簡単にスキャナ保存できる機能、別の会計ソフトとの連携機能など、必要な項目を事前に把握しておきましょう。経費精算システムの提供会社に相談してみるのもよい方法です。

2. 無料トライアルを利用して使いやすさをチェックする

無料トライアル期間がある場合は、実際の使い勝手や操作画面をチェックしてから導入するのがおすすめです。料金やイメージだけで決めると失敗するケースもあるため、経理担当者などに使ってもらい意見をもらうとよいでしょう。

3. スマートフォンからも利用できるシステムを選ぶ

外出先や自宅からでも利用できるよう、スマートフォンアプリにも対応のクラウド型経費精算システムを選ぶと申請業務がスムーズに進むでしょう。

とくにリモートワークを推進している企業にはおすすめです。外出先から会社に戻る必要もなくなるため、無駄な移動時間を削減することができます。

自社の目的に合った経費精算システムを導入しよう

今回は、経費精算システムのメリットとデメリットや導入のポイントなどを解説しました。

業務効率化につながる便利なツールではありますが、自社の目的に合っていなければ意味がありません。さまざまなシステムを比較したうえで、自社に最適なものを導入しましょう。