PDFで電子印鑑を押す方法や注意点を解説!

PDFファイルに電子印鑑を押す場合、PDF編集ソフトを使うことにより、電子印鑑をPDFに押すことができます。また、編集ソフトにも電子印鑑を無料で自作するツールが搭載されているため、それらを活用し押印することも可能です。この記事では、アドビ社のAcrobat Readerを例に挙げて、PDF文書に電子印鑑を押す方法や作成方法、注意点を解説します。

PDFファイルに電子印鑑を押す場合、PDF編集ソフトを使うことにより、電子印鑑をPDFに押すことができます。
また、編集ソフトにも電子印鑑を無料で自作するツールが搭載されているため、それらを活用し押印することも可能です。

この記事では、アドビ社のAcrobat Readerを例に挙げて、PDF文書に電子印鑑を押す方法や作成方法、注意点を解説します。

電子印鑑とはPCなどから電子文書上に押せる印鑑データのこと

電子印鑑とは、PCやスマートフォンなどから、PDFなどの電子文書上に押せる印鑑データのことです。
印鑑データにはいくつかの種類があり、作成方法やセキュリティレベルが異なります。

無料の電子印鑑の場合、印影をスキャナで読み取る、WordやExcelを使って図形から作成するなどの方法が一般的です。
印影を画像データ化した電子印鑑のみの場合、法的効力はありません。

電子印鑑の法的効力

電子印鑑の中には、電子印鑑自体にタイムスタンプや電子署名、電子証明の付与により、実印と同等の法的効力を得られるものもあります。
もし、電子契約の締結など、社外取引で活用したい場合はセキュリティ対策を施した電子印鑑が求められます。

電子印鑑を付与する文書の種類や運用方法により求められるセキュリティレベルも異なるため、どのような用途に活用するのか確認したうえで作成するとよいでしょう。

電子印鑑のメリット

電子印鑑を導入すれば、業務の効率化や、コストの削減が期待できます。
たとえば、社内稟議や決裁書類をPDFで作成し、電子印鑑を押す仕組みに変えれば、紙の印刷コストや回覧の手間を削減することが可能です。

また、法的効力を持たせた電子印鑑を導入すれば、電子契約にも使えます。
電子契約を使えば、契約書を印刷し捺印したり、郵送したりする必要はありません。

なお、電子契約であれば印紙税がかからないため収入印紙の添付も不要です。
ネット上でスピーディーに契約を締結できるだけでなく、諸経費の削減も可能で、契約書の保管もデータ上でおこなえるため管理の手間も削減できます。

PDFに電子印鑑を押す2つの方法

PDFに電子印鑑を押す方法としては、次の2つのやり方が可能です。

  1. 電子印鑑をPDF文書に押す
  2. PDFで電子印鑑を自作し文書中に押す

なお、どちらの方法で電子印鑑を押すとしても、PDF編集ソフトが必要です。

ここでは、無料でダウンロードできるアドビ社の「Acrobat Reader 」を例に、PDFに電子印鑑を押す方法を紹介します。(※1)

(※1)PDFリーダー|Adobe

1. 電子印鑑をPDF文書に押す方法

ExcelやWord、フリーソフトなどですでに電子印鑑を作成しているなら、その印鑑データをPDF文書に押すことができます。具体的な手順は下記のとおりです。

  1. 電子印鑑を押したいPDF文書をAdobe Acrobat Reader で開く
  2. 画面上部のツールタブをクリックし、「スタンプ」をクリックする
  3. スタンプ内にある「カスタムスタンプ」をクリックし、「作成」をクリックする
  4. 画像選択画面に遷移するため、電子印鑑のデータを選択する
  5. 選択するとサンプル欄に電子印鑑の画像が表示されるため問題なければ「OK」をクリックする
  6. スタンプの分類と名前を入力し「OK」をクリックする
  7. 保存した電子印鑑は「スタンプパレット」から選択できるため、該当のものを選んで電子文書上の押したい場所まで移動する
  8. 任意の場所でクリックすれば電子印鑑を押印できる

4.の電子印鑑画像の選択では、PDFファイル形式で保存した画像でないと選択できないため注意しましょう。
また、上記の方法では複数の電子印鑑データを登録できるため、丸印や角印など、使い分けることも可能です。

2. PDFで電子印鑑を自作し文書中に押す方法

事前に電子印鑑データをもっていなくても、Adobe Acrobat Reader を使えば、PDF文書上に押印できる電子印鑑を自分で作ることもできます。
具体的な手順は以下のとおりです。

  1. 電子印鑑を押したいPDF文書をAdobe Acrobat Readerで開く
  2. 画面上部にあるツールタブをクリックし、「スタンプ」をクリックする
  3. スタンプ内の「電子印鑑」をクリックし、デザインを選択する
  4. ユーザー情報の設定画面に遷移するため、氏名や役職、メールアドレスなどを入力する
  5. 情報登録が終わった電子印鑑を電子文書中の押したい場所まで移動する
  6. 任意の場所でクリックし押印する

電子印鑑のデザインには氏名印や日付印など複数のパターンが用意されており、初回の情報入力が終われば全て同一の情報で使用できます。
一度押した電子印鑑は右クリックで削除できます。

もし、氏名など登録情報を変更したいときは、「スタンプパレット」の「電子印鑑」を選択後、ダイアログボックスのデータ上で右クリックするとユーザー情報の変更が可能です。

PDFに電子印鑑を押す際の注意点

電子文書をPDF化し電子印鑑で処理すれば、業務の効率化に役立ちます。
しかし、電子印鑑の作成方法によっては、用意にコピーできてしまい、悪用やなりすましの危険があるため注意しましょう。

もし、法的効力のある電子印鑑を使いたい場合は、有料サービスなどを使い、電子署名やタイムスタンプを付与する必要があります。
ただし、電子印鑑は有料のものでも法的効力が低いサービスもあるため、契約内容をよく確認しなければいけません。

無料ツールで作成した電子印鑑は複製やなりすましが可能

印影の画像データや、PDF編集ソフトで作成した電子印鑑などは、一見有料のものと違いがないように見えます。
しかし、見た目が似ているだけで、コピー防止機能や、利用履歴の記録など、セキュリティが施されていないため簡単に複製ができてしまいます。

契約書などで悪用される恐れもないとは言い切れません。
セキュリティ対策の施されていない電子印鑑を利用しトラブルにつながれば、自社に影響があるだけでなく、他社からの信頼を失う可能性もあります。

電子印鑑に法的効力を持たせるためには有料ツールの活用が必要

電子印鑑は、本人証明や非改ざん証明ができるほかのセキュリティと組み合わせることで、実印と同等の法的効力が認められます。
ただし、これらの対策を施すためには、有料の電子印鑑サービスと契約しなければいけません。

費用も1アカウント数百円程度のものから、導入費と月額利用料を合わせて10万円程度のものまであるため、費用対効果を考慮したうえで導入しましょう。
また、電子署名やタイムスタンプなどは別途、オプションサービスと契約が必要なケースもあります。

PDF文書にも電子印鑑は押印可能!法的効力の有無に注意しよう

PDF編集ソフトを使うことで、PDF文書にも電子印鑑の押印が可能です。
ただし、印影の画像データや編集ソフト内で簡易的に作成した電子印鑑には、法的効力がほぼ認められないため注意しましょう。

これらの電子印鑑は認印程度に利用できます。
もし、電子契約に電子印鑑を使いたいなら、タイムスタンプや電子証明書、電子署名を付与できる有料サービスとの契約が必要です。

これらを活用すれば電子印鑑を電子契約にも利用できるため、業務の効率化に役立てることもできるでしょう。

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