電子署名の作成方法|手順や注意点を解説!

電子文書の本人証明や非改ざん証明に使われる仕組みが電子署名です。電子署名では、電子的な身分証といわれる電子証明書(デジタルID)を付与し、暗号鍵を使い作成するのが一般的です。なお、実務では上記の処理をPDF編集ソフトや電子署名ツールがおこなうため、不慣れな人でも簡単に電子署名を作成できます。この記事では、電子署名の作成方法や仕組み、使用する際の注意点を解説します。

電子文書の本人証明や非改ざん証明に使われる仕組みが電子署名です。
電子署名では、電子的な身分証といわれる電子証明書(デジタルID)を付与し、暗号鍵を使い作成するのが一般的です。

なお、実務では上記の処理をPDF編集ソフトや電子署名ツールがおこなうため、不慣れな人でも簡単に電子署名を作成できます。
この記事では、電子署名の作成方法や仕組み、使用する際の注意点を解説します。

電子署名は電子文書の本人証明や非改ざん証明ができる仕組みのこと

電子署名とは、その電子文書が改ざんされていないことや、署名が本当に本人の意思によりされたことを電子的に証明する仕組みのことです。

通常、紙の書類であれば署名捺印によって契約に対する意思確認が可能です。
しかし、電子文書の場合、改ざんやなりすましが容易であるため、電子署名や電子証明書、タイムスタンプなどの付与により文書の完全性を証明します。

なお、電子署名も、従来の紙書類への署名捺印と同様の法的効力が電子署名法2条や3条により認められています。

以上の仕組みの活用により、インターネット上でも安全に契約書の締結をおこなうことが可能となります。

電子署名を活用するメリット

電子署名の活用により、契約書の迅速な処理が可能になるだけでなく、さまざまなコストを削減できます。

たとえば、契約書の締結では印刷代や切手代以外に収入印紙が必要ですが、電子契約では、これらのコストが不要となります。
なお、印紙税は紙の書類に対して課税されるため、電子契約は課税対象となりません。

また、ペーパーレス化が可能となるため、書類の保管場所を取らず、検索のみで容易に必要な契約書を確認できます。

以上のように、電子署名を活用できれば、業務の効率化やコストカットなど、さまざまなメリットが生まれます。

電子署名の作成方法

電子署名の作成では以下の3つの方法が代表的です。

  • PDFに電子署名を作成する
  • WordやExcelに電子署名を作成する
  • 電子署名ソフトで作成する

方法によっては、事前にデジタルIDを取得したり、PDF編集ソフトをダウンロードしたり、専用サービスと契約したりする必要があります。
電子署名が必要になる前に、早めに準備を進めるとよいでしょう。

1. PDFに電子署名を作成する方法

PDF文書に電子署名を作成するには、事前にPDF編集ソフトのインストールが必要です。
無料で利用できるものでは、Adobe社の「Acrobat Reader」が有名です。

ここでは、Acrobat Readerを使ってPDFに電子署名を作成する方法を紹介します。

  1. 電子署名をするPDF文書をAcrobat Readerで開く
  2. 画面上の「ツール」をクリックし、「証明書」を選択する
  3. 画面上中央の「デジタル署名」を選択する
  4. 署名したい場所にドラッグしながら署名ボックスを作成する
  5. 「デジタルIDの選択」では「ファイルのデジタルIDを使用」を選択
  6. 電子証明書を保存したファイル名を選択しパスワードを設定する
  7. デジタルID追加欄を確認し利用期限などに問題が無ければ「完了」を押す
  8. 6.で設定したパスワードを入力し「署名」をクリックする
  9. 電子署名を作成したPDFファイルを保存して完了する

なお、デジタルIDの選択では署名作成デバイスの使用や、新しいデジタルIDを作成することも可能です。
信頼性の高いデジタルIDを付与したい場合、認証機関で発行された電子証明書ファイルを添付しましょう。

2. WordやExcelに電子署名を作成する方法

WordやExcelで作成した文書にも以下の手順で電子署名が可能です。
ここでは、Wordに電子署名をする方法を解説します。

  1. 電子署名をするファイルを開く
  2. 「挿入」タブの「署名欄」をクリックする。
  3. 「署名の設定」が表示されるため、署名者の情報を入力し「OK」をクリックする
  4. デジタル署名に対応したかたちでファイルを保存する
  5. 保存したファイルを開き署名欄をダブルクリックする
  6. デジタルIDを付与し署名をして保存する

電子証明書がない場合はMicrosoftパートナーからデジタルIDを取得するように求められます。
そのため、先に認証機関から電子証明書を取得した後、電子署名をするとよいでしょう。

3. 電子署名サービスで作成する方法

電子署名サービスとは、電子契約をクラウド上やサーバー上でおこなうサービスで、法令に則した方法で電子署名の作成や授受が可能となります。
電子署名の方法には、当事者本人の電子証明書を利用し署名をおこなう「当事者型」と、事業者が間に入り電子証明書を発行しメール認証などを用い電子署名をおこなう「事業者署名型(立会人型)」の2つがあります。

どちらの方法も電子署名として法的効力が認められています。
現在ではより手軽な方法として「事業者署名型(立会人型)」が普及しています。

電子署名の仕組み

電子署名では電子証明書に秘密鍵と公開鍵という対になる暗号鍵を用いることで、電子文書の本人証明や非改ざん証明をおこないます。(※1)
秘密鍵とは、電子文書の送信者のみが保有し管理する鍵です。

公開鍵とは、認証局が保持し、電子文書の受信者から照会を受けた際、公開できる鍵です。
承認局では、送信者からの依頼を受けて秘密鍵と公開鍵の対応付けをおこないます。

送信者は秘密鍵で文書を暗号化し、受信者は送信者の公開鍵でデータを復元します。
秘密鍵で作成したデータと公開鍵で復元したデータが同じであれば、送信者が作成した電子データであり、途中で改ざんなどがされていないと判断できます。

ここではわかりやすいよう省略したものの、本来は電子文書自体を暗号化するのではなく、電子文書固有のハッシュ値を暗号化し比較や検証をおこないます。

(※1)電子署名の基礎知識|電子認証局会議

電子証明書の役割

電子署名をおこなう際、本人性を担保するために重要となるのが電子証明書です。
電子証明書は第三者機関である認証局により発行され、電子的に本人であることを証明するものです。

従来の印鑑証明書に相当するものと考えるとわかりやすいでしょう。
電子署名では、電子証明書が添付されることで本人により作成された文書や署名であると確認できます。

また、秘密鍵と公開鍵も電子証明書に紐づけることで活用します。

タイムスタンプの役割

電子契約をおこなう際は、電子署名だけでは電子文書の原本性が担保できません。
電子署名は「何を」「誰が」おこなったかを担保するのに対し、タイムスタンプは「いつ」「何を」おこなったかを担保します。

上記の2つがそろうことで「いつ」「誰が」「何を」したかの証拠となり、文書の原本性が担保できます。
タイムスタンプは時刻認証局により、電子文書に時刻情報とハッシュ値を組み合わせたデータを付与する仕組みです。

これにより、その時刻に間違いなく文書が存在していたこと、また、その時刻以降文書が改ざんされていないことを証明します。

電子署名の注意点

電子署名を初めて活用する際は、問題なく作成できるか一度確認してからおこないましょう。
また、契約書などで電子署名を活用する際は、取引先が電子署名に対応しているかどうかの確認も必要です。

セキュリティ対策としては、電子証明書の有効期限に注意したり、秘密鍵が外部に流出したりすることがないような管理が求められます。

1. 初めて作成する際はテスト運用する

電子署名を作成するには、電子証明書を入手したり、タイムスタンプを付与したり、導入までに複数の準備が必要です。
また、やり直しや間違いが多ければ、契約相手の負担にもなります。

万が一、電子契約の方法が間違っていれば電子契約書が証拠として機能しない可能性も否めません。
初めて電子署名を利用する際は、問題なく運用できるか事前にテストしてから使いましょう。

2. 取引先が電子署名に対応しているか

取引相手が小規模事業者などの場合、電子契約や電子署名に対応していないケースもあります。
また、契約書によっては書類での締結が基本であり、先方の同意なしに電子化ができないものもあります。

電子契約を締結したい場合は、先に取引相手に確認をとってから対応を進めましょう。
電子署名サービスによっては、受信者が同じサービスを利用していなくても電子契約を締結できるものもあります。

3. 電子証明書の有効期限は切れていないか確認する

電子証明書には有効期限が定められており、期限の切れたものは利用できません。
秘密鍵が漏洩したなどの問題が発生した場合は、電子証明書を失効させるケースもあります。

さらに、証明書を発行する認証局の安全性の判断も必要です。
自社で電子署名をする際は、電子証明書が上記に該当していないか事前に確認しましょう。

また、取引先から電子署名入りの契約書を受け取った場合も、同様の確認が必要です。

4. 秘密鍵は漏洩しないように運用する

電子署名は秘密鍵と公開鍵の合致により、電子文書の非改ざんなどを証明する方法です。
そのため、そもそも秘密鍵が漏洩してしまっては電子署名をする意味がありません。

秘密鍵は漏洩や悪用などされないように運用しましょう。具体的には、不正アクセスによる秘密鍵の流出などに注意する必要があります。
秘密鍵の管理では秘密分散技術などを使い、安全性を高めて管理することが望ましいでしょう。

電子署名の作成方法を理解し社内業務を効率化しよう

電子署名はタイムスタンプと組み合わせることで、電子文書の完全性を証明します。
電子証明書を添付し暗号鍵を使うことで電子署名を作成するものの、これらの処理は通常、専用ソフトが自動的におこないます。

実務の際は、電子証明書の有効期限が切れていないか、秘密鍵は漏洩しないように管理されているかなどに注意して運用してください。
作成方法を把握し導入すれば、業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットを享受できるでしょう。

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