▼2024年1月から義務化！電子帳簿保存法の対応ガイドはこちら

電子印鑑とは

電子印鑑とは、印影をスキャンして画像化したもの、または描画ツールなどで作成して電子化した印鑑画像のことです。PDFやExcel（エクセル）、Word（ワード）などの文書データに直接押印できるため、文書データを紙に出力して押印する手間が省けます。

電子印鑑の専用サービスを利用すれば、印影データにタイムスタンプ情報を付与することも可能です。セキュリティ面が強化されるため、重要書類への押印としても使用できます。

関連記事：電子印鑑の法的効力とは？メリットや注意点も解説

エクセルでの電子印鑑の作り方

電子印鑑を作成する方法として、エクセルを使ったものがあります。主な作り方は次の3つです。それぞれの作成方法を詳しく解説します。

1. 図形機能とテキストボックスを使って作成する

エクセルの図形機能とテキストボックスを使用すれば、気軽に電子印鑑を作成できます。

印鑑の外枠の図形を選択する

まずは、印鑑の土台となる外枠の図形を選択しましょう。

「挿入」タブから「図」を選択して「円/楕円」をエクセルシート内にドラッグ、好きな大きさの円を作成します。

正方円を作成したい場合は「shift」キーを押しながらドラッグします。角印を作成したい場合は「正方形/長方形」を選択しましょう。

枠線の色と背景色を選択する

作成した枠線を選択して、「図形の書式設定」タブより「塗りつぶしなし」を選択します。

続いて、枠線を赤系の色に設定し、必要であれば枠線の太さを2から3ptに変更します。

枠内にテキストを入力して印鑑の名前部分を作成する

テキストボックスで枠内に印鑑の名前を追加します。

「挿入」タブより「テキストボックス」を選択し、「縦書きテキストボックス」で印鑑の名前を入力します。

文字の配置を調整する場合は、枠を右クリックして、「図形の書式設定」からテキストボックスの位置を変更できます。位置の調整が終わったら、枠となる図形とテキストを同時に選択し、グループ化しておきましょう。

印鑑の名前に使用するフォントは、文字の見栄えを確認しながらいろいろなフォントを試してみると良いでしょう。実際の印鑑に使用されていることが多い篆書体を使いたい場合は、フォントサイトなどでダウンロードする必要があります。

背景の透過をおこなう

電子印鑑を文書データの文字の上に押印する場合、下の文字が消えないように背景を透過させておく必要があります。透過の方法は、枠になる図形を右クリックして「図形の書式設定」を選択、「色」で「透明色を指定」を選択し、透過したい場所をクリックしてPNG形式でファイル保存して完成です。

ファイルを保存する場合は、画像を右クリックし、「「図として保存…」を選択します。なお、JPGやGIFでは透過画像として保存されないのでPNGで保存するように注意しましょう。

2. エクセルのアドイン「Excel電子印鑑」を無料ダウンロードする

複数の種類の電子印鑑を作成するのであれば、エクセルのアドイン「Excel電子印鑑」が便利です。

まずはダウンロードサイトで「Excel電子印鑑」のアドインをダウンロードし、インストールしてからエクセルを起動します。



次に、エクセルシート内の好きなところを右クリックし、「Excel電子印鑑」を選択、作成したい印鑑の種類を選択します。

たとえば認印を作成したい場合には、「認印押印」をクリックします。

印鑑の名前やフォントの種類、色、サイズや傾きを設定し、「OK」をクリックするだけで、簡単に電子印鑑が完成します。作成過程でプレビュー画像が表示されるため、好みの形式になっているかはその都度確認することができます。認印以外にも、データネーム印や角印、ビジネス印など様々な種類の印鑑をつくることが可能です。

3. 印影データをスキャンしてエクセルで作成する

普段使用している実際の印鑑を使って電子印鑑を作成したい場合は、印鑑を押印した紙をスキャンした画像データを電子印鑑として使用します。スキャンした印鑑の画像データはエクセルを使って編集、保存しましょう。

手順は以下のとおりです。

印鑑をスキャンしてエクセルに取り込む

印影が鮮明に写るよう白い上質紙などに押印し、スキャンまたはスマートフォンのカメラで撮影します。印鑑は濃くはっきりした印影になるようしっかりと押しましょう。

スキャナーは高画質設定で取り込むようにします。カメラで撮影する場合は、印影が歪まないよう角度に注意しましょう。

印影の画像をPC上に取り込んだら、任意のフォルダに画像を保存してからエクセルを起動します。

続いて、エクセルの「挿入」タブより「画像」を選択し、印影の画像データをエクセルのシート内に表示させます。

印影の画像データを編集する

電子印鑑として使用できるよう、トリミングやサイズ変更、背景の透過をおこないます。

まずは表示した画像データの余白を切り取りましょう。

画像データを選択し、「図の形式」タブより「トリミング」をクリック、不要な部分を削除しましょう。このとき、上下左右の余白スペースが均等になるよう調整することがポイントです。

次に、トリミングした画像データを選択し、「図の形式」タブより「背景の削除」をクリック、「保持する領域をマーク」「削除する領域をマーク」を使って、印影の枠と名前を残して、背景だけが削除されるように調整します。

変更した画像を「図として保存」し、PNG形式を選択して任意フォルダに保存して完成です。

エクセルでの電子印鑑の押し方

電子印鑑を押印する方法としては、アドインの「Excel電子印鑑」を使う方法と、画像を挿入する方法の2つがあります。

1. 「Excel電子印鑑」を使う方法

Excel電子印鑑をインストールした場合、一度認印を作成してしまえば「右クリック」→「認印押印」の手順でいつでも同様の認印を押印できるようになります。

ただし、「認印」の項目に登録できる印鑑種類は1種類のみです。複数種類の登録はできないため、注意が必要です。複数種類の印鑑を登録したい場合には、「印鑑設定」から「認印」以外の名称で印鑑を登録しましょう。

頻繁に電子印鑑を押印する場合は、リボンに電子印鑑タブを登録することもできます。

「印鑑設定」→「その他」→「リブにタブを表示し、ボタン操作可能にするのタブにチェック」の手順で登録をすることで、電子印鑑のタブが表示されるようになり、押印や設定が1クリックで簡単におこなえるようになります。

2. 図として挿入する方法

Excelの図形機能とテキストボックスを利用して作成した電子印鑑や陰影データを用いた電子印鑑の押印をおこなう場合は保存しているデータを作業画面に画像として挿入します。

「挿入」タブ→「画像」→「このデバイス…」から、使いたいデータを挿入することで電子印鑑を押印することができます。

電子印鑑をエクセルで作成するメリット

電子印鑑をエクセルで作成するメリットとしては、コスト面と気軽さの2つが挙げられます。

1. 無料で利用できるためコストがかからない

電子印鑑をエクセルで作成する一番のメリットは、無料で作成できることです。電子印鑑の専用サービスなどを利用して作成すると、料金がかかる場合があります。

その点、エクセルを使えば、インストールされているPCさえあれば無料で作成できます。できるだけコストをかけずに電子印鑑を作成したい人にとって、最適な方法といえるでしょう。

ただし、エクセルが標準インストールされていないPCを使用する場合は、エクセルをインストールするため費用がかかるため、注意が必要です。

2. 誰でも気軽に作成できる

エクセルはさまざまな業務や用途に使用されるアプリケーションです。日常的に利用している人も多く、電子印鑑の作成に必要な画像の挿入やテキスト入力、トリミングなどの基本操作であれば、初心者でも難しくないでしょう。

わざわざ操作方法を調べたり操作に慣れたりしなくても、誰でも簡単に作成できる方法です。　

電子印鑑をエクセルで作成する際の注意点

電子印鑑をエクセルで作成し、使用する際は、次の2つの点に注意しましょう。

1. 取引先が電子印鑑に対応しているか事前に確認する

社外とのやりとりに使用する目的で電子印鑑を作成する場合は、取引先が電子印鑑に対応しているかどうかを事前に確認しましょう。2005年4月より施行されたe-文書法や、法人税の電子申告義務化に伴い、文書のペーパーレス化を進めている企業は増加傾向にあります。

しかし、なかには紙面によるやりとりをメインとし、電子印鑑の使用を認めていない企業も存在します。まずは取引先に電子印鑑でのやりとりが可能かどうかを確認し、セキュリティ面での条件などがある場合は、それに合わせた電子印鑑を作成しましょう。

2. セキュリティ面を考慮する

電子印鑑は大きく2つに分類されます。印影を電子化しただけの電子印鑑と、電子署名やタイムスタンプを付与した電子印鑑です。後者は、電子署名とタイムスタンプによって、証拠能力を持ちます。

エクセルで電子印鑑を作成するのは、コストがかからず気軽に作成できるのがメリットです。反面、偽造やなりすましが容易なため、セキュリティ面のリスクが高いというデメリットがあります。

むやみに電子印鑑を作成するのは避け、作成した電子印鑑の画像データの保存、管理にはくれぐれも注意しましょう。また、重要書類への押印として使用することは避け、認印や三文印として使用することをおすすめします。

重要書類に電子印鑑を付与したいと考えている場合は、電子契約サービスなどを利用して、印影にいつ、誰が捺印したのか、という識別情報を付与しましょう。タイムスタンプ機能やユーザー認証機能付きなど、強固な識別情報を付与することで、電子印鑑のセキュリティ面と信頼性を高めることができます。

エクセルで電子印鑑を無料作成する際はセキュリティ面に注意しよう

文書データに直接押印できる電子印鑑は、ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率化などのメリットがあります。エクセルでの電子印鑑の作成は、費用がかからず、PCやアプリに知識がなくても気軽に作成できる方法です。

エクセルで電子印鑑を作成して使用する際は、取引先が電子印鑑を認めているかどうかを確認し、セキュリティ面についても考慮しましょう。重要書類などに使用する場合は、識別情報を付与してセキュリティを確保することをおすすめします。

関連記事：Word電子印鑑の作り方！手順や無料で作成するメリット・デメリットを紹介！

▼契約書の電子化をしたい方はこちらもチェック！

この資料では、電子契約サービスの導入など、契約書の電子化のポイントについて解説しています。
契約書の電子化を検討してしている方は、こちらもチェックしてみてください。