電子印鑑とは

電子印鑑とは、PDFなどの電子文書に押印する電子データ化された印鑑のことです。電子ハンコとよばれることもあります。

日付や時間などの識別情報をもつタイムスタンプを付与すれば、押印した電子文書に法的な効力を持たせることができます。 電子印鑑は、もとの印鑑の印影をスキャナで読み込んで画像化するか、あるいは表計算ソフトや画像編集ソフトなどを活用してPC上で作成するのが一般的です。

一口に電子印鑑といっても、認印と実印のように、用途に応じて使い分ける必要があります。

電子印鑑を無料で作成するメリット

電子印鑑には有料で作成するものと無料で作成できるものがあり、作成方法や価格もさまざまです。電子印鑑の導入を検討している人や、電子印鑑の必要性を感じながらも仕事上捺印をする機会が低い人であれば、まずは無料のもので使用感を確認してみるというのも一つの手でしょう。

ここでは、まず電子印鑑を無料で作成するメリットについて紹介します。

業務効率化やコストの削減

電子印鑑のメリットは、なんといってもコストがかからないという点です。

 まずこれまで行っていたような押印作業が電子上で可能になるので、そもそも印鑑や朱肉などを準備する必要がなくなります。また紙代や郵送代などの必要もなくなり、中長期的にみると大きくコスト削減につながります。 

無料で電子印鑑を作成する方法については後ほど詳しく紹介しますが、電子印鑑は手持ちのソフトを使って作成する方法やWebのサービスを利用する方法など種類も豊富です。

可能な限り経費を抑えたい人や、いきなり有料版を利用することに抵抗がある人にとっては非常に有用といえるでしょう。

すぐに認印として利用できる

印影をスキャンしたものやフリーソフトで作成したものなど、その種類に関わらず、無料で作成した電子印鑑も一般的な認印と同等の効力を持ちます。

そのため、急遽認印が必要な場合に、PCなどで電子印鑑を作成し、その場で認印として押印することが可能です。

電子印鑑を無料で作成するデメリット

コストをかけずに利用できる無料の電子印鑑ですが、いくつかのデメリットもあります。ここからは、電子印鑑を無料で作成する場合のデメリットについて紹介します。

悪用される恐れがある

電子印鑑を無料で作成する方法にはさまざまな方法がありますが、簡易的な電子印鑑の場合、容易に改ざんできてしまうリスクがあります。

たとえば印影の画像を取り込む場合は画像データをコピーされる可能性があり、アプリを使う場合も、同じ苗字で同じデザインのものを選ぶことで全く同じものが作成できてしまいます。

タイムスタンプや電子署名が付与できるタイプの電子印鑑の場合は「誰が押印したか」「いつ押印したか」といった識別情報を画像データに付与することができますが、無料の電子印鑑の多くは、その機能がありません。無料の電子印鑑は、悪用などセキュリティ面でのリスクが高いと言えるでしょう。

法的効力が乏しい

無料の電子印鑑は「おそらく本人が押印した」という認印としての効力はあります。しかし、あくまでもそれは「おそらく」であり、本人性を担保するものではないため、法的効力は乏しいといえます。

そのため、社内外での契約書など、電子印鑑に実印に近い効力を求める場合には、本人が押印したことや、改ざんがおこなわれていないことを証明する機能がある有料の電子印鑑を使用することをおすすめします。

自由度が少ない

無料の電子印鑑は利用できるサービスが限定されていることがほとんどです。基本的には色やフォント、サイズなどの選択肢が限られているため、オリジナリティを出すことは困難です。

Photoshopやillustratorなどのグラフィックソフトを使用すればオリジナリティを出すことも可能ですが、ソフトを使い慣れていない場合は作成に膨大な時間と手間がかかってしまいます。

電子印鑑を無料で作成する方法

電子印鑑を無料で作成する方法は大きく3つに分けることができます。ここからはそれぞれの作成方法の概要について紹介します。

印影を画像データ化して作成する

最初に紹介する方法は、実際の印影をそのまま画像データにして使用する方法です。この方法では表計算ソフトの「Microsoft Excel（以下、Excelと表記）」を使って画像データの形を整えます。

1. 手持ちの印鑑を白い紙に押印し、その紙をプリンタなどでスキャンするか、スマートフォンなどを使って撮影します。
2. 画像データをPCに取り込んだら、Excelを開き、「挿入」タブの「画像」から「画像ファイルから挿入」を選択し、さらに1の印影の画像を選択します
3. Excelのシートに1の画像が表示されたら、ツールバーの「図の書式設定」から「トリミング」を選択します。
4. 1の画像のうち、余白部分を可能な限り取り除きます。
5. 4でトリミングした画像を選択、ツールバーの「図の書式設定」から「背景の削除」を選択し背景を透過します。紫色の部分は透過される部分を表しているため、問題がないことが確認できたら「変更を保持」を選択し、完成です。

WordやExcelPowerPoint等のソフトで作成する

次に紹介する方法は、office系のソフトを使う方法です。Microsoft 365のソフトを使う方法では、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、PDFを使う方法が代表的ですが、ここではその中でもExcelを使った方法を紹介します。なお、この方法はMicrosoft Wordを使用する場合も同じです。

1. まず「挿入」から「図」を選択し、印影のベースとなる円を描きます。この時、shiftキーを押しながら展開すると印影らしい円を描くことができます。
2. 1で作成した円を選択したら、「図の書式設定」から「塗りつぶしなし」を選択します。
3. 円の枠線を赤枠に変更し、続けて枠線の太さも変更します。枠線の太さについては3pt程度が印影らしい太さになります。
4. 1～3までの手順で作成した円に苗字を入力します。デフォルトでは文字は横向きの白い文字であるため、「レイアウト」タブから「テキストの方向」を選択し、縦文字に変更し、文字色も赤に変更します。
5. 4で作成した円を選択した状態で「図形の書式設定」から「テキストボックス」を選択し、折り返しや余白の調整をします。
6. 5の調整が終わったら、図を選択した状態で右クリックをし「図として保存」を選択します。背景を透過させるため、PNG形式で保存して完成です。

フリーソフトで作成する

最後に紹介する方法は、フリーソフトを使って電子印鑑を作成する方法です。「電子印鑑　無料」「電子印鑑　フリー」などで検索をかけると、無料で利用できるものが多く見つかるはずです。

印影画像をアップロードするだけのものや、アップロードした印影画像を編集するもの、図形やテキストを選択しして作成するものなどさまざまなタイプのサービスがあるので、用途や好みに応じて選択してみると良いでしょう。

電子印鑑を無料で作る際の注意点

電子印鑑はテレワークやペーパーレス化などに役立つ非常に便利なツールであり、誰でも簡単に無料で作成できるため、気軽に導入しやすいというメリットもあります。しかし、無料で電子印鑑を作成する場合には次の点に注意が必要です。

1. 電子印鑑が使用できる書類か否か

繰り返しになりますが、無料の電子印鑑は、証拠としての能力に欠けます。そのため、仮に社内で電子印鑑の使用が認められていたとしても、書類によっては無料で作成した電子印鑑は使用できない可能性があります。

「電子印鑑の使用が認められている」ということと「電子印鑑の効力がある」ということはイコールではありません。電子印鑑を利用する場合は、あらかじめ「電子印鑑を使用しても良いか」「使用する電子印鑑には識別情報が必要か」という確認をしておきましょう。

2. 電子印鑑に関する社内ルールはあるか

契約締結や電子印鑑の利用は、自分ひとりで完結するものではありません。そのため、電子印鑑を利用する際に社内ルールが定まっていないと、混乱を招く可能性があります。

そのため、社内で電子印鑑を使用する場合には、あらかじめ、ルールの決定や、マニュアルを作成をおこない、メールや文書などで周知徹底をしておく必要があります。

3. 取引先が電子印鑑の使用を認めているか

社内では無料の電子印鑑の使用が認められていたとしても、取引先の企業によっては電子印鑑の使用を認めていない場合もあります。とくに無料の電子印鑑の場合は改ざんされる可能性も高いため、社外での使用には注意が必要です。

たとえば感染症対策のために取引先の担当者と直接会うことなくオンラインでのやりとりのみをおこなう場合にも「電子印鑑を使用しても良いか」「使用する電子印鑑には識別情報が必要か」という確認は必ずおこないましょう。

メリットとデメリットを理解したうえで電子印鑑を導入しよう

電子印鑑は無料で作成することができ、リモートワークやペーパーレス化など業務効率化に大いに役立つものです。しかし、無料の電子印鑑はコストはかからないものの、トラブルやセキュリティのリスクもあります。

そのため、無料の電子印鑑を使用する際には注意が必要です。

また、電子印鑑の導入は今後拡大していくことが予想されるので、本格的に電子印鑑を利用したい、証拠能力の高い電子印鑑を付与したいという場合は、セキュリティ面での安全性が高い有料の電子印鑑の導入についても検討しましょう。