電子印鑑に法的効力は認められる？

ここでは、電子印鑑の意味について説明したうえで、電子印鑑に法的効力が認められるかどうかを解説します。

電子印鑑とは？

電子印鑑とは、インターネット上でPDFなどの電子文書に、印鑑データを押せる仕組みのことです。

電子印鑑を用いれば、文書を紙に印刷して署名捺印するなどの手間を省くことができます。

なお、電子印鑑といっても、印影をスキャンして画像データ化しただけのものから、有料サービスと契約し識別情報を付与して重要書類への捺印に対応できるものまで幅広く存在します。

通常の印鑑に法的効力が認められる理由

従来の印鑑は民事訴訟法第228条4項の「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」という条文より法的効力が認められています。（※1）

従来の印鑑では、通常、本人の判子を別人が持ち出して押印するとは、まず考えられません。また、仮に別人が押印する場合、委任状などにより本人の意思確認が可能です。そのため、契約書に押印があれば、本人の意思により成立した契約であると判断できます。さらに、本人性を担保する仕組みとして、個人なら役所に、法人なら法務局に印鑑登録をすれば、間違いなく本人の印鑑であると証明できます。
上記の法文や仕組みにより、従来の印鑑は法的効力が保証されています。

（※1）押印に関するQ&A｜経済産業省

電子印鑑に法的効力が認められる理由

電子署名法と称される、電子署名及び認証業務に関する法律の第2章第3条では電子印鑑の効力を下記のように定めています。

第二章　電磁的記録の真正な成立の推定

第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

上記より、電子印鑑であっても正しく電子署名を付与すれば、法的効力を持たせることができるといえます。
ただし、「本人だけが行うことができることとなるものに限る」というカッコ書きに注意が必要です。印影を単に画像化した電子印鑑の場合、画像データは容易に複製できるので、「本人による電子署名（電子印鑑）」かどうかがわかりません。

そのため、電子印鑑の種類によっては、十分な法的効力があるとみなされない場合があります。実印と同等の法的効力が必要な場合は、氏名、所属先、タイムスタンプなどの識別情報が付与された電子印鑑を利用しましょう。

電子印鑑の種類と法的効力

電子印鑑といっても、単に印鑑を画像化したものと、本人が押印したことを証明するための識別情報が付与されたものの2種類があります。ここでは、それぞれの仕組みや法的効力について詳しく紹介します。

印影を画像化したもの

印影を画像化した電子印鑑は、スキャナーや編集ソフトなどを使って簡単に作成して利用できるメリットがあります。ただし、電子データはコピーや複製も容易なので、本人になりすまして第三者に悪用される可能性があります。
本人性や非改ざん性を客観的に担保できないために、法的効力が認められない場合があります。このような識別情報のない電子印鑑の場合は認印程度の効力にとどまり、重要な契約書において有効性を示すことはできないため注意が必要です。

識別情報が付与されたもの

識別情報が付与された電子印鑑は、電子契約サービスを導入したり、電子印鑑の専門店で作成を依頼したりすることで入手できます。電子印鑑に電子証明書やタイムスタンプといった識別情報を付与することで、誰が、いつ、どのような書類に電子印鑑を押したか記録することが可能です。

電子証明書やタイムスタンプは信頼性の高い第三者機関の認証を経て付与されるので、電子印鑑を使用した書類の本人性や非改ざん性を客観的に担保することができます。そのため、このような識別情報の付与された電子印鑑を利用する場合、法的効力がきちんと認められ、訴訟などの際に有力な証拠として利用することが可能です。

電子印鑑と電子サインや電子署名との違い

電子印鑑と類似するものに、「電子サイン」や「電子署名」、「デジタル署名」といった言葉があります。

厳密に定義されている文書はありませんが、「電子サイン」とは電子データ上でおこなわれる署名や捺印などの行為全般のことを指す言葉としてつかわれることが多いです。電子サインの一例として、タブレットやスマートフォンに手書きで署名する行為が挙げられます。

「電子署名」は電子サインの一種で、電子データをもちいて署名をおこなう行為を指します。なお、電子署名法第2条に「電子署名」の定義が記載されています。

第二条　この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

引用：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

また、「デジタル署名」は電子署名の一種であり、公開鍵暗号方式を活用したより強固な法的効力を持ったもののことを指すことが一般的です。

電子印鑑のメリット

ここでは、電子印鑑を導入するメリットについて詳しく紹介します。

業務の効率化

紙への押印により承認や決裁、契約などの業務をおこなっている場合、郵送などによって書類を担当者に送付しなければならず、時間や手間がかかります。電子印鑑を用いれば、時間や場所を問わずに押印できるため、業務の効率化が期待できます。

コスト削減

紙の書類に押印する場合、紙代や印刷代、郵送費用などのコストがかかります。また、紙の契約書でやりとりするのであれば、収入印紙を貼る必要があり、印紙代もかかります。
一方、電子印鑑を活用して電子化することで、これらのコストの負担がなくなります。また、契約書を電子データでメール送付すれば、課税文書に該当しないため印紙代も不要になります。

ペーパーレス化の推進

押印した紙の書類は基本的に一定期間保存しなければなりません。そのため、保管スペースが必要になります。膨大な紙書類を保管している場合、目的の書類を探し出すのに時間がかかる可能性もあります。

電子印鑑を導入して電子化を進めることで、ペーパーレス化を推進することができます。近年では電子帳簿保存法などの法改正の影響を受けて、契約書などの電子保存がしやすくなりつつあります。また、電子データであればパスワードやアクセス権限を付与して、セキュリティを強化することが可能です。さらに、目的の書類を探し出す際にも、検索機能を使用して素早く見つけ出すことができます。

多様な働き方の実現

紙の書類への押印の作業をおこなう場合は、基本的にオフィスに出社しなければなりません。電子印鑑を導入すれば、押印作業をオンライン上でおこなえるようになり、時間や場所を問わず作業することができます。そのため、テレワークやハイブリッドワークといった多様な働き方の実現につなげることが可能です。

電子印鑑のデメリット・注意点

ここでは、電子印鑑を導入する際のデメリットや注意点について詳しく紹介します。

法的効力を確認する

電子印鑑のなかには、印影を画像データ化しただけのものなどもあります。このような識別情報が付与されていない電子印鑑はセキュリティや改ざんの懸念から、公的な文書に利用することは推奨されません。電子印鑑を導入する際は、どのような書類に活用するのかを明確にすることが大切です。取引先と交わす契約書などの重要書類に電子印鑑を利用する場合、法的効力をきちんと担保できるよう、電子署名やタイムスタンプを付与できる仕組みの導入が必要です。

導入費用と使い勝手を考える

電子印鑑を導入する場合、有料のサービスを契約したり、社内ルールを整備したりするなど、導入費用がかかります。サービスによって初期費用や月額利用料、オプション内容などが異なるため注意が必要です。料金の安いサービスであっても、より強力な法的効力をもつ電子印鑑を使用するには、追加料金がかかる場合もあります。

また、導入形態は主にオンプレミスとクラウド型が挙げられます。導入費用と使い勝手を確認のうえ、費用対効果の高いサービスを導入することが大切です。

Excelやスキャンなどで無料で作成できるものでも、認印としては利用できるためどの程度の効力を持たせたいのかを明確化しておきましょう。

取引先が非対応の可能性がある

電子印鑑を契約書の締結に活用したい場合、取引相手先にも電子契約に同意してもらう必要があります。そのため、紙ベースで仕事をしている取引先が多い企業では、電子印鑑を導入してもうまく活用できない可能性があります。電子印鑑の対応が可能かどうか導入前に取引先と相談しておくのがおすすめです。

電子印鑑の運用や管理方法を徹底する

印影が画像化された電子印鑑を利用する場合、コピーにより簡単に複製できてしまう恐れがあります。そのため、内部不正により電子印鑑を使用した書類が改ざんされてしまうリスクも十分に考えられます。このような不正が生じないよう、電子印鑑の運用方法や管理方法を明確にしておくことが大切です。

電子印鑑の作り方

ここでは、電子印鑑の具体的な作り方について詳しく紹介します。

無料ツールを使って作成する

電子印鑑は無料で作成することができます。たとえば、下記の方法が考えられます。

• WordやExcelで図形やテキストを用いて作成する
• 普段使っている印鑑をスキャンして電子化する
• 無料の電子印鑑作成ツールを導入して作成する

このような作成方法を採用する場合、コストをかけず手軽に電子印鑑を導入できるメリットがあります。しかし、識別情報が付与されておらず、簡単に複製され、第三者に悪用されてしまうリスクがあります。無料で作成した電子印鑑は、社内回覧における認印や、請求書に利用する角印の代わりなどの利用に留めておくのがおすすめです。

電子契約サービスを導入する

電子契約サービスを導入して、電子印鑑を作成する方法もあります。電子契約サービスの機能を活用して、電子証明書やタイムスタンプといった識別情報を適切に付与すれば、法的効力をもった電子印鑑を作成することが可能です。

ただし、電子契約サービスには無料のものから有料のものまで、さまざまな種類があります。また、備わっている機能もシステムによって異なります。そのため、複数のツールを比較したうえで、自社のニーズにあった電子契約サービスを導入することが大切です。

電子印鑑は実印同様の法的効力がある！注意点を理解して活用しよう

電子署名法第3条で規定されている通り、実印と同等の法的効力を持つのは、本人が押印したこと（本人性）を証明できる電子印鑑に限られます。

印影をスキャンして画像化した電子印鑑の場合は、複製などにより不正利用される可能性があるため、使用する際は注意しましょう。

電子印鑑を導入する際は、使い分けが重要です。社内業務において押印作業を簡素化するために、印影が画像化された電子印鑑を利用するのは問題ないかもしれません。しかし、電子契約などの重要な業務を安全に実施したいと考えている場合は、電子契約サービスの導入を検討するのも一つの手です。