電子印鑑の法的効力とは?メリットや注意点も解説

近年、テレワークの拡大によって、PDFなどの電子文書に電子印鑑を使用するケースも増えてきました。しかし、印影を画像として読み取ったものや、WordやExcelで作成したものには認印程度の効力しかありません。法的効力を持たせて電子印鑑を使いたい場合、タイムスタンプや電子署名の付与が必要です。この記事では、従来の印鑑と電子印鑑の違い、法的効力、利用するメリット、注意点を解説します。

近年、テレワークの拡大によって、PDFなどの電子文書に電子印鑑を使用するケースも増えてきました。しかし、印影を画像として読み取ったものや、WordやExcelで作成したものには認印程度の効力しかありません。法的効力を持たせて電子印鑑を使いたい場合、タイムスタンプや電子署名の付与が必要です。
この記事では、従来の印鑑と電子印鑑の違い、法的効力、利用するメリット、注意点を解説します。

電子印鑑はインターネット上で電子文書に押せる印鑑データ

電子印鑑とは、インターネット上でPDFなどの電子文書に、印鑑データを押せる仕組みのことです。
電子印鑑を用いれば、文書を紙に印刷して署名捺印するなどの手間を省くことができます。

なお、電子印鑑といっても、印影を画像データ化しただけのものから、有料サービスと契約し識別情報を付与したものまであるため、用途により使い分ける必要があります。

電子印鑑と従来の印鑑の違い

電子印鑑の仕組みを理解する前に、まずはなぜ従来の印鑑に法的効力が認められるのか確認します。
従来の印鑑は民事訴訟法第228条4項の「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」という条文より法的効力が認められています。(※1)

従来の印鑑では、通常、本人の判子を別人が持ち出して押印するとは、まず考えられません。
また、仮に別人が押印する場合、委任状などにより本人の意思確認が可能です。

そのため、契約書に押印があれば、本人の意思により成立した契約であると判断できます。

さらに、本人性を担保する仕組みとして、個人なら役所に、法人なら法務局に印鑑登録をすれば、間違いなく本人の印鑑であると証明できます。

上記の法文や仕組みにより、従来の印鑑は法的効力が保証されています。

(※1)押印に関するQ&A|経済産業省

電子印鑑に法的効力はある?

電子印鑑は従来の印鑑と同様、本人以外が押すことができたり、第三者機関が本人性を担保していなかったりすれば、法的効力は極めて低いものと理解されます。
そのため、契約書などに電子印鑑を利用したいときは、本人証明や非改ざん証明を担保する仕組みが必要です。

電子印鑑の種類によっては法的効力を持たないものも

印影を画像データに変換したものや、WordやExcelで作成した電子印鑑などは、本人以外も利用できるため、法的効力はほぼないものと判断できます。
とくに、電子データはコピーや複製も容易なため、本人になりすまして電子印鑑を作ることも可能です。

電子印鑑は法的効力を付与できるものもある

電子印鑑のなかには、ハッシュ値や個人識別機能の付与により、誰が、いつ、どのような書類に電子印鑑を押したか記録することができるものもあります。

また、電子印鑑の本人性を担保する仕組みとして、第三者機関の認証局による電子証明書を用いた電子印鑑もあります。
電子証明書とは、電子印鑑が間違いなく本人のものであると証明する手続きで、印鑑証明書の代わりとなる仕組みのことです。

これらの仕組みを整えることで、電子印鑑にも従来の印鑑と同様の法的効力を与えることができます。

電子印鑑を使うメリット

電子印鑑を使うことで、紙の文書に押印する必要がないため、業務の効率化になります。また、紙の印刷代や郵送代といった細かなコストの削減にもつながります。

これらの書類を電子化して保管すれば、管理の手間も減り、検索が容易になる点も魅力です。

業務の効率化

電子印鑑は時間や場所を問わずに押印できることから、業務の効率化につながります。
また、紙の印刷や押印、郵送などの手間を省ける点も大きなメリットです。担当者や決裁者がどこにいても印鑑を押すことができ、はんこがないため書類の提出を後回しにするといった非効率も排除できます。

コスト削減

WordやExcelに電子印鑑を押すことができれば、紙の文書を印刷する必要がなくなります。そのため、印刷や郵送のコストを削減することが可能です。また、請求書や見積書などは、電子帳簿保存法に則り、電子化して保存することが可能です。

電子印鑑を使う際の3つの注意点

ここまで、電子印鑑のメリットについて説明してきました。次に、電子印鑑を導入する際の注意点について解説していきます。

1. 法的効力を確認する

電子印鑑のなかには、印影を画像データ化しただけのものなどもあります。
自社で活用する場合、電子署名やタイムスタンプを付与できる仕組みの導入が必要です。

2. 導入費用と使い勝手を考える

法的効力をもった電子印鑑を導入するためには、有料サービスの契約が必要となります。
サービスによって初期費用や月額利用料、オプション内容などが異なるため注意が必要です。

また、料金の安いサービスであっても、法的効力をもつ電子印鑑を使用するには、追加料金がかかる場合もあります。
また、利用方法もアプリケーション型からクラウド型まであるため、導入費用と使い勝手を確認のうえ、費用対効果の高いものを選びましょう。

3. 取引先が非対応の可能性がある

電子印鑑を契約書の締結に活用したい場合、取引相手先にも電子契約に同意してもらう必要があります。
そのため、小規模事業者や個人など紙ベースで仕事をしている取引先が多い企業では、電子印鑑を導入してもうまく活用できない可能性があります。
事前に取引先と相談し、電子印鑑の対応が可能かどうか事前に相談しておいたほうがよいでしょう。

電子印鑑は実印同様の法的効力がある!注意点を理解して活用しよう

電子印鑑は電子署名法により、実印同様の法的効力が保証されています。
そのため、契約書などの重要な書類にも活用できます。

ただし、印影をスキャンして、画像化した電子印鑑の場合は、法的効力を持たないため、使用する際は注意しましょう。

電子印鑑を導入する際は、注意点を理解して活用してください。

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

セキュリティ・アクセス管理

ビジネスノウハウ