社印を電子印鑑で作成する方法|無料で作る方法も紹介

近年、テレワークが一般的になってきています。テレワークが急速に普及する一方で、「紙の書類に社印を押すために出社しなければならない」など、テレワークにおける契約業務に課題を持っている企業も多いのではないでしょうか。
社印を電子印鑑で作成すれば、社内手続きをオンライン化し、テレワークに対応可能です。この記事では、社印を電子印鑑で作成する方法やメリットを紹介します。

近年、テレワークが一般的になってきています。テレワークが急速に普及する一方で、「紙の書類に社印を押すために出社しなければならない」など、テレワークにおける契約業務に課題を持っている企業も多いのではないでしょうか。
社印を電子印鑑で作成すれば、社内手続きをオンライン化し、テレワークに対応可能です。

この記事では、社印を電子印鑑で作成する方法やメリットを紹介します。

電子印鑑とは?スマートフォンやPCで押印できる印鑑のこと

そもそも電子印鑑とは、電子文書に押印可能な印影の画像データを指します。
電子印鑑を作成すれば、スマートフォンやPCで押印業務をおこなうことが可能です。テレワークやリモートワークを導入している企業の場合、電子印鑑があればはんこを押すために出社する「はんこ出社」の必要がありません。
新型コロナウイルスの流行をきっかけとしてテレワークの導入企業が急増したこともあり、契約業務を電子化し、「社印」を電子印鑑で作成する企業も増えています。

社印とは?会社の認印の役割を果たす印鑑のこと

会社で使われるはんこを総称して「社判」と呼びます。
社判のうち、会社の認印としての役割があるのが「社印」です。社印は「角印」とも呼ばれ、文字通り正方形の印影をしています。

社印は郵便物の受け取りなどの日常業務から、領収書や見積書、注文書、納品書などの帳票類への押印まで、幅広いシーンで使われる印鑑です。
ただし、登記申請や重要な契約の場合は、会社の実印に当たる「丸印(代表者印)」を用います。

社印は誰でも押印することができる

社印は郵便物の受け取りなどの日常業務にも使用できるはんこです。そのため、社印は原則として従業員なら誰でも押印することができます。
ただし、社印には会社名が印字されているため、悪用や濫用を防ぐための仕組みが必要です。社印を作成する場合は、以下のような運用ルールを事前に取り決めておきましょう。

  • 社印の個人印ではなく、社印を使うべきケースを決める
  • 社印を押してよいか判断する担当者を決める
  • 社印を保管・管理する担当者を決める

社印とそのほかの社判は併用できない

また、社印とそのほかの社判を併用することはセキュリティの観点から望ましくありません。とくに会社の重要な意思決定に使われる代表者印や、金融機関に届け出る銀行印は、社印と区別して押印する必要があります。
もし社印を使い回した場合、印鑑が紛失したり盗難に遭ったりした際に悪用されるリスクが高まります。社印を電子印鑑で作成する場合も、代表者印や銀行印と併用せずに運用しましょう。

社印を電子印鑑で作成するメリットとデメリット

テレワークやリモートワークが普及し、契約書や請求書、見積書などをオンラインで発行するケースが増加しました。社印を電子印鑑で作成すれば、オンラインで押印をおこなうことができます。
しかし、電子印鑑の種類によっては複製が容易なため、悪用やなりすましのリスクに注意が必要です。
社印を電子印鑑で作成するメリットやデメリットを解説します。

社印を電子印鑑で作成するメリット

社印を電子印鑑で作成するメリットは3つあります。

  • 業務効率化を実現できる
  • 押印業務にかかるコストを削減できる
  • ペーパーレス化を実現できる

社印を電子化すれば、オンラインで押印業務が可能になるため、担当者がはんこを押すために出社する「はんこ出社」を減らすことができます。そのため、押印業務の効率化や、無駄な業務の削減につながります。
また、本物の印鑑から電子印鑑に切り替えれば、社内文書のペーパーレス化を実現できます。これまで書面の印刷や郵送にかかっていたコストを削減できるため、コストカットを実現できるのも社印を電子印鑑で作成するメリットの一つです。

社印を電子印鑑で作成するデメリット

一方で、社印を電子化するデメリットもいくつかあります。

  • 相手方が電子印鑑に対応していない場合がある
  • 電子印鑑の種類によってはセキュリティリスクが高くなる

企業によっては未だにはんこ文化が根強く残っており、実物の印鑑しか受け付けていないケースがあります。
そのため、契約書や請求書、納品書などを送る必要がある場合、相手方が電子印鑑に対応していない可能性があります。実物の印鑑から電子印鑑に切り替える場合は、相手方の了解を事前に得ておきましょう。
また、電子印鑑の種類によっては、セキュリティリスクが高くなるのもデメリットです。

電子印鑑には、「印影をそのまま画像化したもの」と「印影データを加工し、所有者を識別する情報やタイムスタンプを付与したもの」の2種類があります。印影を画像化したタイプの電子印鑑は、画像データの複製が容易なため、第三者による悪用やなりすましを防ぐための仕組みが必要になります。
とくに実物の印鑑をスキャンして電子印鑑を作成する場合は、画像データから印鑑を偽造されるリスクも存在します。また、そもそも、印影を画像化しただけの電子印鑑は、本人性を担保することができないため、法的効力を持ちません。
社印を電子印鑑で作成するメリットとデメリットを比較し、自社に合った押印方法を選ぶことが大切です。

社印を電子印鑑で作成する方法

社印を電子印鑑で作成する方法は2つあります。

  • 電子印鑑作成サービスを利用する
  • 電子契約サービスを導入する

電子印鑑作成サービスは、印象の画像データの作成を代行するサービスです。篆書体や草書体など、さまざまな書体も選べるため、本物の印鑑のような仕上がりの電子印鑑を作成することができます。
また、既存の印鑑をそのままスキャンするのではなく、同一の印影にならないように独自のデザインをおこなうため、印鑑を偽造されるリスクもありません。

よりセキュリティの強固な電子印鑑を作成したい場合は、電子契約サービスを導入するのがおすすめです。
電子契約サービスなら、電子印鑑に所有者の識別情報やタイムスタンプを付与できるため、第三者に悪用されるリスクを減らすことができます。

無料で電子印鑑の社印を作成する方法

電子印鑑作成サービスや電子契約サービスを利用して電子印鑑を導入する場合は、印鑑の購入費用やサービスの利用料などのコストがかかります。
WordやExcelを導入している場合、図形機能やワードアート機能を利用すれば、電子印鑑を無料で作成することもできます。郵便物の受け取りなど、ちょっとした日常業務に使う電子印鑑が必要な場合は、ほとんどコストをかけずに電子印鑑を入手可能です。

ただし、WordやExcelで作成した電子印鑑は、簡単にコピーや複製が可能なため法的効力を持たず、セキュリティリスクも高くなります。そのため、契約書に電子印鑑を付与したい場合は、電子契約サービスを利用するのがおすすめです。

社印を電子印鑑で作成すれば、業務効率化やペーパーレス化を実現できる

社印は角印とも呼ばれ、郵便物の受け取りなどの会社の日常業務や、領収書、見積書、請求書の押印に使われるはんこです。テレワークやリモートワークを導入する場合は、社印を電子印鑑で作成しましょう。

社印を電子化すれば、担当者がはんこを押すために出社する「はんこ出社」を減らし、業務効率化やペーパーレス化を実現することができます。
社印を電子印鑑で作成する場合、電子印鑑作成サービスを利用する方法や、電子契約サービスを導入する方法があります。WordやExcelを利用して自分で作成することも可能ですが、複製やなりすましが容易なため、要注意です。
セキュリティリスクを考慮し、自社に合った方法で電子印鑑を作成しましょう。

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