電子署名をPDFに付与する方法|注意点も解説

近年、電子契約の導入率は上昇しており、電子契約を利用する企業が増えています。
電子契約を利用する企業が増えた背景には、新型コロナウイルスの流行を受けた勤務形態の変化や、利便性の高いクラウドサービスが普及したことが挙げられます。この記事では、PDFに電子署名を付与する方法や注意点、文書の送信側と受信側がそれぞれすべきことを解説します。

近年、電子契約の導入率は上昇しており、電子契約を利用する企業が増えています。
電子契約を利用する企業が増えた背景には、新型コロナウイルスの流行を受けた勤務形態の変化や、利便性の高いクラウドサービスが普及したことが挙げられます。

この記事では、PDFに電子署名を付与する方法や注意点、文書の送信側と受信側がそれぞれすべきことを解説します。

電子署名とは?電子データの改ざんを防ぐための技術のこと

電子契約を安全に締結するためには、契約書の作成者が本人であることを示す「電子署名」が必要です。
電子署名とは、デジタル文書に署名者の情報を付与し、「誰が文書を作成したか」「文書の作成後、第三者によって改ざんされていないか」を証明するための技術を指します。つまり、書面契約における押印と同じ役割を持っているのが電子署名です。

契約書をPDFファイルで作成した場合も電子署名を付与することが可能です。PDFファイルの電子署名は、ファイルの受信者側がいつでも検証できる仕組みになっているため、改ざんやなりすましを効果的に防ぐことができます。

PDFに電子署名を付与する方法

PDFに電子署名を付与する方法は2つあります。
PDFファイルを閲覧するため、Adobe社のAdobe Acrobat DCやAdobe Acrobat Reader DCを導入している場合は、PDFファイルに直接電子署名を追加することができます。電子契約を締結する件数が多い場合は、電子契約サービスの導入がおすすめです。

Adobe Acrobatの署名機能を利用する

Adobe Acrobat DCやAdobe Acrobat Reader DCには、PDFファイルに電子署名を付与する機能があります。電子署名を付与するには電子証明書(デジタルID)を用意する必要がありますが、Adobe Acrobatで電子署名をおこなう場合、自分で作成したSelf-SignデジタルIDを利用することが可能です。
しかし、登記申請や重要な契約のために電子署名をおこなう場合は、安全性が低いSelf-SignデジタルIDではなく、第三者機関が発行した電子証明書を取得する必要があります。(※1)

多数配布する場合や、厳格な身元保証が求められるような場合は、AcrobatのSelf-SignデジタルIDではなく、AdobeパートナーからデジタルIDを取得することをお勧めします。大半の商取引では、認証機関と呼ばれる信頼されているサードパーティプロバイダからのデジタルIDを必要とします。

引用:PDF ファイルで電子署名を利用する方法 (Acrobat DC / Acrobat Reader DC)|Adobe

(※1)PDF ファイルで電子署名を利用する方法 (Acrobat DC / Acrobat Reader DC)|Adobe

電子契約サービスを導入する

より手軽に電子署名をおこないたい場合は、電子契約サービスの導入がおすすめです。
電子契約サービスには、契約の当事者がそれぞれ電子証明書を用意する「当事者型」のサービスと、サービス提供会社の電子証明書を利用する「立会人型・事業者署名型」の2種類があります。どちらのタイプの電子契約サービスもPDFに電子署名をおこなうことが可能です。
ただし、当事者型のサービスを利用する場合は、認証局に電子証明書の発行を申請する必要があります。立会人型・事業者署名型のサービスを利用する場合は、メールなどでの本人確認をおこなうため、電子証明書の発行申請は必要ありません。

PDFに電子署名を付与する際の注意点

Adobe Acrobatや電子契約サービスを活用すれば、高度な知識やスキルがなくても電子署名を簡単に付与することができます。
しかし、電子署名を利用するには、契約の相手方の了解を得ておくのが大前提です。また、Adobe Acrobatには署名数の制限があるため、署名が必要な文書の数に合わせてサービスを選ぶ必要があります。
PDFに電子署名を付与するときの注意点を2つ解説します。

1. 契約の相手方の了解を得る必要がある

電子契約の導入率は2021年の時点で67.2%です(※2)。企業によっては電子契約を導入しておらず、契約手続きに押印が求められるケースもあります。
商慣習上、まだまだ「はんこ文化」は根強く残っています。電子契約サービスを導入し、押印の代わりに電子署名を利用したい場合は、あらかじめ相手方の了解を得ておく必要があります。

(※2)IT-REPORT 2021 Spring|JIPDEC

2. Adobe Acrobatは署名数の制限がある

PDFに電子署名を付与する方法として、Adobe社のAdobe Acrobatを利用する方法と、電子契約サービスを導入する方法の2つを紹介しました。

Adobe AcrobatでPDFに電子署名を付与する場合は、署名数に制限がある点に注意しましょう。無料版のAdobe Acrobatを利用する場合、毎月の署名数は2回に制限されています。有償版のAdobe Acrobatを購入しても、署名数の制限は1ユーザーあたり年150回までです。
毎月の契約数が多い場合や、契約書だけでなく請求書や見積書、社内文書などの書類もペーパーレス化したい場合は、毎月の署名数が無制限な電子契約サービスの導入がおすすめです。

PDFに電子署名を付与した後にすべきこと

電子署名をおこなったら、PDFの送信側と受信側にそれぞれやるべきことがあります。
PDFファイルをそのまま送信しても、受信側は電子署名に格納された電子証明書の有効性を検証することができません。契約書の送信側は、電子証明書を検証するための「証明書ファイル」を作成し、受信側に提供する必要があります。
ここでは、Adobe AcrobatでPDFを管理する場合を例に挙げ、送信側と受信側がすべきことを解説します。

PDFファイルの送信者がやるべきこと

PDFファイルの送信者は、電子署名を付与したあとで署名検証用の証明書ファイルを作成し、受信側に配布する必要があります。
もし証明書ファイルがない場合、受信側がPDFファイルを開いたときに「文書の証明の完全性が不明です」というメッセージが表示され、署名情報を検証することができません。

PDFファイルの送信側は次の手順で証明書ファイルを作成しましょう。

Adobe Acrobatのメニューの「編集」タブをクリックし、「環境設定」「分類」「署名」に進む
「IDと信頼済み証明書」を開き、「詳細」タブをクリックする
電子署名に使った証明書を選択し、「書き出し」をクリックする
「データをファイルに保存」をクリックし、保存した証明書ファイルを相手方に送信する

PDFファイルの受信者がやるべきこと

PDFファイルの受信者は、送信側が配布した証明書ファイルをPCにインストールし、署名情報を検証する必要があります。

PDFファイルの受信者がやるべき手順は以下の通りです。

証明書ファイルをダブルクリックし、「連絡先の信頼を設定」を選択する
「この証明書を信頼済みのルートとして使用」「証明済み文書」の2つのチェックボックスにチェックを入れる

自社に合ったサービスでPDFファイルに電子署名を付与しよう

PDFファイルで契約書をやりとりする場合は、Adobe社のAdobe Acrobatか、電子契約サービスで電子署名をおこなうことができます。
無料版のAdobe Acrobatでも電子署名は可能ですが、署名数の制限がある点に注意しましょう。また、押印の代わりに電子署名を付与したい場合は、あらかじめ契約の相手方の了解を得ておく必要があります。

PDFに電子署名を付与しただけでは、電子署名は完全に機能しません。PDFの送信側は証明書ファイルを作成し、受信側が電子署名に格納された電子証明書を検証できるようにする必要があります。
PDFに電子署名を付与する方法や注意点を知り、自社に合った電子契約サービスを導入しましょう。

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

セキュリティ・アクセス管理

ビジネスノウハウ