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電子署名をPDFに付与する方法とは?手順や確認方法、注意点もわかりやすく解説

電子契約サービス

2023.12.27

2023.12.27

近年、電子契約の導入率は上昇しており、電子契約を利用する企業が増えています。 電子契約を利用する企業が増えた背景には、働き方改革の影響を受けた勤務形態の変化や、利便性の高いクラウドサービスが普及したことが挙げられます。 この記事では、PDFに電子署名を付与する方法や手順、注意点、文書の送信側と受信側がそれぞれすべきことをわかりやすく解説します。

▼契約の電子化についてはこちらもチェック!

電子署名とは?

電子契約を安全に締結するためには、契約書の作成者が本人であることを示す「電子署名」が必要です。電子署名とは、デジタル文書に署名者の情報を付与し、「誰が文書を作成したか」「文書の作成後、第三者によって改ざんされていないか」を証明するための技術を指します。つまり、書面契約における押印と同じ役割を持っているのが電子署名です。

契約書をPDFファイルで作成した場合も電子署名を付与することが可能です。PDFファイルの電子署名は、ファイルの受信者側がいつでも検証できる仕組みになっているため、改ざんやなりすましを効果的に防ぐことができます。

 

電子署名とは?方法や効果・メリット、電子サインや電子印鑑との違いも解説

電子署名とは電子契約において、契約書や請求書などの電子データに対して付与された署名のことです。電子署名は、通常の署名と同様に、本人が署名したという事実の証明をするだけでなく、電子データの改ざんがおこなわれていないことを証明する機能があります。ここでは電子署名のメリットや電子サイン、電子印鑑との違いもわかりやすく解説します。

電子契約サービス 2022.12.12

PDFに電子署名を付与する方法

PDFに電子署名を付与する方法はいくつかあります。PDFファイルを閲覧するため、Adobe社のAdobe Acrobat DCやAdobe Acrobat Reader DCを導入している場合は、PDFファイルに直接電子署名を追加することができます。また、無料の電子署名ツールを利用して、PDFファイルに電子署名を付与することが可能です。

ここでは、PDFファイルに電子署名を付与する具体的な方法・流れを紹介します。

Adobe Acrobatの署名機能を利用する

Adobe Acrobat DCやAdobe Acrobat Reader DCには、PDFファイルに電子署名を付与する機能があります。電子署名を付与するには電子証明書(デジタルID)を用意する必要がありますが、Adobe Acrobatで電子署名をおこなう場合、自分で作成したSelf-SignデジタルIDを利用することが可能です。

なお、Adobe Acrobat Readerは無料でダウンロードすることができるのもポイントです。Adobe Acrobat Readerで電子署名を付与する手順は以下の通りです。

  1. Adobe社のホームページからAdobe Acrobat Reader DCをインストールする
  2. Adobe Acrobat Readerを開き、「編集」タブの「環境設定」を選ぶ
  3. 「分類」欄の「署名」をクリックし、「IDと信頼済み証明書」の右の「詳細」を選ぶ
  4. 「デジタルIDと信頼済み証明書の設定」ウインドウの左上の作成ボタンをクリックする
  5. 「今すぐデジタルIDを作成」にチェックを入れて、デジタルID(電子署名)を作成する
  6. 名前、部署、会社名、電子メールアドレス、国/地域などを入力する
  7. デジタルIDのパスワードを設定し、「完了」をクリックする
  8. 署名したいPDFをAdobe Acrobat Readerで開く
  9. 「ツール」タブを選び、「証明書」の下の「開く」をクリックする
  10. PDFの署名したい箇所をマウスボタンでドラッグし、電子署名を挿入する
  11. 「デジタルIDで署名」ウインドウが出たら「続行」をクリックし、設定したパスワードを入力して署名を完了する
  12. 署名したPDFを「名前を付けて保存」で保存する

しかし、登記申請や重要な契約のために電子署名をおこなう場合は、安全性が低いSelf-SignデジタルIDでなく、第三者機関が発行した電子証明書を取得する必要があります。(※1)

多数配布する場合や、厳格な身元保証が求められるような場合は、AcrobatのSelf-SignデジタルIDではなく、AdobeパートナーからデジタルIDを取得することをお勧めします。大半の商取引では、認証機関と呼ばれる信頼されているサードパーティプロバイダからのデジタルIDを必要とします。

引用:PDF ファイルで電子署名を利用する方法 (Acrobat DC / Acrobat Reader DC)|Adobe

(※1)PDF ファイルで電子署名を利用する方法 (Acrobat DC / Acrobat Reader DC)|Adobe

無料の電子署名ソフトを活用する

無料の電子署名ソフトを利用することで、PDFファイルに電子署名を施すこともできます。電子署名ソフトによって使い方は異なりますが、自分で署名する場合、一般的な流れは下記の通りです。

  1. 電子署名を付与したいPDFファイルをソフトにアップロードする
  2. ソフトの手順に従って電子署名を付与する
  3. 電子署名が付与されたPDFファイルをダウンロードする

無料の電子署名ソフトを利用する場合、PDFファイルにしか対応していないなど、操作性に課題がある可能性もあります。たとえば、WordやExcelで作成したファイルは、一度PDFに直す必要があるなど、時間や手間がかかるケースもあります。

また、電子署名ソフトで作成されたデジタルIDは、信頼性に欠ける場合があります。社内でのやりとり程度であれば問題はないかもしれません。しかし、重要な契約を締結するときは、信頼性の高い認証局に依頼して、電子証明書を発行してもらいましょう。

PDFに電子署名を付与した後にすべきこと

電子署名をおこなったら、PDFの送信側と受信側にそれぞれやるべきことがあります。PDFファイルをそのまま送信しても、受信側は電子署名に格納された電子証明書の有効性を検証することができません。契約書の送信側は、電子証明書を検証するための「証明書ファイル」を作成し、受信側に提供する必要があります。


ここでは、Adobe AcrobatでPDFを管理する場合を例に挙げ、送信側と受信側がすべきことを解説します。

送信者がやるべきこと|電子証明書の送付

PDFファイルの送信者は、電子署名を付与したあとで署名検証用の証明書ファイルを作成し、受信側に配布する必要があります。もし証明書ファイルがない場合、受信側がPDFファイルを開いたときに「文書の証明の完全性が不明です」というメッセージが表示され、署名情報を検証することができません。

PDFファイルの送信側は次の手順で証明書ファイルを作成しましょう。

  1. Adobe Acrobatのメニューの「編集」タブをクリックし、「環境設定」「分類」「署名」に進む
  2. 「IDと信頼済み証明書」を開き、「詳細」タブをクリックする
  3. 電子署名に使った証明書を選択し、「書き出し」をクリックする
  4. 「データをファイルに保存」をクリックし、保存した証明書ファイルを相手方に送信する

受信者がやるべきこと|検証

PDFファイルの受信者は、送信側が配布した証明書ファイルをPCにインストールし、署名情報を検証する必要があります。PDFファイルの受信者がやるべき手順は以下の通りです。

  1. 証明書ファイルをダブルクリックし、「連絡先の信頼を設定」を選択する
  2. 「この証明書を信頼済みのルートとして使用」「証明済み文書」の2つのチェックボックスにチェックを入れる

PDFに電子署名を付与する際の注意点

Adobe Acrobatや電子署名ソフトを活用すれば、高度な知識やスキルがなくても電子署名を簡単に付与することができます。ここでは、PDFファイルに電子署名を付与するときの注意点を詳しく解説します。

契約の相手方の了解を得る

電子契約の導入率は2023年の時点で73.9%です(※2)。年々導入率は上昇していますが、企業によっては電子契約を導入しておらず、手続きに紙の契約書と押印が求められるケースもあります。電子契約の導入が進まないのは、商慣習上、根強く残っている「紙文化」「はんこ文化」が原因の一つとして考えられます。電子署名の付与されたPDFファイルを契約に利用したい場合は、目的やメリットなどを伝えたうえで、あらかじめ相手方の了解を得ておく必要があります。

(※2)IT-REPORT 2023 Spring|JIPDEC

Adobe Acrobat Reader(無料)は署名数の制限がある

Adobe Acrobat Readerを使用すれば、PDFファイルに電子署名をおこなうことができます。ただし、 Adobe Acrobat Reader(無料)を使ってPDFに電子署名を付与する場合、署名数に制限があります。また、Adobe Acrobat Reader(無料)を利用する場合、電子サイン(Adobe Sign)の署名数も毎月2回に制限されています。有償版のAdobe Acrobatを購入すれば、署名数の制限が無制限になる場合もあります。

契約業務を効率化させたい場合や、契約書だけでなく請求書や見積書、社内文書などの書類もペーパーレス化したい場合は、電子契約サービスを導入してみるのも一つの手です。

PDFに電子署名を付与するなら電子契約サービスの導入もおすすめ

PDFファイルに電子署名を付与するために、電子契約サービスを導入する方法もあります。ここでは、電子契約サービスの特徴やメリット、注意点、選び方をわかりやすく解説します。

電子契約サービスとは?

電子契約サービスとは、契約業務を電子化するためのシステムです。PDFファイルを電子契約サービス上にアップロードするだけで、電子署名を施すことができます。なお、PDFファイルだけでなく、他の形式のファイルに対応しているものもあります。また、電子契約書を簡単に取引先に送付して、契約を締結させることも可能です。

 

電子契約サービスとは?仕組みやメリット・デメリット、導入手順、選び方を徹底解説!

電子契約サービスとは、契約書締結のフローを電子化するサービスです。さまざまな企業で導入が進み、近年では政府による推進もおこなわれています。電子契約サービスの導入検討にあたり、仕組みや導入の手順、メリット・デメリット、選び方などが気になる人も多いでしょう。今回はそのような電子契約サービスの基礎知識を解説します。

電子契約サービス 2022.12.12

電子契約サービスを導入するメリット

電子契約サービスを利用して、PDFファイルに電子署名を施し、契約を締結することで、契約業務をスピーディーにおこなうことができます。

また、電子契約の場合、収入印紙が不要になるので、印紙税がかかりません。紙代や印刷代も必要なくなるため、コストの削減が期待できます。

さらに、電子契約サービスでは、PCやスマホといった端末とインターネット環境があれば、場所を問わず、契約業務を実施することが可能です。そのため、オフィスに出社しなくても業務ができるので、多様な働き方を推進することができます。

電子契約サービスを導入する際の注意点

電子契約に対応していない書類もあるので、自社で扱う契約書が電子化できるのかをチェックすることが大切です。また、先述したように、電子契約は取引先にも影響を及ぼすため、契約相手の同意を得る必要があります。電子契約には利点が多くあるので、取引先の承諾を得る際はメリットをきちんと伝えましょう。

さらに、電子契約サービスはインターネット環境に障害が起きると、使用できなくなる恐れがあります。そのため、障害発生時の対策をきちんと練っておくことが重要です。

 

電子契約にデメリットはある?メリットと合わせて解説

近年、電子契約を利用する企業が増えています。メリットを感じて電子契約の導入を検討しているけれど、デメリットや課題はないのかと気になっているという方も多いのではないでしょうか。この記事では、電子契約のメリットやデメリット・課題、注意点について詳しく解説します。電子契約に関する知識を深めたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

電子契約サービス 2022.12.12

電子契約サービスの選び方

電子契約サービスを選ぶ際は、目的を明確にすることが大切です。たとえば、電子契約書だけを管理するのか、契約書だけでなく他の書類も一緒に管理するのかで必要な機能は異なります。

また、法的効力をどこまで求めるかも重要な要素の一つです。電子契約の種類には当事者型と立会人型があります。それぞれメリットとデメリットが異なるので、自社のニーズにあわせて導入する電子契約のやり方を選ぶことが大切です。

電子契約サービスにはさまざまな種類があるので、まずは目的を明確にしたうえで、必要な機能が搭載されているシステムを導入しましょう。

 

電子契約サービスの比較・選び方のポイントを解説!

数々のビジネスシーンでデジタル化が推進される中、契約フローにおいても業務効率化と電子化が謳われ、電子契約サービスに注目が集まっています。各企業が電子契約サービスを展開し、市場規模も年々拡大。今回はその中から、主要なサービス15選を比較してご紹介。トップシェアや無料のものなど、選定のポイントにも言及します。

電子契約サービス 2022.12.12

自社に合ったサービスでPDFファイルに電子署名を付与しよう

PDFファイルで契約書をやりとりする場合は、Adobe社のAdobe Acrobatや、電子署名ソフトで電子署名をおこなうことができます。Adobe Acrobat Reader(無料)でも電子署名は可能ですが、署名数の制限がある点に注意しましょう。また、押印の代わりに電子署名を付与したい場合は、あらかじめ契約の相手方の了解を得ておく必要があります。

PDFに電子署名を付与しただけでは、電子署名は完全に機能しません。PDFの送信側は証明書ファイルを作成し、受信側が電子署名に格納された電子証明書を検証できるようにする必要があります。PDFに電子署名を付与する方法や注意点を知り、自社に合った電子契約サービスを導入しましょう。

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