電子署名付きのメールとは?メール認証型の電子署名も解説!

近年では、ペーパーレス化やテレワークを推進するために、文書を電子化して管理する機会が増えています。そこで、セキュリティリスクを減らすために、電子署名を上手く活用したいと考えている方は少なくないでしょう。当記事では、メールに電子署名を付与する方法やそのメリットと、電子署名のメール認証について詳しく解説します。ビジネスでメールを使用する機会が多い方や、電子契約を推進したいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

近年では、ペーパーレス化やテレワークを推進するために、文書を電子化して管理する機会が増えています。そこで、セキュリティリスクを減らすために、電子署名を上手く活用したいと考えている方は少なくないでしょう。当記事では、メールに電子署名を付与する方法やそのメリットと、電子署名のメール認証について詳しく解説します。ビジネスでメールを使用する機会が多い方や、電子契約を推進したいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

電子署名とは?

電子署名とは、電子文書が本人によって作成されたことや、改ざんされていないことを証明するための電子的な署名を指します。紙の文書の場合には、印鑑や手書きのサインを使用して、正式な文書であることを証明します。

しかし、電子的な文書では、紙の文書に印鑑やサインをおこない、電子化したとしても効力が薄いです。たとえば、PDFファイルに押印があったとしても、電子上で書き換えることが容易にできてしまうため、正式な文書であることを証明しにくいといえます。

そのため、電子署名を施すことで、電子契約書においても、紙の契約書と同等の法的効力をもたせることが可能です。契約書における電子署名には、間違いなく本人が作成したことと、改ざんがおこなわれていないことを証明する役割があります。

電子署名付きのメールとは?

電子署名付きメールとは、電子署名が付与されたメールのことであり、送信者が本人であることや、メールの内容が改ざんされていないことを証明できます。

近年では、顧客のメールアドレスの情報を盗み取り、知名度の高い企業や通販事業者になりすまし、フィッシング詐欺や個人情報を盗み取られるという被害が増えています。

そこで、メールに電子署名が付与されているかどうかを確認することで、被害を防ぐことが可能です。メールに電子署名があれば、本人からのメールであることや、改ざんされていないことがわかるため、安心してメールでやり取りをおこなうことが可能です。このように、電子署名付きメールを使用すれば、証拠能力を高めることができます。

電子署名付きメールの仕組み

電子署名付きメールでは、「S/MIME(エスマイム)」と呼ばれる規格の暗号化方式が使用されます。なお、S/MIMEとは、メールのセキュリティを向上させるための暗号化方式であり、電子証明書を使用してメールの暗号化と電子署名をおこなうことが可能です。

まず、送信者は秘密鍵を使用して、メールの内容を暗号化し、電子証明書とともに送信します。受信者は公開鍵を使用して、メールの内容を復号します。メールが復号できたということは、正規の送信者のみが保有している秘密鍵によって、暗号化されたことがわかり、本人確認ができます。また、復号した内容を見れば、改ざんがおこなわれていないかも確認可能です。

ただし、受信者の保有する公開鍵が不正なものである可能性もあります。そこで、信頼のできる認証局という第三者機関により、発行された電子証明書を使用することで、安心してメールのやり取りをおこなうことが可能です。

電子署名付きメールのメリット

電子署名付きメールを使用すれば、送信者が正規の送信者で、メールの内容が改ざんされていないことを証明できます。そのため、メールのやり取りをおこなう際に、なりすましや改ざんなど、サイバー攻撃による被害を防止することが可能です。

たとえば、銀行が顧客にメールを送信するときに、電子署名を付与すれば、顧客はメールが正規の銀行によって作成されたことと、内容が改ざんされていないことを確認できます。そのため、フィッシング詐欺など、メールを使用した詐欺による被害を減らせるため、企業の信頼性の向上にもつながります。

このように、なりすましや改ざんを防ぐために、重要度の高い情報をメールで扱う場合には、電子署名を付与して送信するのがおすすめです。

メールに電子署名を付与する方法

まずは、電子署名を付与するために、S/MIMEの規格に対応するメールソフトを導入する必要があります。たとえば、GmailやOutlookなどの無料メールソフトは、S/MIMEの規格に対応しています。

ここからは、よくビジネスでも使用されるMicrosoft社の提供しているOutlookソフトを例にメールに電子署名を付与する方法を順を追って紹介します。

メッセージの「オプション」タブの「アクセス権」を選択して、「メッセージに署名を追加」をクリックして、メッセージを作成すれば、電子署名付きのメールを送信することが可能です。次には、「セキュリティセンターの設定」「電子メールのセキュリティ」の順にクリックします。そして、ファイルからデジタルIDをインポートするか、デジタルIDを発行できるサービスを選択します。

電子署名を付与する方法は、メールソフトによって異なります。また、一つの方法だけではなく、複数の方法で電子署名を付与できることもあります。

おまけの基礎知識:メール認証型の電子署名とは?

ここでは、メール認証型の電子署名について詳しく紹介します。

メール認証:電子署名の本人確認の方法の一つ

メール認証型の電子署名とは、メールアドレスを使った認証方法により、本人確認をおこなう方法のことです。電子署名には、主に第三者機関である認証局によって本人性を担保する「当事者型」と、メールやSMSなどで本人性を担保する「立会人型」の2種類があります。

メール認証型の電子署名は、立会人型の種類に対応します。電子契約システムによって、さまざまな本人確認方法があるため、セキュリティリスクや契約締結のスピードなどの観点から、自社のニーズにあった認証方法を採用することが大切です。

メール認証による電子署名の仕組み

メール認証による電子署名をおこなうには、送信者が作成した契約書をシステムにアップロードして、受信者のメールアドレスを入力し、契約書の送信をおこないます。そして、入力されたメールアドレス宛てに、一定期間のみ有効なURLが自動的に作成されて、契約相手にメールが送信されます。

受信者はメールに記載されているURLをクリックし、契約書の内容を確認し、同意をおこないます。そして、電子契約システムによる電子署名が施されることによって、契約が締結される仕組みとなっています。

個人によって管理されているメールアドレスにURLを送信すれば、受信者以外による電子署名はできないため、本人性を担保することが可能です。

メール認証型の電子署名のメリット

メール認証型の電子署名の場合、電子証明書の発行など、複雑な手続きは必要なく、メールの認証だけで電子契約をおこなうことができます。そのため、契約相手に負担をかけず、簡単に契約をおこなうことが可能です。さらに、メール認証で使用されるURLには、有効期間などが設定されているため、不正アクセスなどのセキュリティリスクを抑えることができます。

ただし、メールが第三者により、盗み見られた場合には、なりすましや改ざんといったリスクがあります。そのため、重要度の高い契約をおこなう場合には、信頼のできる認証局を利用する「当事者型」の電子署名を利用するのがおすすめです。また、メールの受信者が契約に関わる権限をもっていない人の可能性もあるため、あらかじめ契約相手にメール認証による電子契約をおこなうことについて伝えることが大切です。

メール認証型(立会人型)の電子署名が利用できる電子契約

ここでは、メール認証型(立会人型)の電子署名を利用できる電子契約システムについて厳選して紹介します。

BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書とは、インフォマート社の提供しているメール認証型の電子署名が利用できる電子契約システムのことです。導入企業数は約70万社以上、運用実績は20年以上という実績があります。取引先は無料で利用できるため、取引先の同意が得やすく、電子契約の導入しやすさが特徴です。

BtoBプラットフォーム契約書では、自社を含めた最大5社間で契約を実施できます。また、契約書は、クラウド上で管理でき、契約プロセスを取引先・期限・タグなどにより、可視化して把握可能です。さらに、24時間365日の監視体制や、セキュリティ強化オプションが備わっているため、セキュリティに関して安心して利用できます。そして、無料で利用できるフリープランが用意されているため、まずは試しに導入してみることが可能です。

SATSIGN(サットサイン)

SATSIGN(サットサイン)とは、アイテック阪急阪神社の提供しているメール認証型の電子署名が利用できる電子契約システムのことです。

SATSIGNでは、他社の電子契約書や紙媒体の契約書も含めて、すべての契約書を一括して管理することができます。また、検索・関連表示の機能が搭載されているため、素早く必要な契約書を見つけることが可能です。さらに、メール認証による立会人型だけではなく、当事者型の電子署名も利用できるため、ニーズに応じて使い分けができます。そして、二段階認証や二要素認証の機能が搭載されているため、より高い確率で本人性を担保できます。

ジンジャーサイン

ジンジャーサインとは、jinjer社の提供しているメール認証型の電子署名が利用できる電子契約システムのことです。テンプレートを選択して、取引先のメールアドレスなどの項目を入力して送信すれば、最短1分で契約を締結することができます。なお、取引先は、ジンジャーサインを導入していなくても、電子契約をおこなうことが可能です。

契約書はAWSのサーバーで保管されており、自動でバックアップされているため、安心して管理できます。また、すべての通信について、SSL/TLSを使用した暗号化通信をおこなっているため、不正アクセスや改ざんなどを防止することが可能です。さらに、導入した後も、勉強会や運用サポートを実施しているため、スムーズに導入から運用までおこなうことができます。そして、無料トライアルを実施しているため、まずは試しに導入してみることが可能です。

電子署名を理解して文書の改ざんを防ごう!

電子署名付きメールとは、電子署名が付与されたメールのことです。送信者が本人であることや、内容が改ざんされていないことを証明できるため、安心してメールのやり取りができます。

また、メール認証型(立会人型)の電子署名を使用すれば、スピーディーに契約を締結することが可能です。ただし、メールが第三者に漏れると、不正アクセスのリスクがあるため、セキュリティ対策をきちんとおこなうことが重要といえます。電子署名の必要性や注意点を理解して、適切に電子契約ができる体制を構築しましょう。

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