電子署名とは

電子署名とは、紙の書面における手書きのサインや押印に相当するものを電子上でおこなうことを指します。

書面契約の場合には、手書きのサインや押印をおこなうことで、文書が間違いなく本人によって作成されたことや、改ざんされていないことを証明できます。一方、電子契約の場合には、直接的にサインや押印を施せないため、電子契約書に電子証明書を利用した電子署名を施すことで、書面契約と同等の法的効力をもたせることが可能です。

なお、電子証明書とは、認証局と呼ばれる信頼できる第三者機関により、文書が間違いなく本人によって作成されたこと、改ざんされていないことを裏付けるために発行される電子的な証明書のことです。つまり、電子証明書により電子署名がおこなわれた文書は、誰によって作成されたかを証明できます。

電子サインとは

電子サインとは、紙の申請書や契約書などを締結するためのプロセスを電子的におこなうことであり、電子上で本人認証を実施するプロセス全般を意味します。

たとえば、メールやSMSなど、電子契約システムが提供している仕組みを使用して本人認証をおこなうプロセスのことを「電子サイン」と呼ぶことがあります。また、飲食店などでクレジットカードでの支払いをおこなったときに、タブレットなどの端末にサインを求められることがありますが、このことを「電子サイン」と呼ぶこともあります。

電子署名と電子サインの違いとは？

ここでは、電子署名と電子サインの違いについて詳しく紹介します。

電子署名と電子サインは同じ意味で使われる場合が多い

電子署名や電子サインは同義で使われる場合も多く、基本的には同じような意味と捉えて差し支えありません。ただし、電子サインと電子署名は、別々の意味で用いられる場合もあり、両者が指し示す範囲は少し異なるといってよいでしょう。

電子サインとは、契約書が間違いなく本人によって作成されたことや、改ざんされていないことを証明するための電子的なプロセス全般を指します。一方で、電子署名は、電子サインの手段の一つであり、電子サインのプロセスのなかに、電子署名が含まれるともいえます。そのため、電子契約の手続きをおこなうときには、電子サインという用語を使用することが多いでしょう。

厳密には法的効力が異なる2種類の署名を指す

電子署名と電子サインの違いには、仕組みや法的効力の強度が挙げられます。電子サインは、立会人型電子署名の意味で用いられることもあります。立会人型の署名の場合、電子証明書の用意は不要なため、契約相手の負担が少なくすみます。本人性を担保する方法には、メールやSMSなどが使用されます。メール認証により簡単に認証ができる反面、電子証明書を使用する当事者型の署名に比べると、本人性の証明をする力は低いといえます。

一方、電子署名は、当事者型電子署名と表現されることもあり、電子契約をおこなうにあたって、認証局という第三者機関による電子証明書が必要となります。本人性をきちんと担保できるため、証拠力が高いというメリットがあります。ただし、契約相手に負担をかけてしまったり、電子証明書の発行に費用がかかったりする可能性もあります。

このように、電子署名と電子サインは同じような意味合いで使用されることがありますが、それぞれ別の意味で使用されることもあり、多くの場合、仕組みや法的効力の強度に違いがあります。

電子署名・電子サインの仕組み

電子署名（当事者型電子署名）を利用する場合には、まず認証局に対して、電子証明書の発行を申請します。認証局は、本人確認をおこなったうえで、公開鍵と電子証明書の交付をおこないます。次には、秘密鍵を使用して、契約書のデータに暗号化を施し、電子証明書とともに契約相手に送信します。なお、秘密鍵は、契約書の送信者のみが保有します。

そして、契約相手は、受信した電子証明書が正当なものであるかどうかを認証局に確認します。正当性が担保されたら、受信した公開鍵を使用して、暗号化されている契約書のデータの復号をおこないます。復号が正しくできた場合には、公開鍵の対となる秘密鍵は契約書の送信者のみが保有してるため、暗号化を実施したのは契約書の送信者で間違いがないことを確認できます。

一方、電子サイン（立会人型電子署名）を利用する場合には、電子契約サービスを提供する事業者の電子署名を利用して、契約の締結をおこないます。たとえば、ID・パスワード、メール、SMSなどを使用した認証方法があります。このように、電子署名と電子サインでは、認証の仕組みが異なります。

電子署名・電子サインと紙の契約書の違い

電子署名・電子サインと紙の契約書には、下記の通り、さまざまな違いがあります。また、書面契約で必要であったものが、電子契約では何に対応するのかを知ることで、電子契約の仕組みの理解を深めることが可能です。

項目	紙（書面契約）	電子署名・電子サイン（電子契約）
データ形式	紙媒体	PDFなどの電子データ
押印方法	物理的な印鑑	電子署名または電子サイン
本人性の担保	印鑑証明書	電子証明書
完全性の担保	契印や割印	電子証明書およびタイムスタンプ
送付方法	郵送や手渡し	インターネット
保管方法	書棚	サーバー

なお、電子契約では、バックアップ体制を構築すれば、BCP対策につなげることができます。ただし、インターネット上で管理するため、セキュリティに気をつける必要があります。

電子署名・電子サインのメリット

ここでは、電子署名や電子サインを利用するメリットについて詳しく紹介します。

契約書の印刷や郵送が不要

電子署名や電子サインを使用して、電子契約をおこなえば、印刷や郵送が不要となるため、業務効率の向上やコストの削減が期待できます。

紙の契約書を使用する場合には、作成した書類を印刷し、郵送する必要があります。そのため、印刷費や郵送費がかかります。直接手渡しをおこなう場合でも、交通費や人件費などのコストがかかります。

一方、電子署名や電子サインを施した契約書であれば、メールなどで送付できるため、オンラインで契約手続きを進めることが可能です。そのため、印刷費や郵送費がかからないため、コストを削減することができます。また、インターネット上で契約業務を完結させられるため、業務負担の軽減につながります。ただし、電子契約では、簡単に契約書を送信できてしまうため、契約相手の氏名や連絡先、送信先などが間違っていないか丁寧に確認することが大切です。

契約書の締結をスピーディにできる

電子署名や電子サインを使用すれば、紙の契約書と同等の法的効力が認められ、インターネット上で契約業務をワンストップでおこなうことができます。そのため、契約書の締結をスピーディーに実施することが可能です。

紙の契約書の場合、契約書の作成・郵送から署名・返送まで、一つひとつのプロセスにおいて手間がかかるため、契約が完了するまでに時間を要することがあります。また、契約書にミスがあると、最初からやり直さなければならないこともあり、業務負担が増加するという恐れがあります。

このように、電子署名や電子サインにより、電子契約を導入することで、インターネット上で業務を完結できるため、契約書の締結をスムーズにおこなうことが可能です。

印紙代がかからない

電子署名や電子サインを使用した電子契約では、収入印紙が不要となるため、印紙代がかからないというメリットがあります。収入印紙が不要となる理由には、国税庁や国会答弁における見解から、課税文書の作成にあたらないということが挙げられます。

一方、紙の契約書の場合には、印紙税法により、課税文書にあたるため、収入印紙が必要となり、印紙代が発生します。たとえ1件の契約にかかる印紙代は低くても、多くの契約を交わす場合には、コストの負担が大きくなる可能性もあります。

このように、電子署名や電子サインを使用して、電子契約をおこなえば、印紙代がかからなくてすむため、コストの削減が期待できます。

保管場所が不要

電子署名や電子サインを活用して、電子契約を導入すれば、契約書を電子データとして扱え、サーバーで管理できるため、保管スペースが不要となります。また、サーバー上で管理することにより、必要な書類を探したり、共有したりするときに、システムの検索機能や共有機能を使用できるため、業務負担を軽減することが可能です。

一方、紙の契約書の場合、書類を管理するための保管場所を用意する必要があります。また、膨大な契約書を紙媒体で管理している場合には、必要な契約書を探すときに手間がかかることもあります。

このように、電子署名や電子サインを利用して電子契約を導入すれば、契約書の保管スペースを減らせるため、賃料などの管理コストを削減することが可能です。ただし、契約書をサーバー上で保管するにあたって、サイバー攻撃を受けないように、セキュリティ対策を適切におこなうことが重要といえます。

電子署名・電子サインの使い方

ここでは、一般的な電子契約システムを使用する方法を解説しながら、電子署名や電子サインの付与される仕組みについて紹介します。

まずは、電子契約システムのアカウントにログインしましょう。送信者は、文書をアップロードして編集をおこない、契約相手に署名してもらう箇所を作成します。そして、メールなどで、文書を契約相手に送信し、署名してもらうことで作業は完了となります。

電子契約のプロセスのなかで、契約書に電子署名もしくは、電子サインが施され、送信者と受信者の双方にメールなどで通知がおこなわれます。なお、電子署名（当事者型電子署名）では当事者本人、電子サイン（立会人型電子署名）では電子契約システムを提供している事業者の名義で署名がおこなわれるという違いがあります。

電子署名・電子サインを選ぶ際のポイント

ここでは、電子署名と電子サインを選定するときのポイントについて詳しく紹介します。

法的効力や証拠能力を重視するなら「電子署名」がおすすめ

法的効力や証拠能力を重視したいと考えている方は、電子署名（当事者型電子署名）を利用するのがおすすめです。

電子署名（当事者型電子署名）の場合には、信頼のできる認証局という第三者機関による厳しい本人確認の審査を受けて、電子証明書が発行されます。そのため、契約書のやり取りの信頼性を高められるため、安心して電子契約を締結させることが可能です。

ただし、取引先の負担がかかることや、電子証明書の発行に費用がかかることなどを考慮したうえで、導入を検討することが大切といえます。

利用しやすさを重視するなら「電子サイン」がおすすめ

簡潔に電子契約をおこないたいなど、利用しやすさを重視したいと考えている方は、電子サイン（立会人型電子署名）を利用するのがおすすめです。

電子サイン（立会人型電子署名）の場合には、電子契約システムを提供している事業者が電子署名を施すため、当事者は電子証明書の発行が不要となり、スピーディーに契約手続きを進めることができます。

ただし、本人確認の認証には、メールやSMSなどが使用されるため、当事者型電子署名よりも証拠能力の強さという点では劣るということに注意が必要です。

電子署名・電子サインの違いを理解して電子契約を導入しよう！

電子署名や電子サインは同様の意味として用いられることがあります。しかし、電子サインとは、電子契約におけるプロセス全般を意味し、電子サインのプロセスのなかに、電子署名が含まれるともいえます。

また、電子サインは「立会人型電子署名」、電子署名は「当事者型電子署名」の意味で使用されることもあり、仕組みやメリット・デメリットが異なります。このように、電子署名と電子サインは似た意味として用いられることが多いですが、厳密には法的効力や仕組みなどが異なるため、正しく理解して電子契約を導入するのがおすすめです。