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勤怠とは?意味や評価項目をわかりやすく解説

勤怠管理システム

2023.07.31

2023.07.31

労働基準法の改正の影響もあり、企業は従業員の労働時間を適切に管理することが求められています。きちんと従業員の勤務状況を管理していないと、罰則につながることもあります。なかには、そもそも「勤怠」という意味について、きちんと理解できていない方もいるかもしれません。当記事では、勤怠の意味や勤怠管理の目的・方法について詳しく解説します。

「勤怠」とはどんな意味?

「勤怠」とは、辞書によると「仕事に励むことと怠けること。また、出勤と欠勤。勤惰 (きんだ)」という意味です。なお、「勤退」「勤態」などと書くのは間違いであるため,注意しましょう。

また、辞書の定義によると、勤勉と怠惰をあわせて勤怠という意味になりますが、人事業務で使用される場合は、一般的に出勤・退勤・欠勤の状況や休暇の取得状況など、勤務状況を意味します。

そして、出社・退社と出勤・退勤の違いについて気になる方もいるかもしれません。出社や退社は、職場に来ること、職場から帰ることを意味します。一方、出勤や退勤は、業務を始めること、業務を終えることを意味します。労働時間に影響するのは、出勤・退勤の時間です。そして、出勤・退勤の時間から計算された労働時間をもとに、使用者は給与を従業員に支払う必要があります。

 勤怠と勤務の違いとは?

勤怠と似た言葉に「勤務」がありますが、両者は異なる意味をもつため注意しましょう。「勤務」とは、会社から与えられた仕事をこなすことです。「在宅勤務」という言葉があるように、仕事をする場所はさまざまで、しっかりと仕事をこなしてさえいれば「勤務」しているといえるでしょう。


一方「勤怠」とは、勤務の状況を管理することです。何時間仕事をしたのか、何時に仕事を終えたのか、といった状況を客観的に把握することが「勤怠」といえるでしょう。

「勤怠管理」とは

「勤怠管理」とは、使用者が従業員の労働時間を把握して、適切に管理することを指します。たとえば、出勤時間・退勤時間・出勤日数・欠勤日数・遅刻回数・早退回数・有給休暇取得日数などが挙げられます。

近年では、過重労働による健康への悪影響や、企業側と従業員の間での給与に関するトラブルが問題となっています。そのため、従業員の労働時間を細かく把握して、適切に勤怠管理を実施することで、これらの課題を解消することが企業に求められています。

勤怠管理をきちんと実施すれば、適切な人材配置や労働生産性の向上、給与の正確な計算など、さまざまな効果が期待できます。なお、労働基準法など、勤怠に関する法改正の影響をきちんと考慮して管理することが大切です。

「勤怠を切る」とはどんな意味?

勤怠管理をおこなうために、タイムカードを使用する企業があります。タイムカードに打刻するときに「切る」という言葉を使用することがあります。そのため、「タイムカードを切る」という意味で、「勤怠を切る」という表現が使用されることもあります。

「タイムカードを切る」という表現は、「切符を切る」と同様の使い方で使用されています。以前は、切符の一部を切り取ったり、切符に専用器具で印を付与したりすることで、乗車の管理をおこなっていました。タイムカードでは、切符の表現と同様で、打刻をおこない、出退勤時間の印を付与するため、「タイムカードを切る」という表現が使用されているかもしれません。

なお、タイムカードを押すという表現もあり、「切る」と「押す」のどちらが正しいのか気になる方もいるかもしれません。どちらの言い回しも間違っておらず、どちらを使用しても問題ないため、伝える相手にわかりやすい表現を利用するのがおすすめです。

勤怠を管理する理由・目的とは

ここでは、勤怠管理をおこなう理由や目的について詳しく紹介します。

労働時間を適正に管理するため

勤怠管理を実施する理由の一つとして、従業員の労働時間を適切に管理することが挙げられます。勤怠管理の実績から、時間外労働の時間数や休日出勤の回数など、従業員の勤務状況を適切に把握することが可能です。そのため、残業や休日出勤の多い従業員を素早く把握して、早期に対策を施すことで、過重労働を未然に防ぐことができます。

過重労働が生じると、集中力が下がり、業務の生産性が落ちるだけではなく、企業側は時間外労働に対する賃金を支払わなければなりません。そのため、従業員の勤務状況を適切に把握して、改善をおこなえば、無駄なコストを減らしたり、業務効率が上昇したりする効果が期待できます。

給与計算を正確におこなうため

勤怠管理を適切に実施することで、従業員の労働時間を正確に管理することができます。時間外労働や深夜労働、休日出勤などがあった場合には、割増賃金が生じます。そのため、正確に従業員の給与計算をおこなうには、細かく労働時間を管理する必要があります。

たとえば、残業代の未払いが生じた場合、企業側と従業員の間でトラブルが発生する可能性もあります。結果として、従業員は会社に対する不満につながり、生産性の低下につながる恐れがあります。

このように、給与計算を正確におこなうために、勤怠管理は適切に実施する必要があります。

残業時間や有給休暇の管理を適切におこなうため

労働基準法によると、法定労働時間は、1日あたり8時間、1週間あたり40時間とされています。また、労使間で締結する時間外労働協定(36協定)においても、時間外労働や休日労働に上限が設けられています。

さらに、働き方改革関連法では、年10日以上の年次有給休暇が付与されている従業員(管理監督者を含む)対して、年5日の年次有給休暇を取得させることが義務化されています。

このように、勤怠に関する法律に対応するために、勤怠管理を実施して、時間外労働や有給休暇の管理を適切におこなう必要があります。

勤怠で管理すべき項目とは

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を踏まえたうえで、勤怠で管理すべき項目は、下記の通りです。

出勤と退勤の時間

出勤と退勤の時間は、出社と退社の時間ではなく、実際に業務を始めた時間と終えた時間を記録する必要があります。また、早退や遅刻の時間があった場合には、勤怠控除を適用するために、備考などに記録として残すような仕組みにしましょう。

労働時間数

労働時間数は、勤務時間から休憩時間を差し引いて求めることができます。そのため、休憩時間についても記録しておくことが大切です。なお、労働時間数は、原則として1分単位で記録しなければなりません。

休憩時間数

勤怠管理においては、休憩時間数も把握しなければなりません。労働時間が8時間を超えるときは1時間以上、6時間を超えるときは45分以上の休憩を与える必要があります。労働基準法に違反しないよう、しっかりと勤怠管理をおこない、適正な休憩を与えるようにしましょう。

労働日数

労働日数も勤怠管理における重要な項目のひとつです。労働日数とは、従業員が実際に働いた日数のことです。労働日数を適切に把握するために、欠勤した日やその理由についても記録として残す仕組みにしましょう。

時間外労働時間数

時間外労働時間数とは、要するに残業時間数のことであり、割増賃金の支払いが必要です。時間外の労働に対しては、25%以上の割増賃金を支払う必要があります。労働時間数の合計だけではなく、「8時間労働+時間外労働3時間」といったイメージで内訳を記録しなければなりません。

休日労働時間数

休日労働時間数とは、企業の法定休日に業務をおこなった時間数のことであり、割増賃金の支払いが必要となります。法定休日における労働に対しては、35%以上の割増賃金を支払わなければならないため、正確な数値を把握しておきましょう。

深夜労働時間数

深夜労働時間数とは、午後10時から午前5時までの労働時間数のことで、割増賃金の支払いが必要です。時間外労働と同様、25%以上の割増賃金を支払う必要があるため、しっかりと管理しておきましょう。

また、深夜労働が多い従業員には年2回の健康診断を受けさせることが労働安全衛生法によって雇用者に義務付けられています。受診対象となる従業員を把握するためにも、深夜労働時間数を把握することは重要です。

有給休暇取得日数

働き方改革関連法によると、年10日以上の有給休暇が付与される場合、年5日以上の有給休暇を従業員(管理監督者を含む)に取得させなければなりません。そのため、有給休暇を取得した日数がわかるように管理しましょう。

勤怠管理の種類・方法を徹底解説

ここでは、勤怠管理の具体的な実施方法について詳しく紹介します。

勤怠管理システムを使う

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤の時間などを管理するシステムを指します。勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の形態があり、それぞれメリットとデメリットがあるため、自社にあうシステムを選ぶことが大切です。

勤怠管理システムでは、PC・スマホ・ICカード・生体認証など、自社のニーズにあった方法で打刻できるという特徴があります。また、残業時間・有給休暇の管理やスケジュール管理、ワークフロー、アラート、データ分析など、システムによってあらゆる便利な機能があります。また、クラウドの勤怠管理システムだと、法改正が起こった際に随時システムの仕様が変更される場合が多いため、法改正に併せてシステムの変更や保守をおこなう必要がなく安心です。

ただし、自社にあう勤怠管理システムを導入できないと、コストが思っていた以上にかかったり、システムが社内に定着できなかったりする恐れもあります。そのため、複数の勤怠管理システムを比較したり、無料トライアル期間を活用したりするのがおすすめです。

タイムカードを使って勤怠を管理する

タイムカードとは、始業・終業の時刻などを記載する用紙のことであり、タイムレコーダーにタイムカードを挿入すれば、そのときの時間を打刻することができます。なお、タイムカードとタイムレコーダーをあわせて「タイムカード」と呼ぶこともあります。

タイムカードの導入・運用にかかる費用は、用紙代・インク代・レコーダー費などであり、ツールを導入する場合と比べて、コストを抑えられるというメリットがあります。また、運用方法がシンプルであるため、ITツールの操作が苦手な方でも、簡単に使用できます。

ただし、手作業で運用することが多いため、打刻忘れや打刻・集計ミスなどが発生するという恐れがあります。また、従業員による不正打刻が生じる可能性もあります。そのため、運用ルールを明確化したり、ペナルティを設けたりするのがおすすめです。また、ルールを就業規則に記載して、従業員にきちんと周知することが大切といえます。

紙の出勤簿で勤怠を管理する

紙の出勤簿を作成して勤怠管理をおこなう方法があります。ほかの勤怠管理の方法と比べて、コストを抑えて、素早く運用できるというメリットがあります。たとえば、勤怠管理を実施するための市販のシートを購入すれば、すぐに勤怠管理を始めることが可能です。

ただし、記入漏れや集計ミスが生じやすいというデメリットがあります。また、自己申告制を採用している場合には、不正申告が発生するという恐れもあります。さらに、客観性を担保するのが難しいため、正確な情報であるかどうかを判断できるような仕組みを構築する必要があります。

このように、紙の出勤簿で勤怠管理をおこなう場合は、運用ルールを明確にする必要があります。また、不正申告を防ぐために、管理者の承認フローを導入するのがおすすめです。

エクセルを使って管理する

エクセルを使用して勤怠管理をおこなう方法があります。エクセルを使用する場合、コストを抑えながら、自社独自の方法で、勤怠管理を実施することが可能です。また、インターネット上には、勤怠管理用のテンプレートがあり、簡単に導入できます。

ただし、エクセルの計算式に間違いがあると、集計ミスが発生し、給与計算に影響を及ぼす可能性があります。たとえば、時間外労働の計算式にエラーがある場合には、残業の未払いが発生し、企業側と従業員の間でトラブルが生じることもあります。そのため、管理者のチェック体制を設けたり、エクセルの計算式を一度設定したら編集できないようにしたりすることが大切です。

勤怠管理を効率化するための3つのポイント

勤怠管理を効率化するためには、便利なシステムを活用する、在宅勤務にも対応できるようにする、他のシステムと連携させる、といったポイントを意識しましょう。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1.便利なシステムを活用する

勤怠管理を効率よく進めるためには、便利なシステムを活用することが大切です。紙の出勤簿と使っていると、管理に時間がかかるだけではなく、記載漏れや計算ミスが発生する可能性もあるでしょう。

エクセルの活用には、計算式のエラーが発生しやすい、データの共有が難しい、といったデメリットがあります。便利な勤怠管理システムを導入して、記載ミスや修正作業を減らしましょう。


2.在宅勤務にも対応できる仕組みにする

勤怠管理を効率化するためには、在宅勤務にも対応できるような仕組みにすることが重要です。多様な働き方を実現するため、在宅勤務やリモートワークを採用している企業も
増えてきました。パソコンやスマートフォンからでも打刻できるようなシステムを導入すれば、わざわざ出社して報告する必要がなくなるため、業務全体を効率化できるでしょう。

3.他のシステムとうまく連携させる

勤怠管理システムを導入するなら、他のツールと連携できるものを選ぶとよいでしょう。たとえば、勤怠管理システムと給与計算システムを連携すれば、出退勤の時間や有給休暇の取得状況などを共有して、給与を自動的に算出できます。作業がシームレスに進むため、人事労務担当者の負担が軽減されるでしょう。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入することには、さまざまなメリットがあります。主なメリットは以下のとおりです。

1.打刻ミスを減らせる

打刻ミスや打刻漏れを減らせることは、勤怠管理システムを導入する大きなメリットです。紙のタイムカードなどを使っていると、打刻ミスが発生するケースも多いでしょう。紙からデータ入力する際に、転記ミスが発生する可能性もあります。勤怠管理システムを活用すれば、人為的なミスを防止できるため、無駄な確認や修正作業を減らせるでしょう。

2.ペーパーレス化を図れる

ペーパーレス化を図れることも、勤怠管理システムを導入するメリットのひとつです。残業の申請や承認をおこなえるシステムも多く、印刷費の削減や業務の効率化を実現できるでしょう。紙の資料を保管しておく場所を減らし、オフィス空間を有効活用することも可能です。

3.法律改正に対応しやすい

勤怠管理システムを活用すれば、労働基準法などの改正にも簡単に対応できます。クラウド型のシステムである場合には基本的に、システム運営会社が法律改正に合わせて自動でアップデートしてくれるため、企業側はとくに対応する必要はありません。常に最新の状態を保ち、法律を遵守しながら勤怠管理を進められるでしょう。

勤怠の基礎知識を身に付けて勤怠管理を正しくおこなおう!

「勤怠」とは、出勤・退勤の状況や休暇の取得状況など、勤務状況のことを意味します。勤怠管理をおこなうことで、従業員の労働時間を適切に把握して、正確に給与計算をおこなうことが可能です。

勤怠管理の方法には、勤怠管理システムを導入する方法や、タイムカードを使用する方法、出勤簿やエクセルを使用する方法などがあります。客観的に従業員の勤務状況を把握できるように、自社のニーズにあった勤怠管理の方法を導入することが大切です。

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