電子印鑑をWordで作成する方法は?手順とメリットやデメリットを紹介!

新型コロナウイルスの流行をきっかけとして、テレワークが急速に普及しました。しかし、はんこ文化が根強く残っている企業が多く、担当者が押印のために出社する「はんこ出社」が課題となっています。そこで役立つのが、PCで簡単に貼り付け可能な「電子印鑑」です。電子印鑑はオフィスソフトのMicrosoft Wordで作成することも可能です。この記事では、電子印鑑をWordで作成する手順やメリットやデメリットを解説します。

更新日:2022.6.21

新型コロナウイルスの流行をきっかけとして、テレワークが急速に普及しました。しかし、はんこ文化が根強く残っている企業が多く、担当者が押印のために出社する「はんこ出社」が課題となっています。そこで役立つのが、PCで簡単に貼り付け可能な「電子印鑑」です。電子印鑑はオフィスソフトのMicrosoft Wordで作成することも可能です。この記事では、電子印鑑をWordで作成する手順やメリットやデメリットを解説します。

電子印鑑とは?PCで貼り付け可能な印影の画像データのこと

テレワークやリモートワークの普及により、オンラインで社内手続きをおこなう仕組みが必要になりました。従来の押印を代替する手段の一つが、PCで簡単に貼り付け可能な電子印鑑です。電子印鑑とは、PDFファイルなどの電子文書に貼り付け可能な印影の画像データのことです。

電子印鑑を導入すれば、オンラインで見積書や発注書、社内文書などに印鑑を押せるため、テレワーク中の「はんこ出社」を減らすことができます。電子印鑑は電子契約サービスを導入することで利用できます。また、マイクロソフト社のオフィスソフトを導入している場合は、Wordの機能を利用して電子印鑑を作成することも可能です。

電子印鑑をWordで作成する10の手順

Microsoft Wordには、文字を加工したり装飾したりする「ワードアート」という機能があります。ワードアート機能を活用すれば、電子印鑑の画像データを自分で作成し、押印の代わりに利用することができます。ここでは、東京大学が公開している資料に基づいて電子印鑑をWordで作成するフローを解説します。(※1)以下の手順で作成した電子印鑑は、PDFファイルの文書や、WordやExcelで作成した文書などに利用可能です。

  1. メニューの[挿入]タブを開き、[図形]の最下部の[新しい描画キャンバス]をクリックする
  2. [図形]から[楕円]を選択し、描画キャンバス内に電子印鑑の枠の部分を作成する
  3. 作成した印鑑枠を右クリックし、[図形の書式設定]から以下のように設定する
    1. 塗りつぶしをなしに変更
    2. 線の色を赤に変更
    3. 線の幅を調整
  4. [挿入]タブの右側の[ワードアート]を開いて、描画キャンバス内にテキストボックスを作成し、印鑑の文字(名字など)を入力する
  5. テキストボックスを右クリックして、以下のように文字の部分を加工する
  6. 色、サイズ、フォントを変更
  7. 印影を縦型にする場合は[縦書きと横書き]から[文字の向き]を縦書きに変更
  8. 作成した文字部分をドラッグし、印鑑枠の中に移動させる
  9. 描画キャンバスを右クリックして、[描画に合わせる]で描画キャンバスのサイズを調整する
  10. 描画キャンバスを右クリックして、作成した電子印鑑をコピーする
  11. Wordの他の場所を右クリックし、電子印鑑を[図]として貼り付け、文字の位置がずれていないか確認する
  12. 電子印鑑を右クリックして[図として保存]を選び、電子印鑑のデータをpngファイル形式で保存する

(※1)電子印鑑の作成方法(MS ワードで作る場合)|東京大学

電子印鑑をWordで作成する2つのメリット

電子印鑑をWordで作成すれば、どのようなメリットを得ることができるのでしょうか。前述した通り、電子印鑑はWordで簡単に作成できるため、高度な知識やスキルが必要ありません。また、すでにオフィスソフトを導入済みの場合は、コストをかけずに電子印鑑を作成できるのもメリットです。電子印鑑をWordで作成するメリットを2つ紹介します。

1. 高度な知識やスキルが必要ない

Wordがあれば、PCの操作が苦手な人やITリテラシーが高くない人でも簡単に電子印鑑を作成できます。画像編集ソフトやデザインソフトで電子印鑑を作成する場合と比較して、高度な知識やスキルが必要ありません。そのため、「当面の間、押印の代替手段として電子印鑑が欲しい」「ちょっとした社内文書に押すための簡易的な電子印鑑が欲しい」場合に適した方法です。

2. 導入コストがかからない

電子印鑑を導入する方法として、電子印鑑作成サービスを利用する方法や、電子契約サービスを導入する方法があります。しかし、こうした方法には導入コストやサービスの利用料がかかります。すでにWordを導入している場合は、新たなコストをかけずに電子印鑑を作成することが可能です。

電子印鑑をWordで作成する3つのデメリット

電子印鑑をWordで作成する方法にはデメリットも3点あります。Wordで作成した電子印鑑はタイムスタンプを付与できず、第三者が簡単に複製することができます。セキュリティリスクが大きいため、重要度の高い契約書や国や地方自治体への各種申請書などには利用できません。また、Wordのワードアート機能では、本物の印影のような仕上がりの電子印鑑を作成するのが難しいのもデメリットです。

1. Wordがあれば誰でも作成できるため、セキュリティが脆弱

電子印鑑はWordがあれば誰でも簡単に作成することができます。高度な知識やスキルが不要なため、手順を知っていれば誰でも同じような印影の画像データを作成することが可能です。そのため、Wordで作成した電子印鑑には第三者による複製のリスクがあります。契約書や各種申請書、自社の意思決定に関わる重要な文書の場合、Wordで作成した電子印鑑はセキュリティの観点からおすすめできません。

2. タイムスタンプを付与できないため、悪用やなりすましが可能

電子印鑑をWordで作成する場合、印影の画像データにタイムスタンプを付与することができません。そのため、「いつ押印がおこなわれたか」「どの時点で契約が締結されたか」を後で確認できないのもデメリットです。Wordで作成した電子印鑑は、複製が容易な点もふくめて悪用やなりすましに弱く、大きなセキュリティリスクがあります。安全に電子契約を締結したい場合は、電子印鑑よりもセキュリティが強固な電子署名を利用できる電子契約サービスの導入が必要です。

3. 印影や書体の選択肢が少なく、本物の印影のような仕上がりにならない

Wordは印影や書体の選択肢が少ないため、本物の印鑑のような電子印鑑を作成することはできません。たとえば、印鑑で使われるような篆書体や吉相体などの書体を利用したい場合は、自分でフォントを購入する必要があります。本格的な仕上がりの電子印鑑が欲しい場合は、電子印鑑の作成サービスなどの利用を検討しましょう。

電子印鑑をWordで作成してペーパーレス化や押印業務の効率化を進めよう

社内手続きのオンライン化に欠かせない電子印鑑は、マイクロソフト社のWordで簡単に作成することができます。Wordを導入済みの場合は、ほとんどコストをかけずに電子印鑑を作成できるのもメリットです。しかし、Wordで作成した画像データにはタイムスタンプを付与できないため、複製やなりすましのリスクがあります。契約書や各種申請書のような重要度の高い文書の場合、電子印鑑が使えないことを知っておきましょう。押印の代替手段を検討している場合は、電子印鑑をWordで作成するメリットやデメリットを比較し、自社に合った方法を選ぶことが大切です。

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