納品書と領収書の違いとは?処理できるケースや代わりになる書類について

企業間取引では、商品を受領した証拠として「納品書」を発行するのが一般的です。納品書には商品の名前や金額、納品者の住所や会社名など、「領収書」とよく似た項目が記載されています。商品が納品された際の納品書は、領収書として処理することができるのでしょうか。この記事では、納品書と領収書の違いや、納品書を領収書の代わりにできるケース、領収書の代わりになる書類について詳しく解説します。

企業間取引では、商品を受領した証拠として「納品書」を発行するのが一般的です。納品書には商品の名前や金額、納品者の住所や会社名など、「領収書」とよく似た項目が記載されています。商品が納品された際の納品書は、領収書として処理することができるのでしょうか。この記事では、納品書と領収書の違いや、納品書を領収書の代わりにできるケース、領収書の代わりになる書類について詳しく解説します。

納品書と領収書の違いは?経理業務の視点から解説

納品書や領収書は企業間取引に欠かせない書類です。納品書や領収書には、商品の名前や金額、取引先の氏名や住所など、いくつか共通の情報が記載されています。しかし、経理業務の視点からみた場合、納品書と領収書は異なる役割を持つ書類です。納品書は「商品を受領した事実」を証明するための書類です。一方、領収書は「商品の代金を受領した事実」を証明します。納品書と領収書の違いを経理業務の視点から解説します。

納品書は「商品を受領した事実」を表すもの

納品書は「商品を受領した事実」を表す書類です。通常、相手方に現物を納品する場合は納品書を同梱し、現物がない場合は後日納品書を郵送します。原則として、納品書の様式についての法律上の定めはありません。また、企業間取引において当事者が納品書を発行する義務はありません。しかし、納品書を発行することで、相手先は納品物の金額や個数を確認し、現物と照らし合わせることができます。そのため、一般的な商慣習として、企業間取引では納品書のやりとりがおこなわれています。

納品書に記載する項目として、たとえば次のようなものがあります。

  • 宛名
  • 納品書の発行日
  • 納品物の数量
  • 納品物の内容
  • 納品物の金額
  • 納品者の住所や会社名

納品書には「領収書」と似たような項目が記載されています。また、経理業務上の一貫性を保つため、納品物の内容や金額は領収書や請求書と同一の内容である必要があります。しかし、領収書は納品書とは異なる役割を持った証拠書類です。

領収書は「商品の代金を受領した事実」を表すもの

領収書は「商品の代金を受領した事実」を表す証拠書類です。納品書があれば、商品そのものを受領した事実を確認できます。しかし、納品書だけでは「商品の代金を受け取ったか」「代金の支払いが完了したか」という事実は確認できません。そのため、企業間取引では納品書や請求書だけでなく、領収書のやりとりをおこなう必要があります。

納品書と同様に、領収書にも様式についての法律上の定めはありません。しかし、「商品の代金を受領した事実」を明確に証明するため、領収書には次の5点の項目が記載されている必要があります。

  • 宛名
  • 領収書の発行日
  • 取引の内容(但し書き)
  • 取引の金額
  • 発行者の住所や会社名

納品書は領収書の代わりに処理できる?

前項の通り、納品書は「商品を受領した事実」を表す書類です。それでは、納品書を領収書の代わりとして、経費精算などに利用することは可能でしょうか。次で詳しく説明します。

基本的には領収書の代わりにならない

企業の税務上、納品書を領収書の代わりとして処理することはできません。国税庁のホームページでは、領収書を次のように定義しています。

金銭又は有価証券の受取書や領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。

引用:金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁

経費精算などの証拠書類として利用するためには、「金銭又は有価証券」を受領した事実を書類上で確認できる必要があります。しかし、納品書は「商品を受領した事実」を表す書類であり、代金の支払いの事実は確認できません。したがって、原則として納品書を領収書の代わりに利用することはできません。

「納品書兼領収書」として発行されていれば可能

ただし、通常の納品書の様式ではなく、「納品書兼領収書」を発行していれば、領収書の代わりに処理することができます。納品書兼領収書とは、納品物の代金の支払いが完了した後に発行する書類です。

納品書兼領収書には、「了」「領収」「支払済み」または「クレジット払い」と記載し、代金の支払いの事実を確認できるようにすることが一般的です。そのため、納品書兼領収書を領収書として扱い、経費精算業務に利用することが可能です。

国税庁も、「受取事実を証明するために請求書や納品書などに『代済』、『相済』とか『了』などと記入したもの」については、領収書と同様に「金銭又は有価証券の受取書に該当」するという見解を公表しています。(※1)

(※1)金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁

領収書の代わりになる4つの書類

「納品書兼領収書」のほかにも、領収書の代わりになる証拠書類がいくつかあります。たとえば、小売店などで発行されるレシートや、取引の事実を記録した出金伝票、金融機関の振込明細やクレジットカードの利用明細も領収書の代わりに利用できます。ここでは、領収書が手元にない場合に経費精算に使える4つの書類を解説します。

1. レシート

商品の代金を支払ったときに発行されるレシートは、領収書の代わりに利用できます。一般的な様式のレシートには、「日付」「商品名」「取引の内容」「金額」「発行者住所氏名」などの項目が記載されているため、証憑書類として処理することが可能です。領収書と違い、レシートには宛名書きがありません。しかし、取引の事実を証明できる場合は、原則として宛名書きがなくても証憑書類としての効力を持ちます。

2. 出金伝票

もしレシートや領収書がない場合、出金伝票を作成し、取引の事実を証明することができます。出金伝票とは、取引内容を記録するための帳票書類を指す言葉です。出金伝票に「日付」「取引先の氏名や会社名」「金額」「勘定科目」「摘要」などの項目が記載されていれば、取引の事実を確認できるため、レシートや領収書の代わりに利用できます。

ただし、出金伝票は領収書がない場合の代替手段にすぎません。高額な取引の証憑書類として出金伝票を作成した場合、税務調査で指摘を受ける可能性があります。

3. 金融機関の振込明細

銀行振込によって企業間取引をおこなった場合、金融機関の振込明細を領収書の代わりにできます。具体的には、銀行振込の際に発行される「振込明細書(振込金受取書)」や、預金通帳の写しを代金支払いの証憑として利用可能です。

4. クレジットカードの利用明細

オンラインでの取引をおこなった場合、領収書の代わりにクレジットカードの利用明細を利用することもできます。2020年度の税制改正により、電子帳簿保存法が見直された結果、クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済の経費処理が大幅に緩和されました。キャッシュレス決済をおこなった場合、利用明細データをそのまま領収書として処理したり、帳簿として保存したりすることが可能です。

納品書と領収書の違いを理解して、正しい経費精算をおこなおう!

納品書は「商品を受領した事実」を表す書類です。納品書だけでは代金の支払いの証明ができないため、納品書を領収書として処理することはできません。ただし、代金の支払い後に発行する「納品書兼領収書」や、レシート、出金伝票、金融機関の振込明細やクレジットカードの利用明細なら、領収書の代わりに経費精算に使えます。

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

セキュリティ・アクセス管理

ビジネスノウハウ