テレワークで役立つ無料ツール6選やその特徴を紹介

政府が推進する働き方改革や、新型コロナウイルスの流行によって、テレワークはより身近な働き方となりました。一方、テレワークを定着させるためには、Web会議システムやチャットアプリなどのツールを活用した業務効率の改善が不可欠です。
新規ツールの導入にはコストが発生しますが、無料ツールを活用すれば無駄なコストの発生を抑えられます。実際にビジネスシーンで頻繁に利用される無料ツールも少なくありません。本記事ではテレワークで役立つおすすめの無料ツールを紹介します。

更新日:2022.6.28

テレワークで役立つ無料ツールの種類

始めにテレワークで役立つツールの種類を解説します。各ツールの役割やメリットを押さえ、自社でテレワークを定着させるために必要なツールを選定しましょう。

Web会議システム

Web会議システムは、PCやタブレットなどの通信端末を用いて、複数人によるリアルタイムのビデオ通話を可能とするツールです。音声だけの電話と異なり、テレワーク環境でも身振り手振りを交えながら会議を進行できます。また、多くのWeb会議システムでは資料の表示やファイルの共有も可能です。

現在では社内外の会議だけではなく採用面接やセミナー、取引先との商談など幅広い用途でWeb会議システムが活用されています。回線状況により通信の遅延や断線が発生する場合もありますが、コミュニケーション手段が限られるテレワークでは必須のツールです。

ビジネスチャットツール

近年ではビジネスシーンにおいてもチャットが広く利用されるようになりました。簡易的な連絡手段として認知されるチャットでは、メールほどビジネスマナーが重視されません。かしこまった文章を作成する必要がなく、スピード感のあるメッセージのやりとりが可能です。
とくにテレワーク環境では「確認したい案件があるけれど、わざわざメールで連絡する程でもない」という状況が頻繁に発生します。このような状況もチャットであれば気楽に連絡できるため、問題解決までの時間短縮につながるでしょう。

情報共有ツールとタスク管理アプリ

円滑なテレワークのためには「社内情報の一元化」と「業務進捗の可視化」という2つの課題解決が求められます。チーム内コミュニケーションの機会が減少するテレワークでは、意図的に情報を集約しなければチームメンバーの作業進捗を把握できません。

情報共有ツールやタスク管理アプリは、「いつ」「誰が」「どのような業務を進めているのか」という情報の一元管理を可能とするツールです。チームメンバーが抱えているタスクや進捗状況を把握し、適切に業務を割り振ることで効率的なテレワークを実施できます。

リモートデスクトップアプリ

リモートデスクトップアプリは遠隔地にある通信端末へのリモートアクセスを可能とするツールです。リモートアクセスにより、自宅のノートPCからオフィスのデスクトップPCに保存されたファイルを編集するといった操作も可能です。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネット上の仮想サーバーであるクラウドに設置されたストレージを指します。アクセス権の設定により複数ユーザーでの共用も可能です。クラウドストレージにアップロードされたファイルはアクセス権を持つユーザー全員が閲覧できるため、情報共有ツールとしても機能します。

テレワークにおすすめの無料ツール6選

実際のテレワークでも広く利用されている無料ツールについて、各ツールの特徴や使用上の注意点などを詳しく紹介します。

1. Zoom

Zoomは日本国内でも広く普及している代表的なWeb会議システムです。安定した通信と高画質な映像により臨場感のあるWeb会議が開催できます。

UIは直感的に操作できるシンプルなデザインが採用されており、簡単に操作することができます。また、豊富なフィルターや加工項目が用意されており、映像の演出を自由に設定することができます。

ただし、無料版におけるグループミーティングの開催時間は40分が上限です。長時間のWeb会議を想定している場合は有料のビジネスプランへの加入も検討しましょう。

2. Chatwork

ChatworkはChatwork社が提供する日本生まれのビジネスチャットツールです。2022年4月時点での導入企業は30万社を超えており、国内におけるビジネスチャットツールではトップクラスのシェアを誇ります。

テキストによるグループチャット機能のほか、ビデオ通話や音声通話によるコミュニケーションも可能です。また、チャットでやりとりしたファイルの管理や、タスク管理の機能も備えています。国内企業が運営しており、手厚いユーザーサポートを受けることができる安心感も魅力です。

なお、無料版では、連絡先を登録できるユーザー数(コンタクト数)が100人、参加できるグループチャット数は7グループまでという制限があります。無制限で全ての機能を利用したい場合は有料のビジネスプランに登録しましょう。

3. Stock

Stockは業務におけるあらゆる情報を一つのツールに蓄積していく新しいタイプの情報共有ツールです。蓄積された情報は体系的に管理できるため、必要な情報へ瞬時にアクセスできます。チャットのように重要な情報が流れていってしまう心配もありません。

また、蓄積された情報はPCやスマートフォン、タブレットからいつでも閲覧が可能です。個人が担当する業務や社内プロジェクトごとに最新情報をストックしておけば、社内の出来事をリアルタイムでチェックできるようになります。

ツールが苦手な人でも直感的に操作できるなど、魅力的なツールです。ただし、無料版では、使える機能が制限されているため、無料版でツールの有用性を確認したのち、有料プランへ切り替えるとよいでしょう。

4. Trello

Trelloは世界中のあらゆる業種、あらゆる規模の企業で採用されている人気のタスク管理アプリです。個人の業務はタスク単位で一つの「カード」にまとめられ、1枚のボード上に作成したカードを一覧表示することによりチーム全体の作業進捗を可視化します。

また、Trelloには高性能な自動化プログラムが組み込まれており、簡単な設定でアプリ内のアクションの自動化が可能です。自動化プログラムの活用により、タスク管理の作業に時間を取られることなく本来の業務に集中できるようになります。

なお、無料版はボードの作成可能数などに制限が設けられます。基本機能は一通り利用できるため、チームの規模に応じて有料版を検討しましょう。

5. Chromeリモートデスクトップ

ChromeリモートデスクトップはインターネットブラウザChromeの拡張機能として提供されるグーグル社のアプリです。完全無料で利用できることに加え、リモートアクセスをおこなうための難しい設定も不要です。Chromeがインストールされている端末同士であれば、誰でも簡単にリモートアクセスができます。

ただし、遠隔で操作したい端末が電源オフまたはスリープ状態の場合はリモートアクセスを実行できません。リモートデスクトップ機能を利用する際は、自動スリープにならないようPCの設定を変更しておきましょう。

6. Googleドライブ

グーグル社が提供するクラウドストレージ「Googleドライブ」は、完全無料でありながら1アカウントあたり15TBまでファイルを保存できます。Googleドキュメントやスプレッドシートといったグーグル社のアプリで作成されたファイルだけでなく、Office 365などほかの形式で作成されたファイルの閲覧や編集も可能です。

また、Googleドライブはインターネットブラウザを用いるストレージであり、保存されたファイルにはそれぞれURLが付与されます。URLを通知すれば誰でもファイルにアクセスできるため、情報の共有も容易です。

無料ツールを活用して効率的なテレワークを実施しよう

無料のツールの中には、ビジネスシーンで利用できる高い機能性を持つ製品も多く存在します。効率的なテレワークのためにはツールを用いた情報共有やタスク管理が不可欠です。無料ツールを効果的に活用し、テレワークの生産性向上を図りましょう。

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