テレワークで役立つツール5選とその特徴を紹介
Web会議システム
2023.06.01
2023.06.01
政府が推進する働き方改革や、新型コロナウイルスの流行によって、テレワークはより身近な働き方となりました。一方、テレワークを定着させるためには、Web会議システムやチャットアプリなどのツールを活用した業務効率の改善が不可欠です。新規ツールの導入にはコストが発生しますが、無料ツールを活用すれば無駄なコストの発生を抑えられます。本記事ではテレワークで役立つおすすめの無料ツールを紹介します。
テレワークで役立つツールの種類
始めにテレワークで役立つツールの種類を解説します。各ツールの役割やメリットを押さえ、自社でテレワークを定着させるために必要なツールを選定しましょう。
Web会議システム
Web会議システムは、PCやタブレットなどの通信端末を用いて、複数人によるリアルタイムのビデオ通話を可能とするツールです。音声だけの電話と異なり、テレワーク環境でも身振り手振りを交えながら会議を進行できます。また、多くのWeb会議システムでは資料の表示やファイルの共有も可能です。
現在では社内外の会議だけではなく採用面接やセミナー、取引先との商談など幅広い用途でWeb会議システムが活用されています。回線状況により通信の遅延や断線が発生する場合もありますが、コミュニケーション手段が限られるテレワークでは必須のツールです。
関連記事：Web会議の仕組みとは？テレビ会議の仕組みとの違いやシステムの選び方をご紹介
ビジネスチャットツール
近年ではビジネスシーンにおいてもチャットが広く利用されるようになりました。簡易的な連絡手段として認知されるチャットでは、メールほどビジネスマナーが重視されません。かしこまった文章を作成する必要がなく、スピード感のあるメッセージのやりとりが可能です。
とくにテレワーク環境では「確認したい案件があるけれど、わざわざメールで連絡する程でもない」という状況が頻繁に発生します。このような状況もチャットであれば気楽に連絡できるため、問題解決までの時間短縮につながるでしょう。
関連記事：ビジネスチャットのメリット・デメリットとは？導入の利点を紹介！
情報共有ツールとタスク管理アプリ
円滑なテレワークのためには「社内情報の一元化」と「業務進捗の可視化」という2つの課題解決が求められます。チーム内コミュニケーションの機会が減少するテレワークでは、意図的に情報を集約しなければチームメンバーの作業進捗を把握できません。
情報共有ツールやタスク管理アプリは、「いつ」「誰が」「どのような業務を進めているのか」という情報の一元管理を可能とするツールです。チームメンバーが抱えているタスクや進捗状況を把握し、適切に業務を割り振ることで効率的なテレワークを実施できます。
リモートデスクトップアプリ
リモートデスクトップアプリは遠隔地にある通信端末へのリモートアクセスを可能とするツールです。リモートアクセスにより、自宅のノートPCからオフィスのデスクトップPCに保存されたファイルを編集するといった操作も可能です。
関連記事：テレワークでVPNは必要？リモートデスクトップとの違いやメリットを解説
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、インターネット上の仮想サーバーであるクラウドに設置されたストレージを指します。アクセス権の設定により複数ユーザーでの共用も可能です。クラウドストレージにアップロードされたファイルはアクセス権を持つユーザー全員が閲覧できるため、情報共有ツールとしても機能します。
関連記事：オンラインストレージの仕組みを知りビジネスで活用しよう
無料ツールを活用して効率的なテレワークを実施しよう
無料のツールの中には、ビジネスシーンで利用できる高い機能性を持つ製品も多く存在します。効率的なテレワークのためにはツールを用いた情報共有やタスク管理が不可欠です。無料ツールを効果的に活用し、テレワークの生産性向上を図りましょう。
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