電子帳簿保存法の主な変更点

2022年1月に、電子帳簿保存法が改正されました。改正後の主な4つの要件について解説します。

事前の承認手続きが廃止

改正前は、電子帳簿保存法に則ったかたちで電子保存は承認申請書を提出し事前に税務署長に承認を得ることが求められていました。しかし、2022年の改正で、この承認の事前手続きが廃止されたため、手続き無しで電子保存ができます。（※1）

これまで承認手続きの準備から承認に至るまで数カ月を要していたため、電子保存の導入に時間がかかっていましたが、承認手続きの廃止によって電子保存の導入をスムーズにおこなうことができるのがメリットです。

（※1） 電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁 p1

タイムスタンプの要件の緩和

タイムスタンプとは、電子データがある時点で確実に存在していたことを証明する電子時刻証明書です。このタイムスタンプに関してもさまざまな要件がありますが、2022年の改正で緩和されました。

タイムスタンプの要件緩和のポイントは以下の2点です。

• 付与期間が3営業日以内から最長2カ月までに延長（※2）
• 電子データの修正や削除の履歴が残るシステムでの保存の場合、タイムスタンプが不要になる

付与期間の延長などにより、よりタイムスタンプが付与しやすくなったのが特徴です。

（※2） 電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁 p3

適正事務処理要件の廃止

適正事務処理要件は2015年の改正で追加された要件です。これまではこの要件に基づいて社内規定の整備や、電子データと原本の照合などが求められていましたが、2022年の改正では要件が廃止となりました。（※2）

適正事務処理要件が廃止されることにより、電子帳簿保存を一人でできるようになったため、より簡単に電子帳簿保存をおこなうことが可能です。

検索要件の緩和

これまでは電子データには多くの項目に検索機能をつけることが求められていました。しかし、検索機能の要件が緩和され、検索機能をつける項目が削減されたのも特徴です。

検索機能をつける項目は「取引年月日」「金額」「取引先」の3点です。これまで求められた検索要件の多さも、会社が電子帳簿保存に踏み込めない理由の一つでした。

しかし検索項目の削減によって、電子データでの保存の処理が簡単になったため、より多くの会社で電子帳簿保存をおこないやすくなったのも魅力です。

契約書を電子で保存するための2つの要件

2022年1月に改正された電子帳簿保存法ですが、契約書を電子で保存するためには、2つの要件を満たす必要があります。ここからは、2つの要件について詳しく説明していきます。

真実性の確保

要件の一つ目は、真実性の確保です。真実性の確保の具体的な要件は以下の3点です。（※3）

• 訂正・削除履歴の確保（帳簿）
• 相互関連性の確保（帳簿）
• 関係書類等の備付け

訂正や削除をおこなった場合、その履歴を確認できること、タイムスタンプを付与すること、関連書類を相互に確認できること、システムのマニュアルなどの関係書類を備え付けることなどが要件となっています。

真実性の確保で注意が必要なのが、電子保存したい書類の種類によって満たす要件が異なるという点です。帳簿の場合は多くの要件が求められるため、細かくチェックすることが必要となります。

（※3）電子帳簿保存時の要件｜国税庁

可視性の確保

　
要件の2つ目は、可視性の確保です。可視性の確保の具体的な要件は以下のとおりです。（※3）

• 見読可能性の確保
• 検索機能の確保

保存場所にPCやプリンタと、そのマニュアルを備え付け、わかりやすいかたちで早急に出力できることや、取引年月日や取引金額といった主な項目について検索機能を確保することが可視性の確保の具体的な要件です。

確認したいものをすぐに確認できる状態を整えておくことが、電子帳簿保存法では要件として定められています。

契約書を電子化する2つのメリット

ここまで、電子帳簿保存法における改正後の変更点や要件について紹介してきました。ここからは、電子で契約書を作るうえでのメリットについて解説します。

オフィスを省スペース化できる

紙で契約書を保存するとなると、オフィスの中にかなりのスペースを要することになります。更に倉庫や書庫などで膨大な紙の契約書を保管すると、オフィス以外の賃貸料が発生し、コストがかかります。

データで契約書を保存すると、これまで紙で保存していたスペースを空けることができるので、オフィスの省スペース化やコストカットにつなげられる点がメリットです。

業務の効率化につながる

紙で保存していると契約書を探すのに時間と手間がかかりますが、電子契約書ならスピーディーに契約書を見つけることができます。

確認したい書類をすぐに確認できるのは、業務の効率化には重要なポイントです。業務が効率化されると、人件費や労働時間の削減、生産性の向上などさまざまなメリットが期待できるため、業務の効率化を図りたい人にも電子保存はおすすめです。

電子契約書の注意点

電子契約書のメリットはこれまで紹介したとおりですが、一方で電子契約書の導入には注意しなければならない点もあります。注意点をふまえて、正しく電子契約書を導入することが大切です。

システム障害やサイバー攻撃への対策の徹底が必要

紙の契約書の場合、持ち出しや盗難といったリスクがある一方で、電子データはサイバー攻撃を受けることでデータを盗まれるといったリスクがあります。契約書を電子化する際はセキュリティ対策をおこなうことで、サイバー攻撃のリスクを減らすことが必要です。

また、システム障害への対策も必要です。システム障害が発生すると保存していたデータを見ることができなくなったり、場合によってはすべてのデータを失う可能性があります。日常的にバックアップをとることができる電子契約サービスの導入やシステム構築が必要です。

スキャナ保存をする場合は要件を確認

　
紙の書類をデータとして保存するスキャナ保存に関しては、電子データの保存とは違う要件があります。そのため要件を理解したうえで保存をすることが求められます。

スキャナ保存の要件は以下の通りです。（※4）

• 一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り
• カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上）

スキャナ保存は、書類の重要度により要件が異なるのが特徴です。
また、上記2つの要件のほかに「契約書を電子で保存するための要件2つ」で先述した真実性の確保と可視性の確保がスキャナ保存にも求められるため、関連書類の備え付けや検索機能の確保なども要件となります。

（※4）Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

電子帳簿保存法はコストやスペース削減が可能！要件をよく理解しよう

2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、契約書の電子保存がしやすくなりました。しかし、導入するためにはさまざまな要件を満たしたうえで、真実性の確保と可視性の確保を徹底することが求められます。要件と注意点をよく確認し、電子保存を導入することが大切です。