DXログ|DX推進のためのクラウドサービス比較サイト

あなたの企業のDX推進室

サービス掲載について

  • カテゴリから探す
  • 記事から探す
  • DXログとは

電子契約にデメリットはある?メリットと合わせて解説

電子契約サービス

2023.07.06

2023.07.06

近年、電子契約を利用する企業が増えています。メリットを感じて電子契約の導入を検討しているけれど、デメリットや課題はないのかと気になっているという方も多いのではないでしょうか。この記事では、電子契約のメリットやデメリット・課題、注意点について詳しく解説します。電子契約に関する知識を深めたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

そもそも電子契約とは

電子契約とは、紙の書面によって実施されていた契約に代わり、電子データに対して電子署名や電子サインをおこなうことで、インターネット上で契約を締結することを指します。これまでは、紙で契約書を作成して、手書きで署名したり、印鑑を押したりすることで、契約を締結するのが一般でしたが、ペーパーレス化を推進したり、テレワークを導入したりするために、電子契約を導入する企業は増えつつあります。

電子契約が証拠として認められるには、本人の意思で契約書を作成したことを証明する必要があります。そのため、本人性を担保するために、電子証明書を活用したり、改ざんを防止するために、タイムスタンプを付与したりすることがあります。

電子契約のメリット

ここでは、電子契約のメリットについて詳しく紹介します。

契約業務が効率化できる

電子契約を導入すれば、契約に関する業務を効率化できるというメリットがあります。書面契約の場合、原本を作成して印刷をおこない、製本して郵送または直接手渡しする必要があります。また、書面の契約書に、取引先の署名や押印をして、返送してもらう必要もあります。さらに、取引先が契約書に気づかなかったら、契約の締結までに大幅な時間がかかることもあります。

一方、電子契約であれば、契約書の印刷・製本・郵送・手渡しのプロセスは不要となるため、契約業務の負担が減ります。また、インターネット上で業務を完結できるため、スピーディーに契約を締結させることが可能です。さらに、電子契約サービスを使用すれば、手続きの進捗管理もできるため、契約業務をスムーズに進めることができます。

コスト削減ができる

電子契約により、契約業務に関わるコストの削減が期待できます。書面契約では、紙代・インク代・郵送費・交通費・保管スペースなどのコストがかかります。

一方、電子契約では、インターネット上で契約手続きを進め、サーバー上で契約書を保管できるため、これらのコストは不要となります。また、印紙税について、書面契約の場合は対象となりますが、電子契約の場合は原則として対象となりません。そのため、電子契約では、収入印紙の費用を削減できます。さらに、電子契約により、契約業務が効率化されることにより、担当者の業務負担が軽減され、人件費の削減にもつながります。

このように、電子契約では、書面契約で必要な費用を減らせるため、ペーパーレス化を推進でき、コストの削減が期待できます。

内部統制・コンプライアンス強化につながる

電子契約を導入すれば、リスクマネジメントがしやすく、内部統制やコンプライアンスの強化につながるというメリットがあります。たとえば、書面契約では、契約書が改ざんされたとしても、「いつ」「どこで」「だれが」おこなったのか原因を見つけて、対策を講じることが難しいです。

電子契約であれば、契約の手続きを可視化できるため、契約書のステータス管理がしやすいです。また、電子契約では、作業者や操作時間をログとして記録できるため、改ざんがおこなわれた場合、その履歴が残ります。そのため、不正が生じにくいというメリットがあります。さらに、契約書のアクセス権限を適切に付与すれば、契約業務に携わる人を限定することが可能です。

このように、電子契約では、システムを利用して管理できるため、内部統制やコンプライアンスの強化につなげることができます。

テレワークの促進を図れる

近年では、人材の確保やワークライフバランスの実現、コストの削減、BCP対策など、さまざまな目的でテレワークを導入する企業が増加しています。電子契約を導入すれば、テレワークを推進することが可能です。

書面契約の場合、セキュリティや押印などの事情から、オフィスに出社して契約業務をおこなわければならないこともあります。しかし、電子契約を導入すれば、システムを活用して管理できるため、自宅などテレワークでも契約業務を進めることが可能です。

このように、電子契約では、契約業務をデジタル化できるため、テレワークを推進することができます。

電子契約のデメリット・課題

ここでは、電子契約のデメリットや課題について詳しく紹介します。

業務フローやルールの変更が必要

書面契約から電子契約に業務を変更するには、業務フローやルールを変更する必要があります。業務フローやルールが明確でないと、電子契約を導入したとしても、トラブルが発生し、従業員の業務負担が増加してしまうという恐れがあります。結果として、コストの削減やコンプライアンスの強化、テレワークの推進などのメリットが得られないという可能性もあります。

そのため、電子契約を導入する目的を明確にし、導入に成功している企業の事例を参考に、業務フローやルールを見直すことが大切です。また、電子契約のトラブルが生じないように、研修やセミナーなど、従業員にきちんと周知する機会を設けることも重要といえます。

社内や取引先との調整が難しい

電子契約を導入する場合、一般的に社内の一部だけではなく、社内全体で取り組む必要があります。そのため、書面契約から電子契約に切り替えることに対して抵抗を感じる部署もあるかもしれません。

また、社内だけではなく、電子契約を導入するには、取引先の了承を得る必要があります。たとえ社内で電子契約の制度を整備できたとしても、取引先が電子契約に応じない場合には、これまで通りの方法で契約を締結することになります。

そのため、社内や取引先に対して、電子契約をおこなう目的やメリットを説明し、協力してもらえるように働きかけることが大切です。しかし、日本では、紙やハンコの文化が根強く残っているため、簡単に電子契約に移行してもらえるとは限りません。そこで、機会損失を防ぐためにも、書面契約と電子契約を上手く使い分けることが重要といえます。

電子契約に対応しない契約書もある

法律の観点から、電子契約には対応できない契約書があります。そのため、電子契約を導入したとしても、紙の書類での契約が義務づけられている契約書については、書面契約をおこなう必要があります。

ただし、法改正にともない、電子契約のできる書類は増えつつあります。たとえば、デジタル改革関連法の施行により、今後不動産関連の書類の電子化は進むことが予想されます。このように、これまでは書面契約が原則であった書類が、法改正により電子契約ができるようになることもあるため、トレンドの情報を見逃さないように、正確に収集することが重要です。なお、電子契約ができるかどうかわからない書類については、顧問弁護士に確認するのがおすすめといえます。

セキュリティ対策が必要

電子契約を導入するにあたって、自社のサーバーやクラウド上で、契約書を管理する必要があります。そのため、セキュリティ対策がきちんと施されていないと、不正アクセスや改ざんなど、サイバー攻撃を受ける可能性があります。たとえば、重要な契約書の情報が漏洩してしまったら、企業の信頼性を損なうリスクもあります。

そのため、セキュリティリスクを洗い出し、セキュリティ強度の高いシステムを構築することが大切です。また、ベンダーの提供している電子契約サービスを導入する場合には、セキュリティの観点を踏まえたうえで、ツールを選定することが重要といえます。ただし、すべてのセキュリティリスクをなくすのは難しいため、トラブルが生じたときの対策をきちんと練っておくことも大切です。

電子契約の導入メリットを見極めるポイント

ここでは、電子契約を導入するにあたって、注意すべきポイントについて詳しく紹介します。

費用対効果を検討する

電子契約を導入する前に、費用対効果を検討することが大切です。まずは、現在の契約にかかるコストを明確にし、電子契約を導入したら、どの程度コストを削減できるかを検証しましょう。

電子契約を導入する場合には、システムの導入コストや、ランニングコストがかかります。そのため、シミュレーションしてみた結果、思っていた以上にコストが削減できず、メリットを得られないという可能性があります。

また、電子契約の導入による従業員の負担についても考慮に入れることが大切です。従業員の満足度が高い場合には、長期的にみると、コストの削減や生産性の向上が期待できる可能性もあります。

自社の契約業務に合うか検討する

電子契約を導入する前に、自社の契約業務に適しているかどうかを確かめることが大切です。
たとえば、契約書を電子化することで、業務フローがシンプルになる場合には、業務の効率化が期待できるため、電子契約を導入するメリットは大きいといえます。一方、電子契約の認められない書類が多かったり、取引先が電子契約を導入できなかったりする場合には、電子契約のメリットをあまり得られないため、導入を検討し直すのがおすすめです。

このように、契約業務を電子化することで、メリットが得られるかどうかを検証することが大切です。ただし、取引先から電子契約の話を持ちかけられたり、法改正により電子化できなかった書類がデジタル化できるようになったりする可能性もあります。そのため、電子契約を導入するときのタイミングや、そのときの対応について、あらかじめ考えておくことは重要です。

電子契約のメリット・デメリットを理解したうえで導入を進めよう!

電子契約を導入すれば、契約業務の効率化やコストの削減、内部統制・コンプライアンスの強化が期待できます。また、テレワークを推進することも可能です。一方、業務フローやルールの変更が必要であったり、電子契約が認められない契約書もあったりなどと、デメリットもあります。

自社の契約業務を見直し、費用対効果を検証したうえで、電子契約の導入を検討することがおすすめです。

サービス資料
ダウンロードリスト

    選択中の資料 0

    無料で資料を

    ダウンロードいただけます。

    お役立ち資料

    • 電子帳簿保存法対応ガイド
    • 電子契約サービス選び方ガイド
    • 電子化できる契約書とできない契約書の違いとは

    このカテゴリに関連するサービス

    編集部おすすめ記事

    • 雇用契約違反に該当するケースを紹介!罰則内容・注意点も解説 労務管理システム
      2024.03.19
    • 採用後の入社手続き完全マニュアル|必要書類や手順について徹底解説 労務管理システム
      2024.03.08
    • 賃金台帳の保管期間は5年?7年?保管方法のルール・罰則内容を解説 勤怠管理システム
      2024.03.08
    • 所得税のひとり親控除とは?要件や計算例をあわせて解説! 給与計算ソフト
      2024.03.08
    • 2023年の年末調整はいつまでが提出期限?時期やスケジュールを解説 労務管理システム
      2024.03.08
    • 連勤は何日まで可能?法律の上限日数・注意すべき点について解説 勤怠管理システム
      2024.03.01
    • eラーニングとは?必要性やメリットとデメリットをわかりやすく解説 eラーニングシステム
      2024.02.19
    • スマホ対応のeラーニングシステムのメリットと選び方のポイント eラーニングシステム
      2024.02.19
    • 『デジタルは感性の数値化』組織をマネジメントするためのデジタル思考とは|Conference X in 東京2023 イベントレポート DX
      2024.02.09
    • DX推進の落とし穴~DXの主役はデジタルではなく人である~|DX Action Summit 2023 講演④イベントレポート DX
      2024.02.05

    企業のみなさまへ

    あなたもDXログにサービスを掲載しませんか?

    あなたもDXログに

    サービスを掲載しませんか?

    今なら無料でサービスを掲載いただけます

    サービス資料をダウンロード

    入力いただいたメールアドレス宛てに、資料のダウンロードURLをお送りいたします。

    • 氏名

      必須

      任意

        • 会社名

          必須

          任意

            • メールアドレス

              必須

              任意

                • 部署

                  必須

                  任意

                    • 役職

                      必須

                      任意

                        • 従業員規模

                          必須

                          任意

                            個人情報の取り扱いについて 利用規約 に同意する

                            サービス掲載企業向け
                            DXログ媒体資料

                            DXログにサービスの掲載を
                            ご検討者様向けの資料です。
                            ご登録いただいたメールアドレスに資料を
                            お送りいたします。

                            • メールアドレス

                              必須

                              任意

                                • 名前

                                  必須

                                  任意

                                    • 会社名

                                      必須

                                      任意

                                        • 電話番号(ハイフンあり)

                                          必須

                                          任意

                                            個人情報の取り扱いについてに同意する