社員がタイムカードを押し忘れた際の対応

もし社員がタイムカードを押し忘れたら、本人やほかの社員に聞き取りをおこない、すみやかに正確な出退勤時間を確認する必要があります。事実確認が終わったら、タイムカードの訂正をおこないましょう。

社員がタイムカードを押し忘れた際の対応フローは次の通りです。

1. 本人やほかの社員に確認し、正確な出退勤時間を把握する
2. タイムカードに正確な出退勤時間を記入する
3. 所属部署の上長がタイムカードを確認し、承認印を押す

手書きで修正する場合は上長のチェックが必要

タイムカードを手書きで修正する場合、所属部署の上長がタイムカードをチェックし、承認印を押すのが適切な運用方法です。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、やむを得ず手書きなどの方法で労働時間を記録する場合、以下の措置をとることが求められます。

・自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと

・自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること

引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

企業には、「労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録する」義務があります。

また、不正防止の観点からも、タイムカードを手書きで訂正をしたら、必ず所属部署の上長が確認するようにしましょう。社員がタイムカードを勝手に訂正することのないよう、社内ルールを徹底することも大切です。

タイムカードの押し忘れは次の日までに報告させる

タイムカードの押し忘れは、しばしば発生しがちなミスです。しかし、適切に管理をおこなうためには速やかに正確な打刻時間を把握する必要があります。


タイムカードを押し忘れた場合は、なるべく早く正しい出勤・退勤時間を確認しましょう。時間が経つほど記憶が曖昧になり、正確な時間を把握することが難しくなります。

もし、正確な時間がわからなければ、勤怠管理や給与計算に影響が出るだけでなく、法令違反や従業員とのトラブルに発展する可能性も否定できません。

タイムカードの押し忘れは放置せず、すぐに報告することを従業員に周知しましょう。もし、タイムカードを押し忘れたかも？と思ったら、気づいた時点で会社や上司などに電話で連絡する、遅くとも次の日までには報告するなど、具体的なルールを共有しておきまでしておきしょう。

タイムカードを押し忘れた場合の正しい対応とは

もし社員がタイムカードを押し忘れた場合、欠勤扱いや給与の減額といったペナルティを科すことは可能なのでしょうか。

ここでは、タイムカードを押し忘れた社員にどのようなペナルティを科すことができるのかについて解説します。

タイムカードを押し忘れた社員をタダ働きやクビにはできない

タイムカードを押し忘れた社員を欠勤扱いにした場合、労働契約法や労働安全衛生法に違反する恐れがあります。

労働契約法第6条では以下の通り定められています。

労働契約法第6条
労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。

引用：労働契約法第6条｜e-Gov

また労働安全衛生法の第66条には、事業者は厚生労働省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならないと記載されています。（※1）

タイムカードの押し忘れがあっても、社員が通常通り業務をおこなっている場合、労働契約にしたがって賃金を支払う必要があります。また、労働安全衛生法上、企業は社員の労働時間を把握する義務があります。

「タイムカードの打刻の有無にかかわらず、労働時間を把握しなければならないのは企業側の義務である」というのが労働安全衛生法上の考え方です。

（※1）労働安全衛生法 第66条の8の3｜e-Gov法令検索

就業規則に記載している場合のみ可能、給与の減額が可能

あらかじめ就業規則の服務規律違反の項目に記載されている場合、タイムカードの押し忘れを理由に減給処分をおこなうことが可能です。

減給処分は通常、悪質な服務規律違反に対して科される懲戒処分です。タイムカードの押し忘れが繰り返し見られる場合でも、いきなり減給処分を科すのではなく、減給警告などに留めることが一般的です。

減給する際の注意点とルール

会社にとって、タイムカードの押し忘れが繰り返し起きるのは問題です。タイムカードの押し忘れの対策として、やむを得ず減給を検討する場合は、あらかじめ準備をしておく必要があります。

まずは、就業規則などに、タイムカードの押し忘れが減給の対象となることを記載し、従業員に周知します。

次に、タイムカードの押し忘れに相当する処分内容を決めます。1、2回程度タイムカードを押し忘れただけで、いきなり減給などの重い処分は相応とは言えません。

口頭で繰り返し注意しても打刻忘れが頻繁に起こる場合や、故意と判断される場合には、減給を検討することも致し方ないでしょう。

タイムカードの押し忘れを減給処分とする場合は、以下のルールを守りましょう。

• 1回の額が平均賃金の1日分の半額を超えてはいけない
• 総額が一賃金支払期における賃金の総額の1/10を超えてはいけない

これ以上の減給をおこなうと、労働基準法違反により、企業が30万円以下の罰金を受ける可能性があります。

タイムカードの押し忘れのペナルティとして始末書を書かせる

タイムカードの押し忘れにペナルティを科さず、口頭による注意で終わらせる企業も少なくありません。従業員からすると「怒られる」というペナルティを受けていることになりますが、減給よりも処分が軽いため、根本的な解決策にはならないでしょう

また、上司と従業員の関係性や、上司の言動によってはパワハラと捉えられかねないので注意が必要です。

タイムカードの押し忘れのペナルティとして、始末書を提出させる方法があります。始末書とは、従業員が問題を起こした際に提出する書類です。

問題が起きた原因や解決策などを記載することで、今後同じような問題を起こさないことを目的に作成・提出します。

始末書には、以下の項目を含めるのが一般的です。

• 事実：タイムカードを押し忘れたという事実を認める
• 背景：タイムカードを押し忘れた理由
• 反省の意：迷惑をかけてしまったことへの反省
• 今後の対策：タイムカードの押し忘れを繰り返さないための対策
• 謝罪：謝罪の言葉とともに、タイムカードを押し忘れないことへの決意も

タイムカードの押し忘れの対策として、始末書の提出は一定の効果が見込めます。ただし、始末書の内容をチェックする手間が増えるので、上司や担当者の業務負担が増えるのも確かです。

タイムカードの押し忘れを根本的に解決するためには、他の方法を検討する必要があるでしょう。

なぜタイムカードを押し忘れるのか？2つの原因

そもそも、社員はなぜタイムカードを押し忘れるのでしょうか。タイムカードの押し忘れが発生する原因は、身近な職場環境にひそんでいます。

たとえば、タイムレコーダーの置き場所がわかりにくかったり、視界に入りにくかったりすれば、タイムカードを押し忘れる社員が増加します。ここでは社員がタイムカードを押し忘れる2つの原因を紹介します。

タイムレコーダーの置き場所がわかりにくい

タイムレコーダーの置き場所がわかりにくい場合、社員がタイムレコーダーに気づかず、押し忘れが発生する可能性があります。たとえば、次のようなケースがあります。

• タイムレコーダーの設置場所がワークスペースから遠い
• タイムレコーダーの前に物がある
• タイムレコーダーがドアの陰に隠れている

こういった場合は場所を検討し直す必要があるでしょう。

タイムレコーダーの近くにトイレや休憩室がある

タイムレコーダーの近くにトイレや休憩室がある場合も要注意です。「用を済ませてからタイムカードに打刻しよう」という心理が働くため、タイムカードの押し忘れにつながる場合があります。

タイムカードの押し忘れが頻発する場合は、オフィスのレイアウトを見直し、「タイムレコーダーの場所がわかりにくくないか」「タイムレコーダーの付近に社員が気をとられそうな場所がないか」を確認しましょう。

タイムカードの押し忘れを防止する2つの方法

タイムカードの押し忘れを防止する方法は、大きく分けて2つあります。まず、トイレや休憩室のような目立つ場所に張り紙やポスターを掲示し、タイムカードの押し忘れがないかリマインドをおこなう方法です。

もう1つは、勤怠管理システムを導入する方法です。導入する勤怠管理システムによっては、タイムカードの押し忘れが発生した際に自動でアラートメールを送ることができます。

張り紙やポスターで注意喚起する

タイムカードの押し忘れが多い場合は、トイレや休憩室、更衣室など社員がよく立ち寄る場所や、オフィスの目立つ場所に張り紙やポスターを掲示しましょう。

「出退勤時にはタイムカードを打刻しよう」「タイムカードの押し忘れがないか確認しましょう」といった注意喚起をおこなうことで、タイムカードの押し忘れを防止できます。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムには、タイムカードの押し忘れを防止するためのさまざまな機能があります。勤怠管理システムを導入するメリットは次の2点です。

• タイムカードの押し忘れがないか自動で監視し、所定の時間までに打刻していない場合は本人に直接アラートメールを送ることができる
• スマホやタブレットで出退勤時間を記録できるため、始業前の準備で忙しい社員でも手軽に打刻できる

タイムカードの押し忘れを改善するのが難しいと感じた場合には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムなら、勤怠管理をはじめ、有給管理やシフトの管理も一括でおこなえるため、業務負担を大きく軽減できるでしょう。

タイムカードの押し忘れが発生する原因を知って適切に対策しよう！

タイムカードの押し忘れが発生する原因は、「タイムレコーダーの場所がわかりにくい」「タイムレコーダーの近くにトイレや休憩室がある」など、身近な職場環境に存在する場合があります。

オフィスレイアウトの見直しや、張り紙やポスターを用いたリマインドにより、タイムカードの押し忘れを防止することが可能です。また、減給や始末書などのペナルティを科すこともできますが、いずれも根本的な解決策とまでは言えません。


そこでおすすめなのが、勤怠管理システムです。勤怠管理システムを導入すれば、スマートフォンやタブレットで簡単に打刻できるため、タイムカードを押し忘れるという課題を簡単に解決できます。