無料の勤怠管理システムのメリット・デメリットや選び方を紹介
勤怠管理システム
2023.06.15
2023.06.15
紙やタイムカードによる勤怠管理は人為的ミスが発生しやすくなります。そこで、勤怠管理も専用システムを導入して、業務を効率化しましょう。勤怠管理システムの中には、無料で使えるものも多くありますが、利用人数や機能が制限されていることが多くあります。この記事では、無料の勤怠管理システムのメリットとデメリット、選び方について紹介します。
無料の勤怠管理システムのメリット・デメリット
無料の勤怠管理システムはコストをかけずに紙の勤怠管理から卒業できるものの、利用機能に制限があるケースが多くあります。導入前にメリット、デメリットを確認し、自社の状況に合わせて適切なシステムを選ぶようにしましょう。
メリット
無料の勤怠管理システムでは、打刻、データ集計、予実管理など、勤怠管理に必要な最低限の機能を利用できます。また、システムによっては給与計算システムなどと外部連携できるため、コストをかけずに経理業務の効率化を実現できます。
デモ感覚で導入でき、機能が使いづらければ、ほかのシステムにすぐに乗り換えられる点もメリットです。
デメリット
一方、無料勤怠管理システムの多くは、機能や人数、保存期間に制限が設けられています。とくに利用人数は導入前に確認が必要です。
また、使いにくいからといって、何度もシステムを変えれば従業員の不満にもつながります。状況によっては、初めから全機能が使える有料システムを導入したほうがよいという場合も多いでしょう。
無料の勤怠管理システムを選ぶときの3つのポイント
無料の勤怠管理システムを選ぶ際は、どれも同じと考えずサービス内容を確認しましょう。とくに、いつまで無料で使えるのか、どのような機能が使えるのか、サポート体制は充実しているかが、選ぶ際のポイントです。
1. 継続して無料で使えるのか
無料の勤怠システムは、継続して無料で使えるものと、トライアル期間のみ無料で使えるものに分けられます。公式サイトによっては表示がわかりづらいこともあるため詳細を確認しましょう。
また、月額料金はかからないものの、導入費用が別途かかるケースもあります。
2. 必要な機能は揃っているか
自社の勤怠管理に必要な機能が全て揃っているかも確認しましょう。無料版では人数制限がかかっているケースが多いため、何人まで無料なのか必ず確認しましょう。
無料版では基本機能しか使えず、便利な機能は有料登録をしないと使えないケースもあります。
3. サポート体制は充実しているか
無料版ではサポートを受けられないシステムもあります。もし、システムの操作に不安があるなら、サポート体制が整っているか確認しましょう。
なお、マニュアルやヘルプページが充実していれば、わからないことやトラブルがあった際に自力での解決もしやすいです。
勤怠管理システムは無料版も多い！使いこなして業務を効率化しよう
勤怠管理システムの中には、無料で使えるものも多いものの、人数制限があったり、利便性の高い機能が使えなかったりすることがほとんどです。そのため、無料にこだわり過ぎると、かえってバックオフィス業務の手間が増える可能性も否めません。
有料、無料にとらわれず、自社の事業規模や状況に合わせて使いやすいシステムを導入することも大切です。
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