テレワークの勤怠管理の方法は?事例やツールを紹介!
勤怠管理システム
2023.07.25
2023.07.25
テレワークを実施する場合は、メールで報告する、エクセルを活用する、便利なツールを導入する、といった方法で勤怠管理をする必要があります。テレワークに適した勤怠管理ツールを導入するなら、自社の規模や目的に合ったものを選ぶことが大切です。初期費用や月額費用、搭載されている機能を比較して、自社に最適なツールを導入しましょう。
テレワーク課題解決ガイドBOOK
この資料では、テレワークのメリット・デメリット、テレワークに適した福利厚生や、よくある悩みとその解決策など、改めてテレワークの運用を見直したい方におすすめです。
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テレワークにおける勤怠管理の課題
テレワークを導入する際に問題となりやすい、勤怠管理に関する課題を3点解説します。
労働時間の管理や把握が難しい
労働時間の管理が難しい点は、テレワーク実施の大きな課題です。JILPT(労働政策研究・研修機構)の調査によると、約42%の企業が労働時間の管理の難しさを問題・課題としてとらえています。(※1)
みなし労働時間制が適用される場合などの例外を除き、厚生労働省が発行している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に従ってテレワークの労働時間を管理しなければなりません。このガイドラインでは、勤務時間の客観的な記録をつける方法や時間を確認する方法など、テレワークの勤務時間に関する具体的な取り決めが記載されています。
ガイドラインの内容をテレワーク勤務者と共有し、適切な勤務時間を記録するよう意識合わせをすることが重要です。
(※1)
独立行政法人労働政策研究・研修機構|情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査結果(企業調査結果・従業員調査結果)
参考:厚生労働省 テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン
参考:厚生労働省 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
タイムカードや紙の出勤簿が使えない
テレワークをおこなっていると会社に出社する必要がないため、タイムカードや紙の出勤簿で勤怠管理をおこなうのは難しいです。そのため、出社しなくても勤怠を記録できるシステムを取り入れる必要があるでしょう。
もしかすると、出退勤のみ会社でおこなう体制をとればよいと考えるかもしれません。しかし、勤怠管理のために出社させるのは避けたほうがよいでしょう。なぜなら、テレワークをおこなうメリットの一つである、出勤時間や交通費の削減ができなくなるからです。
テレワークを導入するからには、インターネットをとおして勤怠管理も完結する仕組みを考えるべきでしょう。オンライン上の勤怠管理は低コストで実現することが可能なので、テレワークを取り入れる際は新しい勤怠管理の方法も検討してください。
長時間労働に気づきにくい
テレワークは業務とそれ以外の時間を切り分けるのが難しいため、長時間労働になりやすい傾向にあります。しかし、テレワーク勤務者とコミュニケーションをとるのは難しく、長時間労働に気づきにくい問題が起きています。働きすぎて体調を崩す従業員が出ないよう、長時間労働を防ぐ方法を検討する必要があるでしょう。
長時間労働を防ぐ手段は複数検討しておいたほうが抑止力が働くでしょう。たとえば、退勤時間になったらPCが自動でシャットダウンされるシステムを導入する方法があります。ほかにも、時間外労働をする際は申請が必要な仕組みにするとよいかもしれません。テレワーク勤務者の労働時間を常に把握しておき、時間を超過したら自粛を呼びかけるのも有効です。
タイムカードのお悩み解決BOOK
この資料では、紙のタイムカード(打刻機)でよくあるお悩みとその解決方法について解説しています。押し忘れの場合の対処法やタイムカードに関する法律についても紹介。勤怠・人事・給与の担当者におすすめです。
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テレワークでの勤怠管理の事例
タイムカードや紙の出勤簿の代わりに利用できる勤怠管理の方法を3つ紹介します。
メール・チャットで報告する
出退勤などの報告をメールやチャットツールでおこないます。コストをかけずに導入できるため、タイムカードの代わりとなる勤怠管理の新しい手段として取り入れる企業も多いです。文章で業務報告ができるので、日報としても利用できるでしょう。
デメリットとして、毎回テキストを入力しなければならない点が挙げられます。また、管理する側は文章を一件ずつ確認する必要があり、記録をまとめるのに時間がかかります。うまく管理しなければ、メールの送り忘れや記載漏れに気づきにくいでしょう。行き違いやミスが発生しないよう、フォーマットやテンプレートを共通にしたり、勤怠報告をする時間を決めたりする工夫が必要です。
電話で報告する
電話で報告することもテレワークにおける勤怠管理の方法のひとつです。業務を始めるときと終えるときに会社に電話させることで、勤務時間を把握できます。電話報告のメリットは、気軽に実施することができ、従業員とコミュニケーションを取れることです。
コミュニケーションが不足しがちなことは、テレワークにおける課題です。電話報告を取り入れれば、日々のコミュニケーション不足を解消できるでしょう。文章では伝えにくいことを気軽に相談できることもメリットのひとつです。
エクセルに記入する
表計算ソフトのエクセルで勤怠管理表を作成する企業も多く見られます。業務にエクセルを利用しているのであれば、操作方法に迷うことなく利用できるでしょう。入力する側は時刻を記入するだけで、ショートカットキー(Ctrl+:など)を利用すれば数字を打つ手間も省けます。エクセルの機能で入力した時刻を自動的に計算することも可能なので、管理する側にとっても便利です。
ただし、エクセルによる管理は自己申告なので、実働とのズレが生じやすくなるデメリットがあります。ズレが生じる原因としては、入力漏れや計算ミス、意図的な改ざんなどが挙げられるでしょう。また、エクセルは入力した時間などの記録が残らないため、管理者が毎日の確認を怠ってしまうと客観的な記録として認められない可能性があります。
勤怠管理ツールを利用する
勤怠管理に特化したツールを利用すれば、テレワークなどの特殊な働き方をしていても正確かつ確実に勤務時間を管理できます。勤怠管理ツールは指紋認証や顔認証などの機能で勤務時間を記録できるため、手間がかかりにくく不正も起こりにくいです。時刻の記録にスマートフォンを利用することもできます。
勤怠管理ツールを導入する場合は、自社の規模や目的に合ったものを選ぶことが重要です。大企業向きのシステムだけではなく、中小企業やスタートアップ企業に適したシステムもあります。導入費用や搭載されている機能をしっかりと比較して、自社に最適なツールを導入しましょう。ツールの使い方や使用上の注意点について、従業員へ周知しておくことも大切です。
テレワークの勤怠管理にはツールを導入するのがおすすめ
テレワークの勤怠管理には、便利なツールを導入するのがおすすめです。メールやエクセルを使った勤怠管理と比較して、業務を効率よく進められるでしょう。以下、勤怠管理ツールの導入がおすすめな理由を詳しく解説します。
どこにいても打刻できる
自宅や外出先から打刻できることは、勤怠管理ツールを導入する大きなメリットです。通信環境さえ整っていれば、自宅はもちろん、会社以外の仕事場所から簡単に打刻できます。スマートフォンやタブレットからログインして打刻できる勤怠管理ツールも多いため、手間をかけず業務連絡をおこなうことが可能です。
勤怠状況をリアルタイムで把握できる
従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できることも、ツールをおすすめする理由のひとつです。従業員がシステムにログインして打刻すれば、その情報はすぐに反映されます。システムに蓄積されたデータを確認して、残業が多い従業員へ改善の指示を出したり、仕事量を再配分したりすることも可能です。
集計の手間がかからない
勤怠管理ツールを活用すれば、勤務時間を集計する手間はかかりません。電話やメールなどで報告する仕組みにすると、連絡を受けた上司や担当者がいちいち勤務時間を記録する必要があります。勤怠管理ツールを導入すれば、記録がスムーズに進むだけではなく、給与計算に必要なデータを自動で集計してくれるため、業務を大幅に効率化できるでしょう。
テレワークに最適な勤怠管理ツールを選ぶポイント
種類が豊富にある勤怠管理ツールの中から、会社に合った勤怠管理ツールを選ぶために抑えるべきポイントを3つ解説します。
自社の従業員規模に合うか
勤怠管理ツールを導入するなら、利用できる人数を確認しておきましょう。大企業に適したツールや小規模な企業に適したツールなど、さまざまなタイプが提供されています。小規模企業向けのツールの場合、データの出力に時間がかかる可能性もあるため注意しましょう。
人数制限がなかったとしても、料金形態には注意が必要です。勤怠管理ツールによっては一人増えるごとに料金が増える従量課金制だったり、最低価格が設定されていたりする場合があります。利用者が5人しかいないのに30人分の料金を払ったり、11人以上で従量課金が発生するツールを数十人で利用したりしないよう、規模感に合った勤怠管理ツールを選択しましょう。
自社の就業形態に対応しているか
自社の就業形態と勤怠管理ツールの機能を比較し、ツールが自社に対応できるかどうかも確認しましょう。たとえば、業務の中抜けや休憩に対応できる機能の有無は重要です。会社によってはフレックス勤務への対応も必要になるでしょう。始業時刻や就業時刻の記録だけではなく、休憩時間や遅刻・早退にも柔軟に対応できるツールを選ぶのがおすすめです。
また、勤務時間に関する機能以外にも注目しましょう。注目したい機能の例として、打刻時に指紋認証や顔認証をおこなう機能が挙げられます。このような認証機能は、セキュリティ向上や不正防止に役立ちます。認証機能がテレワークに対応している場合としていない場合があるので、利用可能な範囲にも注意が必要です。
従業員が使いやすいか
日々の業務のなかで従業員が使いやすいかどうかも、意外と重要なポイントです。打刻に時間がかかるツールでは、業務時間がとられてしまいます。また、打刻が面倒になって記録漏れが発生する可能性もあります。使用感は利用してみないとわからないので、無料トライアルなどで機能を試してみるとよいでしょう。
日々の使いやすさだけでなく、集計するときも使いやすいかどうかを確認することも重要です。。記録したデータを自動計算したり、給与計算ソフトと連携したりできる勤怠管理ツールであれば、データの集計も容易です。給与をエクセルで管理している場合は、CSV形式で出力する機能の付いた勤怠管理ツールが使いやすいでしょう。
テレワークにおける勤怠管理の注意点
テレワークにおいて勤怠管理を実施するときは、以下のような点に注意しましょう。
勤怠管理の方法を従業員へ周知しておく
テレワークを推進するなら、勤怠管理に関するルールを明確にし、従業員へ周知しておくことが重要です。勤怠管理ツールを利用するのか、電話やチャットで報告するのか、自社の状況に合わせて決定し、ツールの使い方や連絡すべきタイミングについて教育しておきましょう。
積極的にコミュニケーションの機会をつくる
テレワークを実施するなら、積極的にコミュニケーションの機会をつくることも必要です。勤怠管理ツールの導入やメールによる勤怠報告を実施する場合でも、別途、コミュニケーションの場を設けるとよいでしょう。定期的にオンラインミーティングを実施したり、出社日を設けたりするのもよい方法です。会話をすることで業務上の不明点を解消できたり、ミスを防止できたりするでしょう。
データをもとに改善の指示を出す
勤怠管理ツールを導入するなら、蓄積されたデータをもとに業務改善を進めましょう。勤務時間が就業規則に合っていない場合は、電話などで注意する必要があります。逆に、働きすぎている従業員がいないかどうかもチェックしておきましょう。テレワークの場合、仕事とプライベートの境界が曖昧になり、過剰に労働してしまう人もいます。残業時間が多すぎる場合は、業務量を減らすなどの調整が必要です。
勤怠管理ツールでテレワークの勤怠管理を適切におこなおう!
テレワークの勤務時間を正確に記録するには、勤怠管理ツールを利用するのがおすすめです。この記事で紹介したツール選びのポイントを参考に、あなたの会社に合ったツールを探しましょう。
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