領収書を発行するまでの流れ

領収書を発行するまでには、以下のような流れを経る必要があります。

• 請求書を発行
• 入金を確認
• 領収書を発行

それぞれのステップについて、説明します。

請求書を発行

まずは取引に関わる代金を請求するために、請求書を発行します。請求書に必須の項目は以下の通りです。

• 請求先の氏名または会社名
• 請求元の情報
• 発行日
• 取引内容
• 取引金額

また、これらの必須項目以外に、振込先の口座番号や振込期限なども状況に応じて明記しておく必要があります。取引先に送った請求書と同じものを、必ず自社でも1部保管するようにしておきましょう。

入金を確認

請求書に記載した振込期限までに、指定した金額の入金がおこなわれているかどうかを確認します。もし入金がおこなわれていなければ、取引先に連絡をして入金がおこなわれていない旨を伝えて、入金してもらえるようにします。

領収書を発行

正しく入金されていることを確認したら、取引先に対して領収書を発行します。領収書に必須の項目は以下の通りです。

• 代金を受け取った日付
• 取引先の氏名または会社名
• 提供した商品やサービスの内容
• 取引金額
• 領収書作成者の住所氏名

なお、領収書には受け取った金額に応じて収入印紙を貼る必要があります。受け取った金額と必要な収入印紙の対応は、以下の通りです。

受け取った金額	印紙税額
5万円未満	非課税
5万円以上～100万円以下	200円
100万円超～200万円以下	400円
200万円超～300万円以下	600円
300万円超～500万円以下	1,000円
500万円超～1,000万円以下	2,000円
1,000万円超～2,000万円以下	4,000円
2,000万円超～3,000万円以下	6,000円
3,000万円超～5,000万円以下	10,000円
5,000万円超～1億円以下	20,000円
1億円超～2億円以下	40,000円
2億円超～3億円以下	60,000円
3億円超～5億円以下	100,000円
5億円超～10億円以下	150,000円
10億円超～	200,000円
金額の記載がないもの	200円

取引先に送った領収書と同じものを、必ず自社でも1部保管するようにしておきましょう。なお、自社で保管する領収書には、収入印紙を貼る必要はありません。

現金以外で支払う場合の領収書発行の義務

支払いは現金だけではなく、クレジット決済のように現金以外での支払いがおこなわれることもあります。領収書はあくまでも、現金の授受がおこなわれた際に発行される書類なので、現金以外で支払いがおこなわれた場合は、領収書の発行義務はありません。（※1）

クレジット決済などをおこなうと、レシートが発行されたり利用明細書というかたちで記録が残ったりしますが、これらが領収書の代わりになる場合もあります。もちろん、取引先からの要望に応じて代金を受け取った側がサービスというかたちで、領収書を発行するケースもあります。

ただしこの場合に発行される領収書は、現金決済がおこなわれた際に発行される領収書とは異なり、正式な効力を持った書類ではないということは、念頭に置いておかなければなりません。

（※1）クレジット販売の場合の領収書｜国税庁

利用明細書を領収書として利用できる条件

利用明細書はお店によって発行の形式が異なる場合がありますが、利用明細書を領収書として利用するためには、以下の要素が確認できる必要があります。

• 取引先の氏名または会社名
• 日付
• 金額
• 支払い内容

利用明細書を領収書として利用したい場合は、利用明細書にこれらが含まれているかどうかを確認したうえで、利用しましょう。

領収書の発行を簡単におこなう方法

上述したように、領収書には必須の項目がいくつか含まれており、必ずそれらを含むかたちの内容で発行しなければなりません。取引の数自体が少なければ、領収書の作成および内容確認にそこまで手間がかかることはないかもしれません。

ただ、取引の数が多いと発行しなければならない領収書の枚数も自ずと多くなり、一つひとつの領収書の内容をきちんと確認できないというようなケースが出てくることも、考えられます。領収書は金銭の授受に関わる証拠となる書類なので、不備があってはなりません。そのため、とくに領収書の発行枚数が多い会社では、領収書の発行をいかに簡単におこなえるようにするかが、非常に重要です。

たとえば、Excelや領収書作成ソフトを利用して、決められたフォーマットに情報を入力すれば、自動的に領収書が作成されるようにすることができます。領収書作成ソフトのなかには、複製機能やPDFのメール送信機能などを備えているものもあるので、領収書を再発行しなければならない場合でも、簡単に対応することができます。

領収書の作成を毎回一からおこなう場合、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすいです。そのため、領収書の作成を定型化し、ミスが起こりうる余地を少しでも減らすようにするのが望ましいでしょう。

領収書の発行はシステムなどを利用して定型化しておくのがおすすめ

領収書の発行は、取引先への請求書発行と入金の確認を経たのちにおこなわれます。代金を受け取った日付や取引金額などといった必須項目があるので、それらを必ず記載し、金額に応じた収入印紙を貼って作成しましょう。

さまざまな取引先と膨大な取引をおこなっている会社の場合、領収書を発行するのに多くの手間と時間がかかってしまうケースも十分考えられますし、内容をきちんと確認できないことで、不備のある状態で発行してしまうかもしれません。Excelでフォーマットを作ったり領収書作成ソフトを利用したりして、領収書発行の業務を定型化するのがおすすめです。