電子帳簿保存法の申請は22年1月の改正でどう変わる?対応するための方法についても解説

電子帳簿保存法は平成10年に新設された法律ですが、時代の変化に応じてたびたび改正がおこなわれています。直近では令和3年度の税制改正にともない、2022年1月1日付で一部内容が改正されています。改正後のルールを遵守するためには、改正のポイントを把握して適切な対応をとる必要があります。今回は、2022年1月施行の電子帳簿保存法改正の目的や、改正のポイント、電子帳簿保存法の対象となる書類、改正後の電子帳簿保存法に対応するための方法について解説します。

電子帳簿保存法で対象となる書類

電子帳簿保存法の改正ポイントをチェックする前に、あらためて同法の対象となる書類をおさらいしておきましょう。電子帳簿保存法の対象となる書類は、大きく分けて3つに区分されます。まず1つ目は国税関係帳簿で、主に以下のような書類が該当します。

  • 仕訳帳
  • 現金出納帳
  • 売掛金元帳
  • 買掛金元帳
  • 固定資産台帳
  • 売上帳
  • 仕入帳

これらの書類のうち、自己が最初から一貫してコンピューターで作成したものは、オリジナルの電子データをそのまま保存あるいは電子計算機出力マイクロフィルム(COM)と呼ばれる写真フィルムで保存することができます。(※1)なお、上記の書類でも、手書きで作成したものに関しては電子帳簿保存法の対象にはなりません。

2つ目は国税関係書類で、主に以下のような書類が該当します。

  • 棚卸表
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 注文書
  • 契約書
  • 請求書
  • 領収書

国税関係書類は自己が一貫してコンピューターで作成したもの、および取引先などから受領したものの両方が対象となります。なお、国税関係書類はスキャナ機器でスキャニングまたはスマホやデジカメで撮影したものを保存する「スキャナ保存制度」の適用対象となります。(※1)

ただし、棚卸表や貸借対照表、損益計算書など計算、整理または決算に関して作成された書類に関してはスキャナ保存の対象外となります。

3つ目は、電子取引の取引情報です。

電子取引とは、電子メールやWebサイトといった電磁的方法によって取引情報をやり取りする方法のことです。電子メールやWEB上で取引した情報は、オリジナルの電子データをそのまま保存するか、COMで保存することができます。(※1)

(※1)電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】|国税庁

2022年1月の改正の目的

令和3年度税制改正には、電子帳簿保存法の改正も盛り込まれています。今回電子帳簿保存法が改正された理由は、大きく分けて3つあります。改正の目的や理由をチェックすれば、改正のポイントやメリットを的確に把握することができます。ここでは、電子帳簿保存法の改正がおこなわれたねらいや目的をそれぞれご紹介します。

経理の電子化による生産性の向上

紙書類の作成や保管は、手間とコストがかかる上、社内での情報共有が難しいなど、さまざまな問題を抱えています。こうした問題を解消するために制定されたのが電子帳簿保存法ですが、当初は制約が厳しく、なかなか現場に定着しませんでした。

そこで政府は電子帳簿保存法対応へのハードルを下げるため、これまで幾度かの改正をおこなってきました。今回は、特に電子帳簿保存法普及の障害となっていた税務署長の事前承認制度を廃止し、最低限の要件を満たす電子帳簿を電子データのまま保存可能とするなど、電子帳簿保存法導入の間口を広げる改正をおこなっています。

電子帳簿保存法を利用すれば、紙書類にかかる手間やコストが削減され、会社全体の生産性向上を期待できます。

テレワークの推進

政府はもともと働き方改革の一環としてテレワークを推進していましたが、2020年からは新型コロナウイルス感染防止のためにさらなるテレワークの普及を目指すようになりました。電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すると、オフィス以外の場所からでも経費精算が可能になります。また、オフィスにいなくても経理業務の大半をおこなうことができるため、テレワークを導入しやすくなります。

記帳水準の向上

個人事業主の確定申告には、白色申告と青色申告の2種類があります。このうち、白色申告は1つの取引を1つの科目で記帳する「単式簿記」が認められているため、帳簿を簡単に作成できます。

ただ、複数の科目で記帳する「複式簿記」に比べると、必然的に内容は簡素化されます。そのため、税務申告でミスや漏れが生じたり、経営状態を適切に可視化できなかったりと、さまざまな問題が発生するリスクがあります。

電子帳簿保存法への対応にともない、クラウド会計システムなどを導入すれば、明細データの取り込みや仕分の自動入力が可能になります。複式簿記による記帳も簡単におこなえるため、手間をかけずに記帳水準を向上させることができます。

改正での変更ポイント

令和3年度税制改正では、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3区分それぞれに変更が加えられています。特にこれから電子帳簿保存法への対応を検討している方にとっては大きな変更となりますので、あらかじめ内容をチェックしておきましょう。ここでは電子帳簿改正による変更のうち、特に重視される4つのポイントをご紹介します。

税務署長へ事前承認の申請が廃止

これまで電子帳簿保存法に基づいた国税関係帳簿書類の保存には、事前に税務署長に申請して承認を受けることが必要でした。しかし、今回の改正によって事前承認制度が廃止され申請が不要になったため、現在は承認なしで電子帳簿の保存が可能となっています。(※2)

(※2)電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

過少申告加算税の軽減措置

総勘定元帳や仕訳帳など一定の国税関係帳簿について、優良な電子帳簿の要件を満たして保存した場合、過少申告加算税が5%軽減されます。(※3)
「優良」の要件には、記録事項の訂正・削除をおこなった事実と内容を確認できるコンピューターの使用や、電子化した帳簿とそれに関連する他の帳簿との相互関連性の確認などが挙げられます。

(※3)電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

タイムスタンプ要件、検索要件の緩和

タイムスタンプの付与期間が従来の3日間から、最長2カ月とおおむね7営業日以内に変更されました。(※4)また、保存したデータの訂正または削除をおこなった際、これらの事実や内容を確認できるクラウド等のシステムを利用している場合、タイムスタンプの付与が不要になりました。

さらに、電子データの検索要件についても、検索項目を取引年月日や取引金額、取引先の3点のみに限定したほか、必要に応じて記録をダウンロードできる場合は検索要件のすべてが不要とされました。

(※4)電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

電子取引における電子データ保存の義務化

電子取引について、以前まではプリントアウトなどによる出力書面を保存していれば、電子帳簿保存法に基づく電子データの保存は不要とされていました。(※5)しかし、今回の改正により、電子取引のすべては電子帳簿保存法に基づく保存が義務づけられます。

(※5)電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

改正後の電子帳簿保存法に対応するための方法

今回の改正により、電子帳簿保存法のルールは大きく変更されています。そのため、これまで電子帳簿保存法に基づく国税関係帳簿書類の保存をおこなってきた企業は、改正後の変更に対応するための措置を講じる必要があります。

ここでは改正後の電子帳簿保存法に対応するための具体的な方法を3つご紹介します。

社内規定や業務フローを見直す

今回の改正では、タイムスタンプ要件の緩和や電子取引における電子データ保存の義務化など、業務に直接関わる変更が加えられています。従来の規定では通用しない部分も出てきますので、社内規定や業務フローを見直し、必要に応じて変更をおこないましょう。

社内での周知徹底

電子帳簿保存法の改正による影響を受けるのは、経理担当をはじめとする従業員です。社内において、電子帳簿保存法の改正内容および改正にともなう社内規定と業務フローの見直しが周知されていないと、現場に混乱が生じる原因となります。社内規定や業務フローを見直したら、社内での周知を徹底し、スムーズな移行を目指しましょう。

会計システムなどの導入

これまで電子帳簿保存法に縁がなかった方でも、電子取引における電子データ保存の義務化により、今後は同法への対応を余儀なくされます。電子帳簿保存法の適用要件は複数あるため、一つひとつの要件をこなそうとするとかなりの手間と時間がかかります。

電子帳簿保存法に対応した会計システムなどを活用すれば、導入直後からすぐにでも電子帳簿保存法に基づく電子データ保存に対応することが可能です。特にクラウドサービスならテレワークなどへの対応も可能となるため、積極的な検討をおすすめします。

2022年1月の改正内容をよく理解し、適切に対処しよう

2022年1月1日付で施行される電子帳簿保存法の改正では、税務署長への事前承認制度が廃止され、申請が不要になりました。また、タイムスタンプ要件や検索要件の緩和、電子取引における電子データ保存の義務化など、大幅な変更が加えられています。

これから電子帳簿保存法への対応を検討していた方にとってメリットがある一方、従来の方法からの変更を余儀なくされる部分も少なくありません。すでに電子帳簿保存法に基づく国税関係帳簿書類の保存をおこなっていた場合は、社内規定や業務フローを見直すと共に、社内の周知を徹底してスムーズな対応を目指しましょう。

カテゴリから記事を探す

記事を絞りこむ

サイト制作・運営

RPA・アウトソーシング

セキュリティ・アクセス管理

ビジネスノウハウ