▼領収書と支払明細書の違いについてはこちらもチェック！

領収書の明細なしは無効？

領収書の中には明細が一緒になっているものもありますが、購入した商品の数が多いと、明細部分が長くなってしまうこともあります。書類として提出する際に、あまりに長すぎると扱いにくいため、明細の部分だけ切り取って処理するようなケースもあるようです。

結論から言えば、明細を切り取ったものであっても領収書部分の記載項目に問題が無ければ、経費処理をするための領収書としては有効です。ただし、これはあくまで経費精算が可能であるというだけで、税務上は明細は切り取らないほうがよいといえます。

明細書の切り取りをおこなわない方が良い理由としては、税務署の監査の際に、何を購入したか、詳細が明らかになっていたほうが望ましいという点があげられます。

領収書などの書類は法人税法や会社法で保管が義務付けられています。明細を切り取ることによって、不都合な内容を隠していると疑われて指摘を受ける可能性も否定できません。領収書の明細は切り取っても無効にならないとはいえ、なるべくそのままの状態で保管しておくのが望ましいといえるでしょう。

 

領収書に必要な記載項目

明細がなくても領収書としては有効であるものの、領収書には記載するべき項目がいくつか存在します。

記載項目を満たしていないと、経費として計上できなくなる可能性があるため、下記の項目の記載に問題がないかを確認しましょう。

• 発行者情報（事業者名や住所など）
• 発行年月日
• 取引金額
• 但し書き
• 収入印紙の貼り付け（※取引金額が5万円以上の場合）

 

領収書と支払明細書の違い

領収書は、商品やサービスを提供する側にとっては、商品やサービスを提供する対価としてお金を受け取ったということを、証明するための書類です。一方、商品を購入したりサービスを利用したりする側にとっては、商品の購入やサービスの利用にあたって、確かにお金を支払ったということの証明になる書類です。

金銭又は有価証券の受取書や領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書「金銭又は有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。

引用：金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁

上記のように、国税庁では領収書について「金銭または有価証券の受取書」と定めています。

つまり、商品やサービスの提供者と利用者の間で金銭などの授受がおこなわれたことが証明できるものであれば、「領収書」として認められます。これに対して支払明細書は、金銭のやりとりを伴う取引が発生した際に、取引内容と金額をお互いに確認するために発行される書類です。

取引代金の内訳やどういった取引に対する支払いか、取引をおこなう両者や取引自体に関する詳しい内容などが記載されます。

領収書と支払明細書は発行されるタイミングが異なります。領収書はあくまでも、すでに完了した支払いに関して、「確かに支払いがおこなわれた」ということを証明するための書類であるのに対し、支払明細書は、今からおこなわれる取引に対して詳細な内容が記載された書類です。

つまり、実際に支払いの前に発行されるのが支払明細書で、支払いが終わった後に発行されるのが領収書ということになります。また、領収書や支払明細書と混同されやすい書類としては、請求書や領収証も挙げられます。それらとの違いについても、以下で説明します。

請求書と領収書および支払明細書の違い

請求書は、実際に支払いがおこなわれる前に発行される書類という点では、支払明細書と同じであるといえます。

ただし、支払明細書が取引などの詳しい情報を記載して双方の認識を確認することを主な目的としているのに対して、請求書では支払いを求めることを主な目的としています。支払明細書と請求書の違いは、「支払いの要求があるかどうか」と考えるとわかりやすいでしょう。

また、請求書と領収書、支払明細書などの違いについては、こちらの資料もぜひ参考にしてみてください。

領収証と領収書および支払明細書の違い

領収書と領収証は表記もほぼ同じですが、実際の用途にもほぼ違いはありません。両者とも民法上では「受取証書」に含まれます。あえて違いを挙げるとすると、領収書が「金銭の授受があったことを示すための書類」、領収証が「金銭の授受を証明するもの」であり、領収書を総称として、その一種に領収証があると言えます。

支払明細書は領収書として使える？

上述したように領収書は、金銭の授受があったことを証明するための書類なので、経費精算などをおこなう場合には領収書が必要なケースが多いです。

しかし、すべてのケースで領収書を発行してもらえるとは限りません。たとえば以下に挙げるようなシーンでは、領収書が発行されないことが一般的です。

• 電車やバスなどの公共交通機関を利用した
• 自動販売機で飲み物を購入した
• クレジットカードや電子マネーなどでキャッシュレス決済をおこなった
• 取引先に祝儀や香典を渡した

このように領収書が発行されないケースでは、確かに支払いをおこなったということ証明できれば領収書の代わりに利用できる場合もあります。先述している領収書の必要項目の記載がある書類であれば、領収書の代わりとして利用することが可能で、クレジットカードを利用した際の明細書もこの条件を満たすといえます。

同様に支払明細書も、取引について詳細な情報が記載され、条件を満たしている場合には、領収書の代わりとして利用することが可能です。

領収書の必要項目をきちんと把握しておこう

明細が切り取られていても、必要な記載があれば領収書としての役割を果たし、経費としての計上が可能です。ただし、税務調査が入った際に書類が一部切り取られていると、税務署の職員が不審に思い指摘を受ける可能性は否定できません。なるべく切り取らずに、そのままの状態で保管しましょう。

また、取引によっては領収書が発行されないこともありますが、領収書に必要な記載項目を満たしていれば、元々は領収書として受領している書類でなくとも領収書の代替書類として利用することができます。

特に、領収書と支払明細書、請求書などは混同されやすい書類ですが、それぞれの役割自体は異なり、領収書は「金銭の授受があったことを示すための書類」であることを理解しておきましょう。