領収書の二重発行とは?防止方法や再発行ルールを解説

取引先から「領収書を再発行してほしい」といわれた場合、付き合いのある相手だからと対応してしまうかもしれませんが、領収書の再発行は二重発行および領収書の悪用につながってしまう可能性があります。領収書の悪用が明るみに出た場合、悪用した側だけではなく、領収書を再発行した側にもペナルティが課される可能性があるので、慎重に対応しなければなりません。本記事では、領収書の二重発行とはどういうことか、領収書の二重発行がダメな理由や二重発行を防ぐための領収書の再発行ルールなどについて、説明します。

更新日:2022.5.26

領収書の二重発行とは

領収書の二重発行とは、言葉の通り一度発行した領収書をもう一度発行することを指します。領収書は金銭の授受が完了したことを示すための書類であり、原則として1回の取引において1枚しか発行することができません。

もちろん、発行された領収書に不備があるなどの理由で、取引先から適切な内容の領収書をあらためて発行してもらえるようお願いされるような場合もあると思いますが、こういったケースはいわゆる「領収証の二重発行」には該当しません。あくまでも、一つの取引に対して同じ内容の領収書を複数回発行することを、二重発行といいます。

領収書の二重発行がダメな理由

領収書の二重発行をおこなってはいけない理由として、領収書が経費精算などに用いられる、税務上重要な書類であるということが挙げられます。たとえば、取引先から「領収書を紛失してしまったから再発行してほしい」という連絡があり、領収書を再発行したとしましょう。

その領収書が50万円の取引のものであった場合、取引先は領収書を用いて50万円分の経費計上をおこないます。しかし、万が一、もともとの領収書を紛失しておらず、手元に持っていたとしたらどうなるでしょうか。もともとの領収書と再発行してもらった領収書を両方とも利用することで、100万円分の経費計上をおこなうことが可能になってしまうのです。

そうすることで、支払うべき各種税金の金額を減らすことができてしまいます。そのため、どれだけ付き合いが長く信頼関係も構築できている取引先であっても、領収書を再発行してほしいという依頼に関しては、断るのが原則です。領収書を紛失してしまったというのが事実で、取引先が本当に困っている場合の対応に関しては、後述します。

領収書の二重発行のペナルティ

二重発行された領収書を経費の水増しなどに用いてそのことが発覚した場合、当然その会社にはペナルティが課されます。ただ、場合によっては領収書を発行した側も共犯であるとみなされて、ペナルティが課される場合があります。領収書を不正使用した側と領収書を発行した側、双方のペナルティについて、以下で説明します。

領収書を不正使用した側のペナルティ

領収書を不正利用して経費の水増しなどをおこない、支払うべき税金を減らしていた場合、本来支払うべき金額との差額を踏まえたうえで、法人税と消費税、法人市民税、事業税が課されるうえに、それとは別に延滞税も課されます。

また、不正行為をおこなう事業者として税務署からマークされるかたちになってしまい、今後定期的に税務調査を受けなければならない可能性が高いでしょう。

また、領収証の不正使用をおこなったということが公になってしまった場合、とくにそれが会社主導でおこなったものなのであれば、取引先などからの信用と信頼が失墜することも避けられないでしょう。

領収書を発行した側のペナルティ

領収書を発行した側が共犯であるとみなされた場合は、有印私文書偽造罪という罪に問われる可能性があります。有印私文書偽造罪は、3カ月以上5年以下の懲役刑が課される可能性もある罪なので、取引先からの領収証再発行の依頼には、簡単に応えるべきではありません。

二重発行を防ぐための領収書の再発行ルール

再発行した領収書を悪用されてしまうのを防ぐためには、領収書の発行に関してルールを設けておくことが重要です。領収書を再発行すべきかどうかも含めて、発行ルールについて以下で説明します。

領収書の代わりになる書類の発行を提案する

領収書は経費精算をおこなう際に必要な書類ですが、領収書以外でも以下に挙げる項目が明記されている書類であれば、その役割を担うことは可能です。

  • 支払いがおこなわれた日付
  • 支払い金額
  • 取引内容
  • 支払先

具体的には、支払証明書や出金伝票などの書類が挙げられます。領収書の再発行を依頼された場合は、領収書の代わりにこれらの書類を発行することを提案してみましょう。また、支払いをおこなった側が自力で用意できるものにも、レシートや購入証明書などがあります。それらを領収書代わりとして利用するように提案するのも一つの手です。

再発行された書類であることがわかるようなかたちにしておく

取引先との関係悪化などを恐れて、領収書の再発行を断り切れないような場合もあるでしょう。こうしたケースで領収書を再発行しなければならない場合は、その領収書が再発行されたものであることが、明確にわかるようなかたちにしておくことが望ましいです。

たとえば、領収書のどこかに「再発行分」などと明記することで元の領収書と区別し、不正利用を防止します。なお、領収書には取引金額に応じて収入印紙を貼る必要がありますが、再発行された領収書であっても、収入印紙を再度貼らなければなりません。

「もともと発行されていた領収書に収入印紙を貼っていたのだから再発行分には必要ないだろう」と考えて、収入印紙を貼らずにいると、本来納付すべきだった金額の3倍の金額を支払わなければならなくなるので、必ず貼るようにしましょう。

再発行する側が印紙税まで負担するのはおかしいと思うのであれば、取引先に「領収書を再発行する代わりに印紙税額は負担してください」と交渉するなどして、自社の負担を少しでも減らせるように心がけましょう。

領収書の二重発行はルールを定めたうえで対処することが重要

領収書の二重発行は、経費の水増しなどに悪用されてしまう可能性があるので、取引先から依頼があったとしても、基本的には対応しないのが賢明です。領収書の代わりとして利用できる、支払証明書や出金伝票などの発行を打診してみるとよいでしょう。もし発行する場合は、再発行であるとはっきりわかるようなかたちにしておくなど、再発行時のルールを設けておくことが重要です。

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