Web会議が普及した背景・歴史

Web会議は、インターネットを経由して遠隔地同士をつなぐことで、同じ場所にいない人同士でも会議をおこなうことを可能にするシステムです。
そのはしりともいえるのがテレビ会議です。　

当時のテレビ会議は、専用の機器や専用の回線を利用しなければならなかったため、そういった設備を用意できる体力のある会社を中心に利用されるにとどまり、幅広く利用されるまでには至っていませんでした。

しかし、2000年代になり専用の回線ではなくインターネット上のサーバーを介して通信をおこなう、Web会議のシステムが開発されたことで、より幅広い会社で利用されるようになりました。遠隔地同士をつないでおこなわれる会議の主流は、テレビ会議からWeb会議に徐々に移行しはじめます。

2000年代前半からインターネットのブロードバンド化が進んだことによって、大容量のデータが送受信できるようになったことも、Web会議の普及を後押しした一つの要因です。

現在では、働き方改革の推進や新型コロナウイルスへの対策などによって、同じ会社の人が別々の場所で働くことが増え、さらにWeb会議が普及しています。

Web会議の現状での課題点

このように現代の働き方にとってなくてはならないWeb会議ではありますが、まだ普及しはじめて間もないこともあり、課題点として考えられる点もいくつかあります。

Web会議での現状での課題点としては、おもに以下のようなことが挙げられます。

• コミュニケーションが取りづらい
• 画像や音声関連の問題が起こりやすい
• 情報が流出してしまう可能性がある

それぞれについて、説明します。

1. コミュニケーションが取りづらい

従来の対面式の会議では直接顔を合わせてやりとりするので、参加者が感じているであろうことや場の雰囲気などを、ある程度読み取ることができました。

しかし、Web会議ではインターネット越しのやりとりになるため、雰囲気や空気などを読み取りにくいことも多いです。また、対面式の会議と比べると参加意識が希薄になりやすい点も、コミュニケーションの取りづらさを増している要因の一つだと考えられます。

2. 画像や音声関連の問題が起こりやすい

会議参加者の通信状況によっては、画像や音声が乱れてしまって会議の円滑な進行が阻害されてしまう可能性もあります。

各参加者はそれぞれのデバイスやインターネット回線でWeb会議に参加していますが、誰か一人だけでも通信がうまくおこなえていないようであれば、会議全体をいったんストップをせざるを得ません。

また、利用しているマイクやスピーカーの品質によっては、相手に声がうまく届かなかったり、キーボードの打鍵音や衣擦れなどの雑音が入ってしまったりといったことも考えられます。

3. 情報が流出してしまう可能性がある

Web会議のセキュリティ次第では、本来会議に参加するはずではない第三者が不正にアクセスをおこなえてしまう可能性もあります。

社内の人間しかいないからということで、機密情報や社外秘の情報を会議で取り扱う可能性もあると思いますが、そういった情報が流出してしまう可能性も念頭に置いておかなければなりません。

Web会議のシステムを選ぶ際にセキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶことは当然ですが、流出して困るような情報はWeb会議では取り扱わないようにするなど、運用方法で対策することも検討しましょう。

Web会議は今後どのように進化するか

働き方改革はまさに導入されはじめたばかりで、今後より多くの企業がテレワークや在宅勤務といった働き方を推進するようになると考えられます。別々の場所で働いている人同士でも気軽に会議をおこなえるWeb会議の普及は、今後ますます進むでしょう。

Web会議で顔出しをするのが苦手な人でもWeb会議に参加しやすくなる、アバターでも会議に参加できるシステムやツールも登場しています。　このように会議の方法として定着する以上は、今よりも使いやすく進化することも十分考えられます。

また、Webブラウザ上で映像や音声の通信をおこなうWebRTCという標準規格に対応すると、機能を追加する必要がなく、よりWeb会議システムが使いやすくなります。今後はWebRTCに対応したWeb会議システムも増えていくでしょう。

プレゼンの仕方や資料作成などに関しても、Web会議で伝わりやすいことに主眼が置かれるようになり、準備のポイントが変わる可能性も十分あるでしょう。

Web会議は今後の会議のスタンダードに

働き方改革の推進や新型コロナウイルス対策などで、Web会議は一躍脚光を浴びるようになりました。働き方の潮流が変わることを考えると、Web会議が今後の会議のスタンダードな形式になることは十分考えられます。

現在Web会議のシステムは改良されている最中であり、今後はより使いやすく便利になることが想定されます。場の空気感などをつかみにくいことからWeb会議が苦手な人もいるかもしれませんが、回数を重ねてWeb会議に慣れていきましょう。