オンライン商談の成功率を高める10の機能

オンライン商談をおこなうときは、ツールの機能にも注目しましょう。機能を使うことで、商談をスムーズに進行でき、成功率にもかかわるからです。

ここで紹介するオンライン商談の機能は、商談を成功に導くのに役立ちます。後述する「オンライン商談ツールの選び方」でも重要なポイントなので、オンライン商談ツールに、どんな機能があるのかをしっかりと理解しておきましょう。

1. 資料共有機能

オンライン商談ツールにおける資料共有とは、商談に使用する資料の共有機能です。

訪問での商談とは異なり、オンライン商談では、目の前でパンフレットを見せられません。そのため、資料を共有する機能が必要です。顧客に資料を提示し、商品・サービスをよりよく理解してもらうためにも、資料共有機能は、オンライン商談に欠かせません。

また、単純にこちらが資料を見せるだけでなく、必要な資料をその場で送付できる機能もあると便利です。訪問営業では、必要な資料が手元にない場合は、帰社してからメールで資料を送付する必要がありました。

しかし、オンライン商談ツールの資料共有機能を使えば、その場で必要な資料をピックアップして送ることが可能です。資料共有機能を使うと、商談成就のチャンスを逃しにくくなります。

2. ホワイトボード機能

ホワイトボード機能とは、オンライン上でペンタブレットなどを使用して自由に記述ができる機能です。ホワイトボードにペンで文字を書いたり、図を描いたりするのと同じように、伝えたい情報を視覚化できます。

商談では、顧客ごとに必要な情報が異なるため、統一した資料を共有しても、情報の足りないケースがあります。配布した資料では足りない情報を伝えたいときや、よりわかりやすく伝えたいと思ったときに、ホワイトボード機能が役立つでしょう。

視覚化してわかりやすく伝えられるだけでなく、強調したいポイントを伝えやすいのも、ホワイトボード機能のメリットです。

3. トークスクリプト機能

トークスクリプト機能とは、営業の手順をマニュアル化したものを、非公開で自社社員のみ見られるようにする機能です。

手元に紙のトークスクリプトを用意してもよいですが、視線がカメラからそれてしまうため、不自然にみえます。オンライン商談のトークスクリプト機能を使えば、視線をPCの画面に向けたまま、トークスクリプトを確認できます。営業に不慣れな社員がいる場合には、トークスクリプト機能のあるオンライン商談ツールがおすすめです。

4. 名刺交換機能

オンライン商談で困るのが、名刺交換の方法です。訪問での商談なら名刺を交換して終わりですが、オンライン商談ではそう簡単にはいきません。

別途QRコードやURLを送りあって交換する方法もありますが、名刺交換ができるオンライン商談ツールもあります。事前にプロフィールを作成しておけば、商談開始後に名刺として提示できるので便利です。

5. 録画機能

オンライン商談ツールのなかには、録画・録音機能がついたものもあります。商談を録画することで、あとから振り返ることができ、新人教育などにも利用できます。

また、受注できた商談と失注した商談とで、トーク比率や通話時間、沈黙回数などを分析するときにも役立つ機能です。商談内容を分析することで、なぜ失注したのか、受注商談のよかった点はどこかなどを分析し、次の商談に活かせるでしょう。

6. 議事録作成

商談の議事録作成は必要不可欠です。商談内容の整理になるだけでなく、顧客が疑問に感じた点や、興味をもった点が明確になり、戦略を立てるのに効果を発揮する武器でもあります。

しかし、議事録を作成するのは、それなりの労力が必要です。オンライン商談ツールには、音声から自動で文字起こしをしてくれる機能がついたものもあります。一から議事録を作成するよりも手間が省けるので、戦略を立てたり、別の営業をしたりと時間を効率よく使えるようになるでしょう。

7. 翻訳機能

オンライン商談ツールの翻訳機能は、音声を自動で多言語へと翻訳して、テキスト化する機能です。海外とのオンライン商談や、言語の異なる顧客と話すときに役立つでしょう。

また、多言語対応であることも重要です。日本語のみの表示では、ツールを使いこなせずに商談が中断することもあります。多言語対応のツールなら、表示言語を切り替えて、スムーズに商談を進められるでしょう。

8. IPアドレス制限機能

IPアドレス制限とは、オンライン会議室へのアクセスを、IPアドレスを指定して制限する機能です。オンライン商談へのアクセスを制限することで、商談の覗き見やなりすましなどを防止できます。

IPアドレス制限以外にも、MACアドレスのアクセス制限や暗号化などといった、セキュリティ対策機能があります。

9. ポインター表示機能

オンライン商談では、資料を指し示すためのポインター表示機能があると便利です。注目してほしいポイントや、該当箇所を伝えたいときに使います。

とくにオンライン商談では、訪問の商談とは異なり、資料の該当箇所を伝えにくいデメリットがあります。しかし、ポインターで指し示すことで、顧客が迷うことなく情報にたどり着けるようになるでしょう。

10. 明るさ調整機能

オンライン商談では、カメラで姿を映すため、映像の明るさが重要です。画面が暗いと、表情が見えにくくなるだけでなく、マイナスなイメージをもたれやすくなるかもしれません。

ツールの明るさ調節機能は、画面の明るさを調節し、部屋の照明が暗い場合でも顔を明るく映す効果があります。表情が明るく見えるようになり、好感をもってもらえるでしょう。

また、明るさ調整だけでなく、美肌補正をかけるフィルター機能がついたオンライン商談ツールもあります。外観がすべてではありませんが、清潔で明るいイメージをもってもらうために、機能を使うのも1つの方法です。

オンライン商談ツールとWeb会議システムの違い

オンライン商談ツールとWeb会議システムは、一見すると同じようなサービスに思えます。しかしWeb会議システムは、会議のためのツールなのに対し、オンライン商談ツールは営業に最適化したツールです。

Web会議システムを使って商談をおこなうことは可能ですが、オンライン商談専用のツールは、営業のための機能が備わっていることが魅力でしょう。ツール選択をするときにも参考になるため、ここではオンライン商談ツールと、Web会議システムの違いについて説明します。

Web会議システムの特徴

Web会議システムの特徴は、次のとおりです。

• インターネット回線による音声通信
• 大人数での利用に適している
• 資料共有は会議開始後から

Web会議システムは、インターネット回線を利用した映像・音声通信です。インターネット回線が必要で、回線が混雑したり、途切れたりするトラブルは避けられません。

また会議用のシステムのため、大人数での利用に適しているのも、Web会議システムの特徴です。なかには、数百名・数千名の参加が可能なWeb会議システムもあります。

Web会議は、双方から発言したり資料を出したりする機会のある場です。そのため、Web会議システムでは、資料共有を双方からおこなえるようになっています。

ただし、多くのシステムはWeb会議が始まってから資料を共有するという仕組みです。事前に資料を共有しておきたい場合は、メールなど別の手段を使いましょう。

オンライン商談ツールの特徴

オンライン商談ツールは、Web会議システムと同様に、映像と音声でやりとりする点など、基本的な仕組みは変わりません。オンライン商談ツールの特徴は、次のとおりです。

• 少人数の利用に適している
• 相手側のアカウント登録と専用アプリのインストールが不要
• 画質と音質がよい

Web会議システムが大人数を対象としていたのに対し、オンライン商談ツールは少人数に対応している点も特徴です。ツールのなかには、1対1の商談用のものもあります。

また、オンライン商談ツールの場合、相手側はアカウント登録や専用アプリのインストールが不要です。相手側の負担が少ない点が大きなメリットといえるでしょう。

さらに、オンライン商談ツールは高画質と高音質を誇るものが多いです。電話回線を利用するタイプのオンライン商談ツールであれば、鮮明な映像を見ながら商談を進めることができます。

オンライン商談ツールの選び方

オンライン商談で使うツールを選ぶときは、機能・回線・コスト・参加人数が、自社の希望と合っているかを確認しましょう。とくに機能については、冒頭で紹介したようにさまざまな機能があるので、優先順位をつけて、必要な機能を洗い出しておくことをおすすめします。ここでは、オンライン商談ツールの選び方のポイントを解説します。

必要な機能を備えているか

オンライン商談ツールを選ぶときに、最も重要なのが、必要な機能をすべて備えているかです。必要な機能は、営業内容や商談方法によっても異なりますが、一般的には次の機能は最低限必要でしょう。

• 画面・資料共有
• 録音・録画
• セキュリティ対策

上記以外にも、名刺交換をしたいなら名刺交換機能やプロフィール表示機能、手書きで説明したいならホワイトボード機能などが便利です。

オンライン商談ツールを選ぶときは、どの機能が必要かをピックアップして、後述するおすすめのツールに当てはまるかを確認してみましょう。

通信は安定しているか

オンライン商談では、通信の安定性も重要です。通信が不安定では、商談の途中で音声が途切れたり、画面が乱れたりする原因になります。

ツールの音声通信には、電話回線を使用するものと、インターネット回線を使用するものがあります。一般的には、電話回線のほうが安定性が高く、音声が途切れにくいとされているため、オンライン商談に特化したツールは電話回線を使うものが大半です。

コストが割高でないか

機能が十分でも、コストが割高なオンライン商談ツールもあります。社員数が少なく、あまり利用しないのに、高コストのツールを導入するのは経営に影響を与えるかもしれません。

オンライン商談ツールのなかには、ルーム数で月額料金が決まるタイプも存在します。ルームとは、商談をおこなうネット上のスペースのことで、同時に利用はできませんが、複数人でシェアできるのがメリットです。

たとえば、9時～10時はAさんが、11時～12時はBさんがというように使います。時間をずらすことで、1つのルーム料金で複数人が使用できます。社員数が少ない場合に、コスト削減を見込めるシステムです。

参加人数をカバーできるか

オンライン商談に参加する人数も、ツールを選ぶうえで確認したいポイントです。

商談に特化したツールのなかには、1対1での通信しかできないものもあります。複数箇所から参加する場合は、参加人数（参加場所）に対応するオンライン商談ツールが必要です。

オンライン商談に便利な機能のあるツールを選ぼう

オンライン商談には、顧客がアクセスしやすく、資料共有のしやすいツールが適しています。商談の成功率を上げたいなら、録音・録画機能など、分析に便利な機能のあるツールを選ぶとよいでしょう。

また、音声の自動文字起こし機能があると、議事録作成にかかる時間を短縮でき、その分の時間をほかの営業活動に使えるようになります。

オンライン商談に必要なホワイトボード機能や、ポインター表示機能の備わったWeb会議システムなら、社内会議用ツールと共有できます。商談に必要な機能を確認すれば、Web会議システムでオンライン商談をおこなっても問題ありません。コスト削減にもなるため、オンライン商談をWeb会議システムでおこなうのも、1つの方法でしょう。