ウェビナーのチャット機能の使い方

ビジネスチャットの役割はコミュニケーションや、業務連絡で用いられるものです。

ウェビナーにおけるチャット機能の役割は、ビジネスチャットとは異なり、「聴覚より視覚で確認したい情報」を伝えるのに有益とされています。

ウェビナーにおけるチャット機能の使い方として「テキストでコミュニケーションを取る」「口頭では伝わりにくい情報を共有する」の2つについて紹介します。

1. テキストでコミュニケーションを取る

ウェビナーにおけるチャット機能は、ホスト、パネリスト、参加者間のコミュニケーションを円滑にします。チャットをおこなう組み合わせとしては、次のようなものがあります。

• ホストとパネリスト
• ホストと参加者（1対1あるいは全体）
• パネリストと参加者（1対1あるいは全体）
• 参加者と参加者（1対1あるいは全体）

このなかでもよくあるのが、ホストと参加者、パネリストと参加者でチャットをするパターンでしょう。ホストから参加者にアンケートを投げかけたり、参加者からパネリストに質問をしたりして、使うことが多いでしょう。チャットを利用することで、ほかのホストやパネリストが話している内容を妨害することなく、参加者コミュニケーションができます。

2. 口頭で伝わりにくい情報を共有する

ウェビナーでは音声と画像でコミュニケーションを取りますが、ときにテキストでやりとりした方が伝わりやすい情報があります。

たとえば、数字の羅列や団体の名称などといった覚えにくいけれど、正確さが重要な情報などは、視覚的なフォローが必要です。チャット機能を使うことで、参加者の理解度をより高めることができるでしょう。

また、ウェビナーの最中にパネリストが話す内容について、ホストが情報を加えたくなる場面もあります。このようなとき横から口を出すと講義が中断してしまい、好ましくありません。

ホストは参加者全員にテキストチャットを送ることで、講義の進行を妨げずに必要な情報を提示できます。

ウェビナーでチャット機能を使う4つのメリット

チャット機能を有効活用することによってパネリストや参加者同士のコミュニケーション密度が上がり、ウェビナーがより活性化します。

ウェビナーでチャット機能を使いこなすメリットを紹介します。

• 参加者が活発に意見を出せる
• 参加者が疑問を解消しやすくなる
• ウェビナー後に疑問点などを見直せる
• 参加者同士でコミュニケーションが取れる

以上4点について紹介します。

1. 参加者が活発に意見を出せる

ウェビナーでの講義中、パネリストは話が一段落付いたところで「意見はありませんか」などと尋ねることがあります。このケースでは「大勢の前で言いにくい」「こんなことを言っても大丈夫だろうか」などと気後れしてしまう人が多く、活発なやりとりが期待できません。

ウェビナーの内容について参加者がどう受け止めたのか理解しにくく、パネリストは手応えを感じないまま講義を進行していくこととなります。

ところがチャットであれば、意見はテキスト形式で送ることができるため、発言のハードルは高くありません。思ったことを率直に伝える参加者が増え、パネリストは「参加者が講義をどう受け止めたのか」「何を疑問に思ったのか」について、容易に理解できるでしょう。

2. 参加者が疑問を解消しやすくなる

参加者の多くは自分の質問で会議が中断することを恐れてしまい、疑問に思ったことを口に出せないことがほとんどです。このときチャット機能で質問を受け付けるようにしておけば、参加者はわからないことを放置せずに済みます。

ウェビナーの進行を妨げる心配がなく、「聞いてみようかな」と思えるでしょう。

参加者の質問については、パネリストが直接答えてもよいですが、あらかじめ担当者を配置しておくのがベターです。ウェビナー開催前に「ウェビナー中の質問はこちらに送ってください」と参加者に伝えておくことをおすすめします。

3. ウェビナー後に疑問点などを見直せる

チャットで発言した内容は、使用するツールによりますが、ファイル形式で保存することが可能です。保存ができないツールの場合は、メモをするなどして手元に残りておきましょう。

参加者からウェビナーに関する意見や質問などがあった場合は、後日回答を添付して参加者全員に共有することが可能です。これにより「本当は聞きたいことがあったけれど聞けなかった」「言いたいことがあったけれど言えなかった」という人は、自分と同じ質問や意見をみつけられるかもしれません。パネリストや運営側の回答を読むことで疑問を解消したり、納得したりしやすくなるでしょう。

4. 参加者同士でコミュニケーションが取れる

対面式のセミナーの場合、自由時間や休憩時間に参加者同士で意見交換や世間話ができます。ところが各々が離れた場所から参加しているウェビナーの場合、参加者同士がコミュニケーションを取る機会はほぼありません。

このときチャット機能が使えれば、知り合いに声をかけたり、講義の内容について質問したりできます。チャット機能を使うことで、参加者同士が密なコミュニケーションをとりやすく、ウェビナーの充実度が向上します。

ウェビナーのチャット機能における2つの活用ポイント

ウェビナーのチャット機能は、ウェビナー中の参加者の不便や不安を解消するのに役立ちます。音声や動画のみのウェビナーを開催している企業は、チャット機能で情報のフォローをおこないましょう。

ウェビナーでのチャット機能活用のポイントとして「必要な情報を開示する」「ウェビナーのまとめを作る」の2点について紹介します。

1. 必要な情報を提示する

チャット機能を使えば、ウェビナーの内容を補足するためのURLやQRコードを参加者に送信できます。ウェビナーを開催していると「情報が足りないかも」「補足した方がわかりやすいかも」という情報も出てきます。とはいえ、いちいち説明していてはロスタイムが大きくなり、本筋から逸れてしまいます。

このようなとき情報の参照元をチャット機能で送れば、必要な人は自分で情報を得ることができます。パネリストは講義を止めて参加者をフォローする必要がなく、スムーズな講義が可能です。

2 ウェビナーのまとめを作る

ウェビナー終盤までに、主催者はチャット機能でウェビナーのまとめを作りましょう。たとえば「今日のウェビナーの3つのポイント」などとタイトルを付け、重要な項目を並べます。ウェビナー終了後に参加者に送信することで、参加者はその日のウェビナーを振り返りやすくなります。

もちろん、より詳しい資料は、後日メールなどで送付しても構いません。チャットを使ったまとめはあくまでも「ウェビナーの要点を印象的に伝えるため」です。

チャット機能を使いこなしより満足度の高いウェビナーを

ウェビナーのチャット機能は、必要な情報を視覚的に伝えたり、ウェビナー中のコミュニケーションを活発化させたりするのに有益です。ウェビナーというとどうしても一方向的になりがちなので、チャット機能で双方向のやりとりを増やしましょう。

チャット機能を使いこなせば、ウェビナーの質は大幅に上がります。チャット機能のパターンはさまざまあるので、自社のスタイルにマッチする方法を選びましょう。